+7 (499) 288 16 73  Москва

+7 (812) 385 57 31  Санкт-Петербург

8 (800) 550 47 39  Остальные регионы

Бесплатная юридическая консультация!

Не нашли ответ на свой вопрос?

Проконсультируйтесь с юристом бесплатно!

Это быстрее, чем искать.

Ответ юриста уже в течение 10 минут

Закрыть
Кратко и ясно сформулируйте суть вопроса.
Пример: "Как открыть ООО?",
"Не выплачивает страховая, что делать?"
Запрещено писать ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ
Сформлируйте ваш вопрос как можно точнее и подробнее.
Чем больше информации - тем точнее будет ответ.
  • img

    Конфиденциальность

    Ваши персональные данные нигде не публикуются. Передача информации защищена сертификатом SSL.
  • img

    Быстро и удобно

    С нами вы сэкономите массу времени, ведь мы отобрали лучших юристов в каждом из городов России.

Спасибо, наш юрист свяжется с вами по телефону в ближайщее время. Также ваш вопрос будет опубликован на сайте после модерации.

Опись 1 дел постоянного хранения образец


Суть и назначения документа

В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.

Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.

Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.

Применяемые формы

В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Их предусмотрено несколько. Так, Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены следующие формы перечней дел (ОД):

  • постоянного хранения (Приложение 14);
  • по личному составу (Приложение 15);
  • временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
  • электронных документов постоянного хранения (Приложение 17);
  • электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
  • структурного подразделения (Приложение 23);
  • электронных документов структурного подразделения (Приложение 24).

Ключевые требования к заполнению данных видов закреплены в разделе 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру:

  1. Титульный лист.
  2. Содержание.
  3. Предисловие.
  4. Список сокращений.
  5. Указатели.

Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга. Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации.

Опись дел постоянного хранения

Такой перечень может быть составлен в отношении бумаг, которые имеют статус хранения «Постоянно». Опись дел постоянного хранения, образец заполнения отличается от остальных форм своей структурой. В табличной части формы отсутствует графа «Срок хранения», так как этот срок указывать не имеет смысла.

Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка. Дополнительно в предусловии дается краткая характеристика документации фонда, включенного в данный раздел. При наличии дел, выходящих за границы периода, их также следует расписать в отдельном порядке. Также в предисловии можно указать, имеет ли данная архивная опись дополнительные сведения.

Предисловие должно быть подписано ответственным составителем. Причем следует поставить не только подпись, но и указать должность составителя, Ф.И.О., дату оформления. Помимо составителя, предисловие к описи дел постоянного хранения (пример ниже) подписывает заведующий архивным отделом или иное ответственное лицо (например, начальник архива).

Описи по личным делам

Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении. Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:

  • название учреждения либо его структурных подразделений;
  • номера фондов и индексов дела;
  • заголовки документации;
  • даты их составления;
  • число страниц в деле;
  • дополнительные примечания.

Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке. Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа.

В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел. Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, Ф.И.О. и дата.

Опись дел постоянного хранения – образец составления

В архиве организации должна иметься опись дел постоянного хранения, которую составляют на основе сдаточных описей структурных подразделений, в соответствии с которыми дела сдавались в архив. На самом деле при составлении описей их принято сразу же подразделять по срокам хранения: временного (более 10 лет) и постоянного. Это касается как дел по личному составу, так и специфических видов дел, которые характерны лишь для конкретных типов предприятий (например, налоговые отчеты индивидуальных предпринимателей или научные отчеты и другие подобные документы). В данной статье мы подробно рассмотрим порядок создания описи дел постоянного хранения. В конце этой публикации вы также найдете образец оформления такого документа.

Описи предназначены для ведения учета и оперативного поиска архивных дел. Таким образом, архивная опись, по сути, представляет собой справочник, в котором систематизированы включенные в нее единицы хранения, то есть дела. После того как заканчивается научно-техническая обработка дел (то есть их систематизация и подшивка в твердую обложку) составляют опись постоянно хранения. Для составления описи используется установленная форма, образец которой вы сможете найти в нашей статье, он полностью соответствует форме, регламентируемой нормативными актами.

Правила составления описи дел постоянного хранения

В порядке валовой нумерации в опись включаются заголовки документов, имеющих постоянные сроки хранения. Кроме того, сюда могут частично войти дела с отметкой «ЭПК». Чтобы осуществить эту работу, вам понадобится взять номенклатуру дел предприятия, а также перечни с указанием сроков хранения. Это поможет вам в оценке полноты отбора дел, а также послужит для уточнения сроков хранения документов.

Нумерация дел в описи ведется на протяжении нескольких лет. По прошествии времени допускается включать дополнительные дела (обнаруженные впоследствии) в годовой раздел описи, который уже был полностью оформлен. Это делается при помощи литерных номеров (например, 27а).

Каждая графа описи заполняется на основании информации, содержащейся на обложке дел. У каждого дела должен быть свой собственный номер. Если по факту вы получили сразу несколько томов, то каждый том должен быть внесен под своим новым номером.

Как правило, опись дел не допускает повторения одинаковых заголовков. Сначала воспроизводят полный вариант заголовка (вверху каждого листа). Если же заголовок содержит повторение, то часть заголовка должна быть заменена на фразу «То же».

Как правило, в состав описи включается несколько годовых разделов. В конце должна быть сделана итоговая запись (пример смотрите в образце).

На практике к описи постоянного хранения обычно составляют предисловие, которое содержит информацию об основных функциях и структуре компании, все они относятся ко времени упорядоченных документов. Сюда также входят основные категории дел, попавшие в опись, особенности формирования описи и другая информация. Предисловие должно быть подписано его составителем, а также сотрудником, несущим ответственность за архив.

Если имеется необходимость, то можно составить оглавление (обычно это делают при наличии большого числа подразделений) или же список сокращений (применяется в том случае, если в описи использовались термины, выходящие за пределы общеупотребительных слов).

Предприятиям, которые осуществляют передачу своей документации на муниципальное или государственное хранение, необходимо подготовить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Остальным же организациям на практике бывает достаточно одного-двух экземпляров.

Незаконченная опись, которую предполагают вести и дальше, не подшивается. Такой документ хранится в папке на завязках. Такой вариант хранения особенно актуален для организаций, которые выступают в качестве источников комплектования государственного архива.

Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения производится следующим образом:

  • опись подписывается ее составителем и ответственным за архив сотрудником;
  • экспертная комиссия предприятия рассматривает опись (по ссылке вы сможете найти образец протокола заседания экспертной комиссии);
  • организациям, являющимся источниками формирования государственных или муниципальных архивов, необходимо предоставить опись на рассмотрение в соответствующий архив;
  • происходит утверждение руководителем предприятия.

После того как годовой раздел описи будет утвержден, вносить те или иные изменения можно только после того, как будет принято ЭПК касательно этого решения. В данном случае речь идет об организациях, которые впоследствии отправляют свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив.

Опись дел постоянного хранения

Тип документа: Опись

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 24,5 кб

Документы постоянного хранения должны сохраняться в архиве предприятия в течение всего периода его деятельности до момента полной ликвидации, после чего подлежат уничтожению. К такой документации относятся: приказы по основной деятельности, штатные расписания, номенклатуры и описи дел, бухгалтерские балансы, уставная документация, реестры держателей акций, годовые сметы, а также целый ряд других документов.

За годы деятельности компании накапливается огромное количество такой документации. Для ее упорядочивания, оптимизации и оперативного поиска нужного документа создается опись дел постоянного хранения. В нее входит вся документация, которая должна храниться на предприятии бессрочно. Этот документ формируется на основании данных описей, поступающих в архив от всех структурных подразделений компании.

Требования к оформлению описей дел постоянного хранения

Данная опись составляется работниками архива. Номера дел, которые включены в опись, должны продолжаться в течение нескольких лет. Правила допускают внесение в уже сформированный за год архив документов, обнаруженных позднее. Такие дела фиксируются в архиве под литерными номерами. Заполнение всех граф описи осуществляется на основании информации, которая отображена на обложке документов. Заголовки дел не должны повторяться. К данному документу необходимо составить предисловие, которое фиксирует общую структуру предприятия, категории дел, особенности построения списка и так далее. Опись представляет собой таблицу, в которую вносятся следующие данные:

  • год, за который сформирована опись;
  • номера документации по порядку;
  • индекс определенного дела;
  • название заголовка дела;
  • его крайние даты;
  • число страниц;
  • примечания.

Ниже фиксируется общее количество единиц хранения, а также литерные и пропущенные номера. Документ с обязательной расшифровкой подписи подписывает начальник архива и сотрудник, который составил опись.

Фонд № 1260 — Опись дел постоянного хранения

Крайние даты документов: 1564 — 1738 гг.

Тип документов: Управленческая документация

Дела описи
НомерЗаголовокКрайние датыКол-во листов
1Судное дело по иску игумена Рабанского монастыря Иоакима к крестьянам Боровской вол. Вологодского у. Дементию Федорову и Проклу Семенову, завладевшим монастырской деревней Федякино. Список 16 в.156413
2Ставленая грамота архиепископа вологодского и великопермского Ионы дьячку Петру Федосьеву на священство в церковь Ильи пророка на р. Ижме Вымского у.06.01.15901
3Память о займе дьяконом Софийского собора Федором Михайловым сыном денег у спасского казначея Сергея Максимова. На обороте: записи об уплате долга. Очень ветхий, порван на сгибе.17.10.15901
4Купчая запись на двор, пашню, угодья, проданные священником Семеном строителю Арсению Баскакову. Список. Начала и конца нет.15.12.15971
5Заемная кабала Семена Савельева сына с женой Марьей Ефимьевой дочерью в займe 10 алтын денег у Василия Игнатьева сына Кирпичева до Филиппова заговенья. Документ ветхий.00.01. 16001
6Поминальный список усопших рода Ермолая Дедова [Федорова?] сына Вешнякова. Пергамен. Текст частично утрачен.[конец 16 века]1
7Заемная память Ермолая и Григория Ватловских в займе денег у Богдана Оникиева сына Протова. Документ ветхий и мятый.00.03. 16021
8Порядная запись Фомы Захарова сына Некрасова, данная им прихожанам церкви Дмитрия Селунского Ивойлу Сидорову сыну Драчу, Девятому Анцыфорову сыну, Федору Григорьеву сыну и др. на строительство трапезной. На обороте: запись «см. И. Суворов». Документ ветхий.13.07.16031
9Челобитная царю Борису Федоровичу игумена Новой пустыни из Заоникеева леса Силуяна на Варлаама Титова сына из д. Краскова Кубенской вол. Вологодского у., не отдавшего в пустынь вклад, завещанный его дядей Козьмой Ивановым. Черновик. Документ ветхий.1604 (1605)1
10Отпись Ивана Яковлева Езовского Каптелине Елизаровой о возврате ей приданого после смерти ее мужа, а его отца.01.10.16101
11Отписи об уплате кормового сбора казакам атамана Андрея Шилова по наказу бояр и воевод Московского государства с вотчин архиепископа, Прилуцкого и Павлова монастырей. Фрагменты.23.12.16122
12Записка в Софийский дом о посылке по приказу воеводы Григория Григорьевича Пушкина архиепископских детей боярских Бориса Патракеева, Посника Блинова и слуг Прилуцкого монастыря Степана Тимофеева, Никона Анисимова и Андрея Семенова на Водожскую засеку, не мешкая ни часа.[1612-1613]2
13Челобитная архиепископу Сильвестру крестьян вологодской Никольской слободки Тренки Сидорова и остальных о разорении их литовскими людьми в сентябре 1612 г. и непосильном в связи с этим обложении их государевыми повинностями. Опубликована — Вологодские губ. ведомости, 1873, N 7. Правая сторона порвана.16121
14Грамота из царского приказа архиепископу вологодскому и великопермскому Сильвестру о посылке в Сибирь в Томский город достойного священника в сопровождении казака Василия Анисимова. Память архиепископа приказному Федору Андреевичу Дябринскому и поповским старостам о выборе священника и отправке его в Томск. На об. л.2-роспись людей, которые должны сопровождать архиепископа в Москву. Столбец ветхий.06.05.16132
15Челобитная царю Михаилу Федоровичу сына боярского (имя не указано) от имени архиепископа и монастырских (Спасо-Прилуцкого, Павлова, Корнильева, Спасо-Каменного монастырей) старост и крестьян об освобождении от выплаты «корма» казацкому атаману Ивану Звереву и есаулу Василию Злобину с товарищами, т.к. с них уже взяли корм и деньги Борис Во-лошанинов, сытник Федор Матусов, Тимофей Змиев, Мурза Алеевич с татарами и казаками, на устройство ямов, на городовую поделку, на сибирскую церковь, крестьяне еще не оправились от литовского разоренья, многие забиты насмерть на правежах, а иные разбрелись безвестно, вотчины запустели. (л.л.1-3). Черновик. Память архиепископа Сильвестра протопопу Софийского собора Василию o разрешении овдовевшему священнику Фоме надевать ризы, служить заутрени и вечерни и отправлять все требы, кроме служения обедни, до aрхиепископcкого указа. (л.4). Память архиепископа Сильвестра келарю Спасо-Прилуцкого монастыря Варфоломею, казначею Трифону и братии о том, что в монастырь назначен новый игумен Кирилл из Бежецкого верха от Николы Чудотворца, а прежний игумен Тихон уволен «за бесчинство». (л.5). Черновик. Документы ветхие, правая часть столбца обгорела.00.04.1613-00.05.16135
16Грамота архиепископа Сильвестра о назначении игуменом Спасо-Прилуцкого монастыря Кирилла, бывшего игумена Никольского Антонова монастыря, и об отстранении от игуменства Тихона за «бесчинство». ( л.1). Челобитная царю Михаилу Федоровичу чернецов Троицкого Павлова монастыря о назначении игуменом черного священника Памву на место игумена Филарета, отошедшего от игуменства по старости. (л.2). Грамота архиепископа Сильвестра о назначении игуменом Троицкого Павлова монастыря черного священника Памвы. (л.3). Черновик. Память по указу архиепископа сыну боярскому Ивану Аулову о сборе и доставке в Вологду архиепископских лошадей, оставленных у крестьян по дороге из Москвы в Вологду детьми боярскими Иваном Бебеховым и Первым Якушевым, и об оплате крестьянам за откорм лошадей. (л.4). Черновик, лист ветхий. На обороте: л.3 об.- отписка [архиепископа Сильвестра] (адресат не известен) о полученном из Сибири письме князя Ивана Михайловича Катырева-Ростовского с просьбой прислать в город Сургуцкий свя-щенника и дьякона с антиминсами для освящения церквей, тогда как в Вологде и на посаде посечено литовцами священников и дьяконов сорок девять человек, кроме уезда, а антиминсы, мирро и масло сгорели в соборной церкви во время литовского погрома. л.4 об.- письмо в Вологду Исааку Парфеньевичу Минея Дмитриева из Москвы о том, что послана архиепископская грамота о поверстании Исаака Парфеньева денежным жалованьем и поместным окладом. Края столбца обгорели.04.05.1613-10.05.16134
17Грамота архиепископа Сильвестра из Москвы в Вологду приказному князю Федору Андреевичу Дябринcкому о составлении подлинных книг на окологородные деревни Софийской вотчины, которые были в сошном письме старых лет с подробным указанием, когда и какому архиепископу была дана вотчина, и о присылке книг в Москву. Черновик. На обороте: память архиепископа Сильвестра сыну боярскому (имя не указано) о поездке в Заозерье в монастыри Спасо-Каменный, Глушицкий, Подольный, Александрову пустынь на Кушту и сборе лошадей с экипажами и упряжью для перевозки архиепископского запаса к Москве.16132
18Памяти архиепископа Сильвестра из Москвы в Вологду князю Федору Андреевичу Дябринскому, казначею Никону, приказному старцу Герману о присылке денег на подарки царю, на жалованье служилым людям, присылке столового запаса и детей боярских «для домового дела». Отписки и челобитные архиепископу Сильвестру князя Федора Дябринского из Вологды приказного чернеца Германа из сел Богородского и Павловского о состоянии хозяйства в архиепископских вотчинах, посевах, сборе и отправке в Москву столового запаса. Челобитная архиепископа Сильвестра «боярам государства Москов-ского » о возвращении колоколов, икон и др. имущества церквей с. Никольского (Неверково тож) архиепископской вотчины в Московском у., находившегося на подворье Соловецкого монастыря. Черновик. Отпись о получении приказчиком с. Никольского Никифором Александровым и священником Ильей церковного имущества. Челобитная царю Михаилу Федоровичу архиепископского сына боярского (имя не указано) на земского целовальника Нечая Щелкунова, «правившего» с ближних слободских крестьян деньги на жалованье ратным людям за крестьян дальних волостей, тогда как на Вологде и Тотьме и в ближних к ним волостях посадские люди и крестьяне до конца разорены, а многие посечены. Черновик. Челобитная архиепископу Сильвестру священника Архангельской церкви Тошенской вол. Варфоломея о благословении крестить беспенно поляков, «литвян» и немцев, бывших в слугах у дворян и боярских детей. Память архиепископа священнику Варфоломею с разрешением крещения. Отписи об уплате в приказ Большого дворца денег на жалованье служилым людям. Списки. На обороте: л.л. 1,3 -части вышеописанных документов. На об. л.л. 7-10, 13-14- роспись ключников, стряпчих и др. домовых людей. На об. 21 л.- письмо Любиму Ивановичу Ждана Малафеева.22.05.1613-16.06.161321
19Наказная память архиепископа Cильвестра приказному Федору Андреевичу Дябринскому и казначею Никону о назначении вновь игуменьей Горнего девичьего монастыря старицы Домникеи, которая ранее была освобождена от игуменства по болезни. На обороте — память о проверке и приеме икон, церковной утвари, колоколов, строений Горнего монастыря. Часть текста утрачена.04.05.16132
20Память архиепископа Сильвестра на Усть-Вымь наместнику Петру Озерову о взыскании денежного кабального долга с введенского священника Семена и его сына Павла по челобитной приказного Никифора Александрова. На обороте: письмо архиепископа Сильвестра стольнику и воеводам о содействии в делах приезжим людям. Черновик. Лист ветхий, один край обгорел.00.04.16131
  • 1
  • «
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7
  • 8
  • 9
  • 10
  • »
  • 667

Департамент культуры и туризма Вологодской области

http://depcult.gov35.ru/
E-mail: depcult@gov35.ru/

160000, Россия, г. Вологда
ул. Советский проспект, 6

Использование материалов сайта без согласования с Департаментом культуры и туризма Вологодской области запрещено. © 2020

Внимание! Сайт работает в тестовом режиме: заказы и обращения в архивы не исполняются.

Статья написана по материалам сайтов: delo-pro.ru, dogovor-obrazets.ru, gosarchive.gov35.ru.

«