+7 (499) 938 42 63  Москва

+7 (812) 467 32 84  Санкт-Петербург

8 (800) 350 10 92  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Не нашли ответ на свой вопрос?

Проконсультируйтесь с юристом бесплатно!

Это быстрее, чем искать.

Ответ юриста уже в течение 10 минут

Закрыть
Кратко и ясно сформулируйте суть вопроса.
Пример: "Как открыть ООО?",
"Не выплачивает страховая, что делать?"
Запрещено писать ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ
Сформлируйте ваш вопрос как можно точнее и подробнее.
Чем больше информации - тем точнее будет ответ.
  • img

    Конфиденциальность

    Ваши персональные данные нигде не публикуются. Передача информации защищена сертификатом SSL.
  • img

    Быстро и удобно

    С нами вы сэкономите массу времени, ведь мы отобрали лучших юристов в каждом из городов России.

Спасибо, наш юрист свяжется с вами по телефону в ближайщее время. Также ваш вопрос будет опубликован на сайте после модерации.

Приказ на выдачу денег в подотчет образец


Выдача денежных средств под отчет

Похожие публикации

Подавляющее большинство расчетов между организациями происходит через банк, прямым перечислением со счета на счет. Однако это не является единственно возможным способом платежа. Некоторые ситуации предполагают расчет наличными деньгами. Оплата же товаров или услуг в интересах компании живыми деньгами всегда осуществляется через подотчетное лицо. Выдача наличных денежных средств в подотчет в свою очередь требует соблюдения определенных правил.

Порядок выдачи денежных средств в подотчет

Выдача определенной денежной суммы сотруднику для совершения наличных покупок производится, если есть приказ о выдачи денежных средств подотчет либо же нужна составленная самим работником заявка на выдачу денежных средств подотчет. Образец для данных документов законодательно не установлен, можно использовать любую свободную форму.

Интересно, что совсем недавно заявление на выдачу денежных средств подотчет являлось единственно возможным документом для обоснования в учете выданных работникам средств. Но в текущей редакции пункта 6.3 Указания ЦБР от 11 марта 2014 года № 3210-У, действующей с 19 августа 2017 года, предусмотрено, что компания или ИП-работодатель могут самостоятельно выбирать для работы один из двух выше приведенных приказа работодателя или заявления работника. Не возбраняется составлять и оба документа.

Заявление о выдаче денежных средств подотчет, образец

Заявление о выдаче денежных средств подотчет

Приложение: сводный список-заявка на приобретение канцелярских товаров.

17.09.2017 ________________ Л.Е. Иванова

Приказ о выдаче денежных средств подотчет, образец

г. Москва 18.09.2017

О выдаче подотчетных сумм на приобретение канцелярии для нужд офиса

Для осуществления закупки необходимых канцелярский принадлежностей для организации работы офиса компании ООО «Ромашка»

2. В срок не позднее 20 сентября 2017 г. ознакомить Иванову Л.Е. с настоящим Приказом под подпись.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на главного бухгалтера Петрову М.А.

Генеральный директор _________________________ А.П. Сидоров

Выдача денежных средств подотчет непосредственно из кассы оформляется расходно-кассовым ордером. В то же время подотчетную сумму можно перевести и на карту сотрудника с расчетного счета организации или ИП-работодателя. И тут нужно отметить, что выше упомянутое Указание ЦБР от 11 марта 2014 года № 3210-У регулирует порядок ведения кассовых операций, то есть не регламентирует основания выдача денежных средств подотчет безналичным путем. Поэтому для единообразия в ведении учета конкретный вид документа, на основании которого будут выдаваться подотчетные средства, как наличные, так и безналичные, рекомендуется утвердить, например, в специальном положении о выдачи денежных средств подотчет.

Сроки выдачи денежных средств подотчет

Сроки, на которые денежные средства выдаются подотчет, могут быть установлены самим работодателем. По прошествии установленного периода у подотчетного лица остается еще три рабочих дня, чтобы в соответствии с тем же пунктом 6.3 Указания ЦБР № 3210-У представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов о проделанных в интересах фирмы покупках. Для случаев выдачи денег под отчет на командировку авансовый отчет сотрудник должен составить в течение 3 рабочих дней по возвращении.

После получения авансового отчета работодателем стартует следующий отсчет – срока проверки и утверждения данного документа. Этот период законодательством не регламентирован, и должен быть также установлен в конкретной компании внутренним приказом.

Стоит упомянуть об одном важном изменении в порядке выдачи денежных средств подотчет в 2017 году. В настоящее время больше не действует правило о том, что выдача последующей суммы под отчет возможна лишь после полного погашения подотчетником предыдущего долга по ранее выданным суммам либо после составления авансового отчета о произведенных затратах. Особенно актуально это изменение для организаций, в которых ответственным по расходам за наличный расчет является один и тот же работник.

Кому могут быть выданы подотчетные средства

Подотчетным лицом в компании в принципе может быть любой работник. Ограничений в данном вопросе нет. Допустима в том числе и выдача денежных средств подотчет директору. А вот собственник компании, если он не является также и ее сотрудником, совершать наличные покупки от лица организации не может. Следовательно, и выдача денежных средств в подотчет учредителю идет вразрез с нормами законодательства.

С сотрудниками ИП-работодателя ситуация та же: они могут являться подотчетным лицами, получающими от своего нанимателя средства на совершение наличных покупок. Однако сам ИП в статусе подотчетного лица не выступает. В случае необходимости он просто оплачивает наличные расходы непосредственно от своего имени. Составлять по итогам такой покупки авансовый отчет самому себе в последствии не требуется.

Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет

Что такое деньги подотчет ?

Это наличные деньги работнику на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению подотчетного лица.

Деньги в ПОДОТЧЕТ

Два изменения в кассовом Порядке с 19.08.2017

Согласно пункта 6.3. Указания ЦБ РФ № 3210-У для выдачи денежных средств работнику средства в подотчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. На что можно выдать деньги? Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели, прописанные в заявлении или приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги подотчет, частью приказа об учетной политике. Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить же изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Для обеспечения правильности учета, достоверности информации и контроля при расчетах с сотрудниками, получившими деньги под отчёт утвердите » ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицами «

Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели, прописанные в приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

о выдаче подотчетных сумм из кассы

г. Киров . . . . . . . 14.09.2017

В целях приобретения канцелярских принадлежностей ПРИКАЗЫВАЮ:

Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера А.С.Петрову.

Директор __________ А.В. Мюллер

С приказом ознакомлен(а):

________ Е.В. Иванов

________ А.С. Петрова

Какие санкции возможны, если выдать подотчётные деньги на год?

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок. Например, на год, или полгода. Законно ли это? А был ли подотчет ?

2. Размер средств, выдаваемых в подотчет директору, законодательно не регламентирован.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ выдачи ДЕНЕГ в ПОДОТЧЕТ

Как происходит выдача денег? Дана пошаговая инструкция.

1. Получить письменное заявление подотчетного лица или приказ руководителя

Только при наличии таких документов организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Заявление пишется в произвольной форме, но должно обязательно включать: сумму аванса; срок выдачи; на что выдать деньги; визу руководителя; дату составления. Заявление можно составить в печатном виде, а можно написать от руки.

На каждого подотчетника не обязательно оформлять отдельный приказ

В одном документе может быть указано несколько подотчетников.

Распорядительный документ (приказ) должен содержать следующие сведения:

  • фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
  • суммы наличных денег;
  • срока, на который они выдаются;
  • подпись руководителя;
  • дату и регистрационный номер документа.

2. Проверять задолженность ?

Рекомендуется проверит отчитался ли сотрудник по предыдущим авансам. Для проверки можно воспользоваться анализом счета 71. Если на текущую дату по сотруднику есть дебетовое сальдо по подотчету, выдавать деньги снова не рекомендуется, но и не запрещено! Выдавать наличные на хознужды можно, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу. Требование о том, что сотрудник должен сначала отчитаться за предыдущий аванс, из подпункта 6.3 указания Банка России № 3210-У убрали.

3. Оформить выдачу денег, проводки подотчета

На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации должен оформить расходный кассовый ордер согласно правил бухгалтерского учета, указать назначение аванса. Образец заполнения.

Расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления в произвольном виде, которое приложите к кассовому ордеру. Принимайте заявление только если в нем есть:

  • запись о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
  • запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;
  • подпись руководителя;
  • дата.

Дебет 71 Кредит 50 — выданы из кассы деньги под отчет.

Дебет 71 Кредит 51 — с расчетного счета перечислены деньги под отчет на личную карточку сотрудника.

Расчеты по корпоративным картам ведутся с помощью счета 55. Деньги ставятся под отчет лицу только в момент снятия им средств с карты в банкомате.

4. Проконтролировать срок использования подотчетных сумм

Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги (остаток) в течение трех рабочих дней после срока, указанного в заявлении ( п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), или возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Если нарушить сроки представления авансового отчета, ИФНС может начислить работнику НДФЛ, посчитав выданную сумму доходом ( п. 8 письма Минфина РФ, ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Сроки выдачи средств под отчет на различные нужды можно закрепить в приказе по предприятию. На хозяйственные нужды срок отчета по полученным суммам можно установить любой.

5. Утвердить авансовый отчет

Подотчетным лицом отчитаться за израсходованные деньги можно с помощью авансового отчета. К авансовому отчету нужно приложить все подтверждающие затраты документы — товарные чеки, накладные, акты, счета-фактуры и т. д. Остаток денег нужно вернуть в кассу предприятия. Если работник потратил часть личных денег, после проверки отчета ему возместят перерасход.

Соблюдение Учета КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ, кассовой ДИСЦИПЛИНЫ и применение ККТ в подотчете

Период, на который можно выдавать сотрудникам наличные деньги, законодательство никак не ограничивает. Тут самое главное то, чтобы этот срок выдачи денег в подотчет завизирован руководителем организации. Потому что в письменном заявлении сотрудника, составленного в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, ставится подпись руководителя и дата подписания заявления.

Т.е. в целом процедура выдачи наличных средств под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности осталось прежней. Как и раньше, основанием для такой выдачи служит заявление сотрудника с резолюцией руководителя.

Однако раньше сумму наличных и срок, на который они выдаются, должен был собственноручно писать руководитель в своей распорядительной надписи. Теперь же, и сумма и срок указываются в тексте заявления, а руководитель пишет только «выдать». Это ближе к реальности. Форма заявления о выдаче денег под отчет так и осталась свободной.

Поэтому, директор, когда подписывает заявление на выдачу денег в подотчет, на свое усмотрение вправе решить, кому и на какой срок выдавать деньги в каждой конкретной ситуации. Например, на срочную покупку факса конечно же он может выделить один день. А на заявлении в под отчет работника, отправляющегося в длительную командировку, руководитель может сделать запись о годовом сроке.

Законодательством срок, который дается работодателю для возмещения расходов работника , связанных со служебной командировкой последнего, не установлен. Данный срок организация сама устанавливает в локальных актах например в положение о размерах и порядке возмещения командировочных расходов работников.

Нужно ли соблюдать лимит наличных расчетов при расходовании сотрудником подотчетных средств

Да, нужно. Но только если эти средства выданы для расчетов по договорам организации или предпринимателя. Потому, что, когда подотчетными наличными сотрудник оплачивает от своего имени оказанные лично ему услуги, лимит расчетов не применяют. Такой подход применяют, например, к тратам в командировке. Например, на наличные расходы сотрудника по оплате мини-бара в гостинице или химчистки за счет организации лимит не действует.

Во всех остальных случаях, когда сотрудник использует выданные средства для расчетов, лимит соблюдать обязательно. Речь идет о платежах по договорам, которые он заключает от имени организации или предпринимателя по доверенности или по уже заключенным соглашениям.

Нужно ли применять ККТ, если организация покупает товар через подотчетника

Нужно ли пробивать чек, когда организация выдает деньги подотчетнику, а также когда он возвращает остаток денег в кассу

Как Подотчетные суммы перечислять сотруднику с расчетного счета на его личную банковскую карту?

Да, возможно перевести деньги на карту физического лица работника. При соблюдении некоторых условий организация вправе перечислять деньги на личные банковские карточки подотчетных лиц. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288. Денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников в целях:

  • оплаты командировочных расходов;
  • оплаты расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг (например, на покупку горюче-смазочных материалов);
  • компенсации документально подтвержденных расходов.

Деньги под отчет не обязательно выдавать из кассы

Подотчетные суммы, в т.ч. на покупку бензина, можно выдать работнику не только наличкой, но и перевести по безналу на его «зарплатную» карту.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетниками. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, по кассовому ордеру, либо с использованием личных карт сотрудников».

В унифицированном бланке авансового отчета по форме АО-1 предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Поэтому организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными. Потому что с 2013 года для организаций негосударственного сектора бланки, утвержденные ранее Госкомстатом России, не являются обязательными к применению. Однако эти изменения не коснулись кассовых и банковских документов. Принимая решение использовать свои бланки, следует убедиться, что каждая представленная на утверждение руководителю форма — старая или обновленная — в итоге имеет все семь обязательных реквизитов. Их перечень установлен в статье 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Безналичные расчеты с подотчетными лицами: учет и налоговые последствия

Часто материальные ценности приобретают подотчетные лица организации. Выдать деньги в подотчет можно из кассы предприятия. А безопасно ли оплачивать товары и услуги с корпоративной карты или с личной карты сотрудника? Учет таких операций и их налоговые последствия рассмотрим в этой статье.

ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ по подотчету, авансовому отчету

Можно ли физику-подрядчику выдать наличные под отчет?

Теоретически нет никаких ограничений. Об этом же пишет Центробанк в Письме ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Ведь договор подряда, заключенный с физлицом, относится к договорам гражданско-правового характера, а наличие такого договора позволяет выдавать деньги под отчет.

Но если вы не хотите присваивать статус подотчетника физику-подрядчику, то вы вправе выдавать таким людям наличные по РКО с формулировкой «на исполнение такого-то договора». В Указании (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У) не сказано, что наличные расходы, связанные с ведением деятельности юрлица, могут оплачиваться исключительно путем выдачи денег под отчет – в нем просто установлены правила для случая, когда такие расходы оплачиваются через выдачу денег под отчет.

Но все же будет нелишним добавить в договор с подрядчиком пункт, где будет приведен перечень расходов за счет организации, необходимых для исполнения договора, и где будет сказано, что деньги могут выдаваться исполнителю из кассы. И в РКО делайте ссылку именно на этот пункт договора.

Подотчетные лица рассчитываются по безналу с помощью личной карты, несмотря на то что изначально получили на расходы наличные деньги.

О совершении операции путем безналичного расчета свидетельствуют отчетные документы. ФНС считает, что можно принять к учету расходы, оплаченные картой (письмо ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

В графе «Покупатель» товарного чека, БСО написано «Частное лицо»

Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию, продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо». Можно ли учесть такую накладную в расходах?

В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные. Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п. 1 ст. 252 НК РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты). Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом форма такого документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

  • наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Реквизит «Покупатель» не относится к обязательным реквизитам. Поэтому отсутствие этого реквизита или указание в наименовании покупателя «Частное лицо» не препятствует принятию расходов по накладной.

Работник купил ТМЦ за свой счет и принес чеки. Как возместить эти расходы?

Налоговые органы по-разному оценивают подобные ситуации. В одних случаях считают работника подотчетным лицом, в других — расценивают операцию как приобретение у сотрудника имущества.

Одним из возможных вариантов может быть заключение с сотрудником договора поручения (ст. 971 ГК РФ). В этом случае организация поручает сотруднику найти и приобрести определенные ТМЦ с заданными характеристиками и обязуется компенсировать сотруднику понесенные расходы по приобретению этого имущества.

Существует ли максимальная сумма, которую можно выдать подотчетному лицу? На какой срок допустимо выдавать подотчетные средства?

Законодательно не установлено лимита денежных средств, которые могут быть выданы в подотчет сотруднику. Также не установлен и единый максимальный срок использования подотчетных сумм.

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регламентирует только порядок оформления выдачи подотчетных средств (наличие заявления с указанием суммы и сроков), а также содержит требование о том, что подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Предприятие вправе самостоятельно установить лимиты выдаваемых сумм и максимально возможные сроки. При этом возможно установление разного размера сумм и разного срока для разных категорий сотрудников (в зависимости от занимаемой должности и назначения выдаваемых подотчетных средств). Для этого предприятие разрабатывает и утверждает внутренние локальные акты.

Ошибки в отчете и как их исправить

Авансовый отчет должен утвердить руководитель. Только по документу с его визой можно учитывать расходы. Но если директор утвердит отчет с ошибками, сумму подотчета инспекторы признают доходом работника, доначислят НДФЛ и взносы. Судьи могут поддержать налоговиков (определение ВС РФ от 09.03.16 № 302-КГ16-450).

Опасные ошибки показаны на образце . Суммы в отчете должны совпадать с данными в учете. К первичке нужно приложить документы, которые подтверждают расходы. В отчете компания также отражает долг по предыдущим подотчетным. Теперь выдать под отчет можно, даже если работник не отчитался за предыдущий аванс. Поэтому, если данные в строке «остаток» заполнены, это не ошибка.

Бывший работник не вернул подотчетные средства: начислять ли НДФЛ и взносы?

А налогооблагаемым доходом невозвращенные подотчетные средства признаются в следующих случаях:

  • если долг взыскать невозможно из-за истечения срока исковой давности. Датой получения дохода будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно;
  • если работодатель принял решение простить задолженность по подотчетным суммам. Датой получения дохода будет являться дата принятия решения о прощении долга.

Таким образом, если работодатель решил не взыскивать с бывшего работника упомянутые суммы (простить долг), они рассматриваются как выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений. Соответственно, такие выплаты должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Другие вопросы

Универсальный бланк Авансового отчета

С 2013 года было разрешено использовать свои бланки, а не унифинированные. Поэтому можно отказаться от унифицированного бланка авансового отчета — формы № АО-1. А разработать свою форму об авансовом отчете. Главное условие: авансовый отчет должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч.2 статьи 9 закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Остальные поля из формы отчета по авансовым суммам можно убрать.

Новый бланк авансового отчета

Унифицированный бланк форма АО-1 очень громоздкий, там много ненужных полей. Таблица, где отражаются бухгалтерские записи — не нужна. Поскольку проводки можно увидеть в регистрах бухучета.

Таблица на оборотной стороне отчета тоже не нужная.

Расписка, которая под линией отреза — это анахронизм, тоже выкидывается, уже давно не несет никакой пользы, и потому его можно спокойно выкинуть.

Что нужно оставить в форме авансового отчета ?

Данные о предыдущем авансе — остаток или перерасход. Они позволяют сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником.

Информацию о приложениях, то есть о подтверждающих документах, товарных чеках, также лучше оставить. Ведь такие бумаги — важная и неотъемлемая часть отчета. Без них вы попросту не подтвердите расходы. Смотрите, например письмо УФНС России по г. Москве от 19 июля 2012 г. № 17-15/64647.

Как отразить в учете организации удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной на командировочные расходы?

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде

Заполнить, распечатать авансовый отчет онлайн

Заполнить и распечать форму АО

Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

Расчеты с подотчетниками

К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.

Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2019 года.

В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

Можно ли обойтись без распоряжения руководителя

Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа. Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы. Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

Правила составления документа

Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

  1. Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
  2. Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
  3. Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
  4. Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
  5. В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
    1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
    2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
    3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
    4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.

Выдача денежных средств в подотчет

Приказ о выдаче денежных средств в подотчет (образец)

О том, кто такие подотчетные лица, а также об особенностях синтетического и аналитического учета расчетов с ними мы рассказывали в нашей консультации. В этом материале напомним о порядке документального оформления выдачи денежных средств под отчет и изменениях, произошедших в этом порядке в 2017 году.

Основание выдачи денег под отчет

Для того, чтобы выдать денежные средства под отчет, у организации должен быть один из следующих документов (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У в ред., действ. с 19.08.2017):

  • распорядительный документ юрлица;
  • письменное заявление подотчетника.

Напомним, что до 19.08.2017 письменное заявление подотчетного лица было обязательным (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У в ред., действ. до 19.08.2017). Теперь же организация сама решает, как обосновать выдачу наличных. Составить распорядительный документ (например, приказ) или получить от лица заявление о выдаче денежных средств в подотчет (об образце его расскажем ниже).

Если организация решит использовать заявку на выдачу денежных средств под отчет, образец ее можно посмотреть здесь.

В том случае, если организация для выдачи денег под отчет будет составлять приказ, оформить его можно так:

Приказ о выдаче денежных средств в подотчет: образец


ПРИКАЗ № 37к
О выдаче денежных средств под отчет


г. Москва 13.09.2017


В целях осуществления расходов работниками ООО «Светотехника»


Генеральный директор Логинов В.И.


С приказом ознакомлен: __________ /Гавриков С.П./

Обращаем внимание, что если денежные средства под отчет выдаются в безналичной форме (к примеру, путем зачисления на зарплатную карту работника), обязательное оформление именно заявления или приказа на выдачу не требуется. Обосновать выдачу денежных средств в этом случае организация может любым иным предусмотренным ею способом (к примеру, служебной запиской).

Оформление факта выдачи наличных

Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру (п. 6 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У ). При этом организация в обязательном порядке должна применять унифицированную форму № КО-2, которая утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ).

Получение авансового отчета

Подотчетник, который получил наличные, обязан предоставить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с подтверждающими документами в течение 3-х рабочих дней (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У ):

  • или со дня истечения срока, на который были выданы наличные деньги;
  • или со дня выхода на работу.

Работник, получивший деньги на командировочные расходы, представляет авансовый отчет в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Выдача денег подотчетникам-должникам

В Порядок выдачи денежных средств в подотчет в 2017 году внесены изменения, касающиеся выдачи наличных денег лицам, которые полностью не отчитались за полученные ранее средства. Раньше выдавать деньги должникам по подотчетным суммам было запрещено. Теперь же такое требование исключено (п. 1.3 Указания ЦБР от 19.06.2017 № 4416-У ). Это значит, что даже если у подотчетного лица есть средства, за которые он еще не отчитался, ему могут быть выданы новые подотчетные суммы.

Статья написана по материалам сайтов: www.assessor.ru, gosuchetnik.ru, glavkniga.ru.

«