Порядок заполнения прописан в Приказе ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. Отчет не отменяет привычную всем годовую форму справки 2-НДФЛ. Главное отличие двух форм в порядке отражения данных: справка 2-НДФЛ представляется отдельно на каждое физическое лицо, которому был выплачен доход, а 6-НДФЛ подается в целом по организации.
В квартальной отчетности отражается совокупный доход, выплаченный всем физическим лицам. Данные в форме 6-НДФЛ показываются нарастающим итогом с начала года.
Небольшим фирмам с численностью работников до 25 человек разрешается сдавать отчетность 6-НДФЛ на бумажном бланке.
Если численность превышает 25 человек, отчитаться придется в электронной форме. Легко и быстро отправить отчетность по телекоммуникационным каналам связи поможет система Контур.Экстерн.
Заполните и отправьте отчетность 6-НДФЛ онлайн без ошибок. Для вас 3 месяца Контур.Экстерна бесплатно!
Попробовать
Сроки сдачи 6-НДФЛ
Форму 6-НДФЛ необходимо сдавать не позднее последнего числа месяца, который следует за отчетным кварталом. С учетом выходных и праздничных дней в 2021 году предусмотрены следующие сроки отчетности:
- За 2018 год — до 01.04.2019;
- за I квартал — до 30.04.2019;
- за полугодие — до 31.07.2019;
- за девять месяцев — до 31.10.2019.
Порядок заполнения 6-НДФЛ
Ниже вы найдете краткую инструкцию по заполнению 6-НДФЛ.
Форма 6-НДФЛ содержит титульный лист и два раздела.
Если у организации есть обособленные подразделения, на титульном листе нужно указывать КПП и ОКТМО таких подразделений. ИНН в любом случае ставится по головной организации.
Как заполнить Раздел 1 «Обобщенные показатели»
В этом разделе следует показать сумму начисленных доходов в разбивке по ставкам налога. Отдельной строкой записывается сумма начисленных дивидендов. Информация о дивидендах необходима ИФНС для сопоставления ее с цифрами, отраженными в декларации по налогу на прибыль.
Раздел №1 расчета 6-НДФЛ может размещаться на нескольких страницах, если в организации применяют разные ставки НДФЛ.
Как заполнить строку 070 формы 6-НДФЛ
Как заполнить Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц»
Во втором разделе нужно сгруппировать доходы по датам получения. По каждой группе нужно отметить даты удержания налога и перечисления его в бюджет.
С 2016 года по некоторым видам доходов действует новый порядок определения даты их получения физическим лицом ( ст. 223 НК РФ). Так, доход в виде материальной выгоды за пользование займом необходимо определять на последнюю дату каждого месяца. Если работник пользовался займом в течение первого квартала, по строкам 100 и 130 нужно отразить материальную выгоду по состоянию на 31.01.2019, 28.02.2019 и 31.03.2019. НДФЛ с дохода отражается в строке 140.
Переходящий НДФЛ в 6-НДФЛ
Встречаются ситуации, когда доход начисляется в одном квартале, а выплачивается уже в следующем. Исчисление и удержание НДФЛ приходятся на разные кварталы. Такая ситуация характерна для мартовской, июньской, сентябрьской и декабрьской зарплаты.
Если в компании есть переходящий налог, его нужно отражать в квартале удержания. Для отпускных, премий и больничных предусмотрена иная схема — налог отражается в том периоде, когда выплачен доход.
Уточненный расчет
Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ организации и ИП должны представить, если в первичном отчете обнаружены ошибки или указана недостоверная информация.
Признак уточненного расчета пишется на титульном листе в поле «номер корректировки» (001, 002, 003 и т п.).
Ответственность
Для налоговых агентов предусмотрены следующие типы наказаний:
- несвоевременная сдача отчетности по НДФЛ грозит налогоплательщику штрафом в 1000 рублей. Штраф начисляется за каждый полный или неполный месяц задержки отчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ);
- при представлении отчета по НДФЛ через 10 дней после установленного срока ИФНС может заблокировать в банке счет организации или ИП (п. 3 ст. 76 НК РФ);
- за недостоверные сведения в форме 6-НДФЛ фирма заплатит 500 рублей (ст. 126.1 НК РФ);
- нарушив порядок представления отчета в электронной форме, компания будет оштрафована. Штраф составит 200 рублей.
Порядок заполнения отчета по форме 6НДФЛ
Работодатели, имеющие в штате хотя бы одного работника, сдают ежеквартально в контролирующие органы дополнительный документ, новую форму учета доходов сотрудников и расчета с этих сумм налога. Порядок заполнения формы 6-НДФЛ вызывают определенные затруднения и вопросы. Но в этом не так сложно разобраться.
Сроки сдачи отчетности
Все показатели начиная с января суммируются. В документе содержатся данные о количестве сотрудников, выплатах заработной платы, отпускных и других сумм. Как и когда были произведены начисления по налогу и его уплата – все это также отражается в отчете. На подготовку годового отчета по форме 6-НДФЛ дается три месяца. То есть документ должен быть подготовлен и сдан в инспекцию до 1 апреля следующего года.
Форма сдачи – электронная версия документа, но при небольшом штате сотрудников (до 25 человек) допускается и бумажный вариант декларации.
Ответственность за непредставление отчета
За непредставление или нарушение сроков подачи нарушитель подвергается штрафу, который увеличивается в зависимости от количества месяцев просрочки.
Лист с данными об организации
Первая страница отчета – титульный лист. Затем идут два раздела, содержащие расчетные и временные данные. Порядок заполнения формы 6-НДФЛ за 2018 год включает в себя – заполнение титульного листа:
- вносятся данные «ИНН предприятия» и «КПП» (для индивидуальных предпринимателей в графе «КПП» ставится прочерк);
- «номер корректировки» означает редакцию формы 6-НДФЛ. Первый вариант отчета нумеруется как 000, если в тексте найдены неточности, то в дальнейшем при подаче второй (третьей и т.д.) редакции в графе проставляется 001;
- «период представления» – новый показатель отчетности по подоходному налогу. Он характеризуется определенным кодом. Так, годовой отчет имеет кодировку – 34 (1 квартал – 21, полгода – 31, 9 месяцев –33).
- проставляется код налоговой инспекции (первые две цифры – регион, последние – кодовый номер подразделения инспекции) и цифровой шифр юридического лица или предпринимателя. 120 – код ИП, применяющего УСН, ЕНВД или патент – 320. Отечественные юридические лица – 212;
и последнее – указывается наименование предприятия или предпринимателя, код муниципального образования и номер телефона.
Раздел 1 формы 6-НДФЛ
Порядок заполнения формы 6-НДФЛ включает также внесение данных непосредственно в расчетный блок по налогу – в раздел «Обобщенные показатели».
Особенности заполнения раздела:
- основная ставка налога составляет 13%. Могут применяться и другие процентные соотношения к доходу к некоторым категориям налогоплательщиков. По каждому виду ставки заполняется свой лист расчета;
- в поле 020 отражены все выплаты (зарплата, оплата отпускных). Особенностью их отражения является нарастание суммы с начала года. За 9 месяцев строка 020 будет заполнена по итогам выдачи заработной платы, начиная с января по сентябрь. По выплатам в форме дивидендам предусмотрена другая графа;
- сумма вычетов также учитывается с января отчетного периода. Такое уменьшение дохода может применяться при наличии несовершеннолетних детей, или, например, при приобретении дома или расходах на обучение;
- 040 – строка по подсчету суммы НДФЛ, начисленной, начиная с января отчетного года. Она определяется как вычитание из суммы по строке 020 строчки 030 и умножение полученного результата на 13% либо иную ставку. По дивидендам расчет осуществляется по отдельной строке с номером 045.
- 050 строка заполняется, если имели место выплаты и работа с иностранными лицами.
Завершающий этап – раздел с итоговыми данными, в котором отражены:
- количество работников;
- строка 070 – НДФЛ, удержанный с первого месяца года.
Порядок заполнения строки 070 формы 6 НДФЛ такой, что цифры со строкой 040 (начисленные суммы) могут оказаться разными. Это объясняется возможностью и практикой начисления налога в одном периоде, а удержание – в следующем. Строка 080 и 090 – преимущественно с нулевым значением.
Раздел 2 формы 6-НДФЛ
Порядок заполнения раздела 2 формы 6-НДФЛ состоит в учете хронологии по календарным числам. Этот блок заполняется по результатам работы только за отчетные три месяца (за 1 квартал, за 2 квартал). Особенности учета дня по факту выплаты денег сотрудникам:
- Получение работником дохода заносится в графу 100 (это чаще всего 30 или 31 число месяца).
- Порядок заполнения строки 110 в разделе 2 формы 6 НДФЛ: проставляется одинаковая с графой 100 дата. Это относится к любым денежным выплатам.
- Порядок заполнения строки 120 формы 6 НДФЛ: сумма налога должна быть перечислена на следующий день после выплаты зарплаты и удержания НДФЛ. Исключения допускаются только по суммам оплаты отпусков и больничного листа. Налог с этих сумм уплачивается до конца текущего месяца.
- Расчет дохода за минусом НДФЛ отражает строка 130 формы 6-НДФЛ. Порядок заполнения – вносятся данные на конкретную дату (слева по строке 100).
- Последний показатель – это сумма налога, которая была удержана с фактических доходов. При расчете принимают все полагающиеся вычеты по налогу. Сумма налога отражается на дату строки 110.
Порядок заполнения формы 6-НДФЛ
Введенная с 2017 года форма отчета не учитывает множество нюансов в ежедневной работе бухгалтера предприятия. Особенности формы, содержания и порядок заполнения формы 6-НДФЛ в бумажном варианте (который как раз и использует большинство ИП) затруднен обобщением данных по таким показателям, как дата и ставки. Гораздо проще вести компьютерный вид бухгалтерии и пользоваться сервисом подготовки отчетов, куда будут внесены все необходимые сведения. Рекомендованный порядок заполнения расчета по форме 6-НДФЛ дополнен показателями, с помощью которых можно частично проверить правильность составления:
- Сумма вычетов по налогу не может превышать сумму налогооблагаемой базы. Поэтому строка 020 всегда будет иметь большее значение, чем 030.
- Строка 040 (сумма НДФЛ) всегда больше или равна строке 050 (выплаты иностранцам).
- Строки 070 и 140 могут иметь разное значение суммы. Во-первых, потому что разделы заполняются по разным налоговым периодам. Во-вторых, потому что, к примеру, выплата за декабрь учитывается в первом разделе, а удержание с нее налога (указанное во втором разделе) осуществляется уже в следующем отчетном периоде.
Форма 6-НДФЛ – это расчет подоходного налога во временных промежутках. Разграничение ведется и по ставкам налога. Отчет предоставляется за каждый квартал и по истечении года.
Форма 6-НДФЛ
Бланк новая форма отчётности 6-НДФЛ для работодателей
6-НДФЛ – новая форма отчётности для работодателей, включающая в себя обобщённые сведения: по всем физическим лицам, получившим доходы от налогового агента; о всех начисленных и выплаченных суммах доходов; о предоставленных налоговых вычетах; об исчисленном и удержанном НДФЛ.
Кто должен сдавать
ИП и организации, являющиеся налоговыми агентами, то есть те, кто выплачивает доходы работникам и иным физическим лицам. Если говорить проще, то форму 6-НДФЛ сдают те, кто также заполняет и сдаёт 2-НДФЛ.
Разница между этими двумя бланками в том, что 2-НДФЛ оформляется по каждому сотруднику, а 6-НДФЛ составляется сразу по всем работникам раз в квартал.
Как отразить в 6-НДФЛ (нажимайте на ссылки):
Сроки сдачи в 2018 году
За 1 квартал — не позднее 3 мая 2018 года
За полугодие – не позднее 31 июля 2018 года
За 9 месяцев – не позднее 31 октября 2018 года
За год – форма 6-НДФЛ сдаётся вместе со всеми справками 2-НДФЛ не позднее 2 апреля 2021 года
Нужно ли предоставлять нулевой расчёт
Нет, не надо. Такое основание даёт Письмо ФНС РФ от 23.03.2016 N БС-4-11/4958. ИП и организации обязаны сдавать 6-НДФЛ только в случае, если они признаются налоговыми агентами. А таковыми они признаются, если выплачивали доход работникам (в соответствии со ст. 226 НК РФ). То есть могут быть 3 ситуации, когда нулевой Расчёт не нужно сдавать:
1) Работников вообще нет в штате;
2) Работники числятся в штате, но выплаты в отчётном периоде им не производились.
3) Отсутствует деятельность.
Эта позиция подтверждается словами сотрудника налоговой службы, которому задали подобный вопрос на форуме (кликните для увеличения картинки):
Нужно ли сдавать пояснительную записку в ФНС (скачать образец) — почему не сдаётся 6-НДФЛ? НЕТ, необязательно. Но для подстраховки никто не запрещает сделать это (в произвольной форме), например так:
Образец пояснительной записки при отсутствии выплат
Инструкция по заполнению формы
Нажимайте на каждое интересующее поле инструкции, чтоб появилась подробная информация.
Общие требования
1) Форма 6-НДФЛ заполняется на основании содержащихся в регистрах налогового учета данных о (об):
— Доходах, которые были начислены и выплачены физическим лицам налоговым агентом
— Налоговых вычетах, предоставленных физлицам
— Исчисленном и удержанном НДФЛ
2) Если показатели соответствующих разделов не помещаются на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц. При заполнении формы 6-НДФЛ запрещается:
— Исправление ошибок с помощью корректирующих средств
— Двусторонняя печать бланка на бумажном носителе
— Скрепление листов бланка, приводящее к порче бумажного носителя
4) Страницы формы 6-НДФЛ имеют сквозную нумерацию, начиная с Титульного листа. В поле «Стр.» пишется, например, 001, 002, 003 и т.д.
5) При заполнении бланка рекомендовано использовать чернила черного, фиолетового или синего цвета. Но всё же предпочтительнее — чёрная ручка.
6) Текстовые и числовые поля формы заполняются слева направо, начиная с крайней левой ячейки, либо с левого края поля, отведенного для записи значения показателя.
8) Форма 6-НДФЛ заполняется по каждому ОКТМО отдельно.
• Организации, признаваемые налоговыми агентами, указывают код по ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации.
• Индивидуальные предприниматели, нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, и другие лица, занимающиеся частной практикой и признаваемые налоговыми агентами, указывают код по ОКТМО по месту жительства.
• ИП (налоговые агенты), которые состоят на учете по месту осуществления деятельности на ЕНВД для отдельных видов деятельности и (или) патенте, указывают код по ОКТМО по месту своего учета в связи с осуществлением такой деятельности.
9) На каждой странице формы 6-НДФЛ в поле «Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю» ставится дата подписания и личная подпись:
— Руководителя организации, если он лично подтверждает достоверность и полноту сведений
— Индивидуального предпринимателя, нотариуса, занимающегося частной практикой, адвоката, учредившего адвокатский кабинет, — если такие лица лично удостоверяют форму
— Представителя налогового агента, если он лично визирует достоверность сведений
10) В форме Расчета обязательны к заполнению реквизиты и суммовые показатели. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»).
11) При заполнении бланка с использованием программного обеспечения при распечатке на принтере допускается отсутствие обрамления знакомест и прочерков для незаполненных клеток. Расположение и размеры значений реквизитов не должны изменяться.
Для печати знаков использовать шрифт Courier New высотой 16 — 18 пунктов.
Титульный лист
1) Укажите ИНН и КПП.
КПП — заполняют только организации. ИП ставят прочерки в этом поле.
2) Поле «Номер корректировки».
Укажите «000» — при представлении первичной формы 6-НДФЛ
Если сдаётся уточнённый бланк Расчёта, то укажите номер корректировки, который показывает, какая по счёту форма вами сдаётся («001», «002» и т.п.)
3) Поле «Период представления». Выбираем нужный код из таблицы:
Код | Наименование |
21 | 1 квартал |
31 | Полугодие |
33 | 9 месяцев |
34 | Год |
51 | 1 квартал при реорганизации (ликвидации) организации |
52 | Полугодие при реорганизации (ликвидации) организации |
53 | 9 месяцев при реорганизации (ликвидации) организации |
90 | Год при реорганизации (ликвидации) организации |
4) Поле «Налоговый период (год)». Укажите год, в котором заполняется форма 6-НДФЛ.
5) Поле «Представляется в налоговый орган».
Укажите код налоговой инспекции, в которую представляется Расчёт. Узнать его можно на сайте ФНС России, в онлайн сервисе «Узнать код налоговой», а далее делайте всё по инструкции. Там будет вся информация, включая и платёжные реквизиты налоговой.
6) Поле «По месту нахождения (учета) (код)». Выбираем нужный код из таблицы:
Код | Наименование |
120 | По месту жительства индивидуального предпринимателя |
125 | По месту жительства адвоката |
126 | По месту жительства нотариуса |
212 | По месту учёта российской организации |
213 | По месту учёта в качестве крупнейшего налогоплательщика |
220 | По месту нахождения обособленного подразделения российской организации |
320 | По месту осуществления деятельности индивидуального предпринимателя |
335 | По месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации в РФ |
7) Поле «Налоговый агент».
Указывается сокращенное наименование (в случае отсутствия — полное наименование) организации согласно ее учредительным документам.
Физическое лицо, признаваемое налоговым агентом, указывает ФИО полностью, без сокращений (отчество указывается при наличии) в соответствии с документом, удостоверяющим его личность. В случае двойной фамилии слова пишутся через дефис: например, Сергеев-Демчев Пётр Александрович.
8) Строка «Код по ОКТМО».
Укажите код ОКТМО (Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований).
Его можно узнать на сайте ФНС России вот здесь «Узнай свой ОКТМО», либо в своей налоговой
9) Укажите контактный номер телефона.
Формат телефона особо не имеет значения, но если придерживаться стандарта:
10) Укажите количество страниц, на которых составлена форма 6-НДФЛ (стандартно «002»), а также количество листов подтверждающих документов или их копий , которые подтверждают полномочия представителя.
11) Раздел « Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей Декларации, подтверждаю». Укажите:
1 – если подтверждает сам лично налоговый агент
2 – если подтверждает представитель налогового агента. Также при этом указывается ФИО лица, наименование организации – представителя налогового агента.
12) Далее ставим подпись и дату подписания формы 6-НДФЛ.
13) Поле « Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя».
Указывается вид документа, подтверждающего полномочия представителя ИП или организации.
ВНИМАНИЕ: Раздел 1 заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год, при этом данные по 2 Разделу — только за последние 3 месяца отчётного квартала.
В этом разделе указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.
Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (периода представления) доходы, облагаемые по разным ставкам, Раздел 1, за исключением строк 060 — 090, заполняется для каждой из ставок налога.
В случае если показатели соответствующих строк Раздела 1 не могут быть размещены на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц.
Итоговые показатели по всем ставкам по строкам 060 — 090 заполняются на первой странице.
Строка 010 — соответствующая ставка налога, по которой исчислены суммы налога;
Строка 020 — общая по всем физическим лицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода;
Строка 025 – общая по всем физическим лицам сумма начисленного дохода в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода;
Строка 030 — общая по всем физическим лицам сумма налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению, нарастающим итогом с начала налогового периода;
Строка 040 — общая по всем физическим лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала налогового периода;
Строка 045 — общая по всем физическим лицам сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода;
Строка 050 — общая по всем физическим лицам сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода. Заполняется в случае, если у вас работает иностранец, по письменной просьбе которого вы НДФЛ, исчисленный с его дохода, уменьшали на авансовые платежи по патенту;
Строка 060 — общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица, количество физических лиц не корректируется.
Строка 070 — общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода;
Строка 080 — общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода;
Строка 090 — общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со ст. 231 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода.
В этом разделе указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания НДФЛ, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.
ВНИМАНИЕ: данные по 2 Разделу указываются только за последние 3 месяца отчётного квартала в то время, как данные по Разделу 1 заполняются нарастающим итогом с начала года.
Строка 100 — дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130;
Строка 110 — дата удержания НДФЛ с суммы фактически полученных доходов, отраженных по стр. 130;
Строка 120 — дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога;
Строка 130 — обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную в строке 100 дату;
Строка 140 — обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату.
Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100 — 140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.
Образец заполнения 6-НДФЛ за 3 квартал 2016 (9 месяцев)
— Титульный лист —
— Раздел 1 и Раздел 2 —
Рассмотрим 2 основных варианта заполнения 6-НДФЛ: Если у вас зарплата выдаётся в том месяце, когда её начислили. И в случае, когда зарплата выдаётся в следующем месяце.
1 вариант – зарплата выдаётся в том месяце, когда её начисляют
ООО «Фантик» выдаёт зарплату 2 раза в месяц – аванс 14 числа и окончательный расчёт — последний рабочий день месяца.
ВАЖНО: отдельно аванс по зарплате в Разделе 2 – НЕ показываем! Ведь на день получения аванса доход в виде З/П не считается полученным, а, значит, и НДФЛ с него не удерживали (Письмо ФНС России от 29.04.2016 № БС-4-11/7893).
В компании работает 4 сотрудника (строка 060).
- Датой фактического получения сотрудниками дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который им был начислен доход (Пункт 2 ст. 223 НК РФ).
- НДФЛ нужно удержать из доходов работников при их фактической выплате, т.е. в данном случае — в последний рабочий день месяца при ОКОНЧАТЕЛЬНОМ расчёте (Пункт 4 ст. 226 НК РФ)
- Перечислить исчисленный и удержанный НДФЛ надо не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (Пункт 6 статьи 226 НК РФ). Такой порядок действует с 2016 года.
ПРИМЕЧАНИЕ: по факту может получаться, что у нас день удержания налога (строка 110) оказывается раньше дня его фактического получения (строка 100). Это нормально, ошибки в этом нет. Показатели отражаются согласно требованиям Налогового Кодекса РФ, сама налоговая в таком ключе приводила пример заполнения Раздела 2 (Письмо ФНС России от 24.03.2016 № БС-4-11/5106).
2 вариант – зарплата выдаётся в следующем месяце
В компании работает 4 сотрудника (строка 060). День выплаты зарплаты — «03» число каждого месяца.
- Датой фактического получения сотрудниками дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который им был начислен доход (Пункт 2 ст. 223 НК РФ).
- НДФЛ нужно удержать из доходов работников при их фактической выплате, т.е. в данном случае «03» числа месяца (Пункт 4 ст. 226 НК РФ)
- Перечислить исчисленный и удержанный НДФЛ надо не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода, т.е. в данном случае не позднее «04» числа месяца (Пункт 6 статьи 226 НК РФ). Такой порядок действует с 2016 года.
СЕНТЯБРЬ: зарплата за сентябрь, выплаченная в октябре, будет отражена в Расчёте 6-НДФЛ за целый год! (это действие объясняется в письмах ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@ и от 12.02.2016 № БС-3-11/553@).
Как отразить отпускные
Раздел 1: по строке 020 мы отражаем доходы нарастающим итогом с января по сентябрь включительно. В эту же сумму включается сумма всех начисленных отпускных. Далее по остальным строкам – все стандартные вычисления, описанные выше.
Раздел 2: указываются все отпускные, выплаченные за последние 3 месяца квартала (июль, август, сентябрь).
Сколько заполнять блоков? Столько, сколько дней в квартале вы выдавали отпускные выплаты. Если в разные дни выплачивали каждому – то и отдельный блок заполняем для каждого такого сотрудника. А если в один день выплачивали сразу нескольким сотрудникам, то эти суммы объединяются.
Если не хватит блоков в Разделе 2, заполняете новый лист, только потом не забудьте правильно пронумеровать все заполненные страницы (вверху в поле «Стр.»), включая Титульный лист .
ВНИМАНИЕ: если понадобилось заполнить несколько листов с Разделами 1 и 2, то строки с «060» по «090» заполняются только на первом листе, т.к. они общие, в них данные не меняются, на остальных страницах ставятся прочерки.
Строка 100 и 110 – указывается дата выдачи отпускных работнику.
Строка 120 — последний день месяца, в котором вы выплатили эти суммы (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Строка 130 и 140 – выплаченная сумма отпускных и удержанный с неё НДФЛ.
Если отпускные и зарплата выдавались в один день, то обе этих выплаты всё равно разносим по разным блокам, т.к. срок перечисления НДФЛ у этих видов дохода разный (З/П — день, следующий за днём выплаты дохода; отпускные — последнее число месяца).
Фактическое получение отпускных | Дата выплаты денежных средств. Дату фактического получения дохода определяет (п. 1 ст. 223 НК РФ) |
Удержание НДФЛ с отпускных | |
Уплата НДФЛ с отпускных | Не позднее последнего числа месяца, в котором вы выплатили эти суммы (п. 6 ст. 226 НК РФ).По факту указывается крайний (последний) день для перечисления НФДЛ. |
Пример оформления
ООО «Фантик» в июле сделало выплату отпускных 2м сотрудникам в один день, а в августе – только одному.
Выплата отпускных 21 июля:
Так как этим работникам отпускные выдавались в один день, их суммы записываем в одном блоке Раздела 2:
Строка 100 и 110 – 21.07.2018
Строка 120 – 01.08.2018 (31 июля — выходной, поэтому пишем первый рабочий день)
Строка 140 – 2925 руб. (1365 руб. + 1560 руб.)
Выплата отпускных 12 августа:
Строка 100 и 110 – 12.08.2018
Строка 120 – 31.08.2018
Как указать больничные
Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ, то НДФЛ облагаются лишь пособия по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком). Поэтому в Расчёте 6-НДФЛ отражаются только эти пособия.
Порядок учёта больничных точно такой же, как и у отпускных: больничные выплаты указываем отдельно от зарплаты. Потому что сроки перечисления в бюджет НДФЛ у этих выплат – разные: для З/П — день, следующий за днем выплаты дохода, для больничных — последнее число месяца (п.6 ст. 226 НК РФ).
Начислить больничное пособие вы должны в течение 10 календарных дней после того, как сотрудник представил вам больничный лист.
А выплатить больничные после их начисления вы должны вместе ближайшей выплатой аванса или зарплаты (п.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ)
Раздел 1: по строке 020 мы отражаем все доходы нарастающим итогом с января по сентябрь включительно. В эту же сумму включается сумма всех начисленных больничных.
По строке 040 – исчисленный НДФЛ.
По строке 070 – заполнение этой строки зависит от того, когда больничные были выплачены. Мы отчитываемся о выплатах в пределах 3-его квартала (июль, август, сентябрь), то есть о тех, которые были сделаны не позднее 30 сентября.
Так вот, если больничные были выплачены до 30 сентября, значит, НДФЛ с их суммы включается в эту строку. Если же больничные не были выданы до 30 сентября, соответственно, не нужно НДФЛ с них записывать сюда.
Раздел 2: отдельным блоком указываются все больничные, выплаченные за последние 3 месяца квартала (июль, август, сентябрь). Те, что не были выплачены до 30 сентября, пойдут в Расчёт 6-НДФЛ за целый год.
Строка 100 и 110 –дата выдачи больничных работнику.
Строка 120 — последний день месяца, в котором вы выплатили эти суммы (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Строка 130 и 140 – выплаченная сумма больничных и удержанный с неё НДФЛ.
Пример больничных в 6-НДФЛ
Строка 100 и 110 – 24.08.2016, Строка 120 – 31.08.2016
Договор ГПХ в 6-НДФЛ (гражданско-правового характера)
Заполнение строки 080
По строке 080 отображается сумма НДФЛ, которую нет возможности удержать с выплаченного сотруднику дохода. Это может быть, например:
2) При выдаче физическим лицам подарков, призов в ходе рекламной акции, розыгрышей, бонусной программы.
3) При выплате физическим лицам на основании решения суда суммы задолженности по зарплате в размерах, определенных в судебных решениях.
Если есть основания для заполнения строки 080, то в ней указывается сумма нарастающим итогом с начала года, т.е. за 9 месяцев – это январь—сентябрь 2016. Некоторые думают, что по этой строке нужно отражать начисленные, но не выплаченные доходы (например, июньскую зарплату, выданную в июле). Нет, это не так, данный момент оговаривается в Письме ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9194. НДФЛ с июньской зарплаты будет удержан в июле в день её фактической выплаты, соответственно, это будет отражено в Расчёте 6-НДФЛ за 9 месяцев.
Как оформить увольнение
Строка 100: Зарплата — при увольнении работника датой фактического получения дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход (абзац 2 п. 2 ст. 223 НК РФ).
Компенсация за неиспользованный отпуск, больничные, отпускные — датой получения считается день выдачи дохода (п. 1 ст. 223 НК РФ).
Строка 110: НДФЛ удерживается при фактической выплате дохода.
Строка 120: для зарплаты и компенсации за отпуск крайний срок перечисления НДФЛ — это день, следующий за днём выплаты дохода. Что касается больничных и отпускных – то это последний день месяца, в котором выплатили эти деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Строка 100 и 110 – 04.04.2016
Строка 120 – 05.04.2016
Аренда
Ситуация: вы платите физическим лицам за аренду их имущества (чаще всего это аренда автомобиля) и с этих сумм перечисляете НДФЛ.
Раздел 1: по строке 020 мы отражаем все начисленные доходы нарастающим итогом с начала года. В эту же сумму включается сумма арендного дохода физ. лица. Далее по остальным строкам – все стандартные вычисления, описанные выше.
Раздел 2: отдельным блоком указываются все арендные платежи в отношении физ. лиц за последние 3 месяца отчётного квартала.
Строка 100 и 110: указывается дата выдачи денежных средств (п. 1 ст. 223 и п. 4 ст. 226 НК РФ)
Строка 120: указывается день (рабочий), следующий за днём выплаты физ. лицу дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Строка 130 и 140: выплаченная сумма арендной платы и удержанный с неё НДФЛ.
Материальная помощь
Строка 100 и 110 — 20.06.2018 (день фактической выплаты дохода — п. 1 ст. 223 и п. 4 ст. 226 НК РФ)
Строка 120 — 21.06.2018 (рабочий день, следующий за днём выплаты физ. лицу дохода — п. 6 ст. 226 НК РФ)
Как отразить зарплату за декабрь, выплаченную в январе
Есть 2 варианта на выбор:
1) Следовать указаниям Письма ФНС России от 25.02.2016 N БС-4-11/3058@ и отразить з/п за декабрь в отчёте за 1 квартал 2018 года. Например, если заработная плата за декабрь 2017 года выплачена 12.01.2018, тогда:
- по строке 100 указывается 31.12.2017
- по строке 110 — 12.01.2018
- по строке 120 — 13.01.2018
2) Не отражать з/п за декабрь в отчёте за 1 квартал. Ведь надо иметь в виду, что начисление НДФЛ за 2017 год было отражено в справке 2-НДФЛ (в том числе и декабрьская зарплата), поэтому её упоминание в расчёте 6-НДФЛ спровоцирует двойное указание налога.
Специалист автоматизированной системы «Контур. Бухгалтерия» на одном форуме также отметила этот момент, цитата: «Зарплата на декабрь не попадает в 6-НДФЛ никогда, т. к. она отражена в строке «Сумма налога перечисленная» в 2-НДФЛ за 2017 год, чтобы не было двойного отражения».
Заработок за март, выплаченный в апреле
Когда 6-НДФЛ сдавалась за первый квартал, были возможны 2 варианта отражения такой зарплаты:
1) Указать её в отчётности за 1 квартал (в обоих разделах). Но уже на июль 2018 года не рекомендуется так делать, так как порядок заполнения более менее сформировался и такое заполнение могут принять за некорректное.
2) Зарплату за март, выплаченную в апреле, указать в расчёте 6-НДФЛ за полугодие (как в образце выше).
ФНС в феврале и марте выпустила поясняющие письма, приведём из них цитаты по существу:
Письмо ФНС России от 25.02.2018 N БС-4-11/3058@: «. в случае если работникам заработная плата за март 2018 года выплачена 05.04.2016, а налог на доходы физических лиц перечислен 06.04.2018, то операция отражается в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2018 года, при этом налоговый агент ВПРАВЕ не отражать операцию в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2018 года.
Данная операция будет отражена при непосредственной выплате заработной платы работникам в расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2018 года, следующим образом: по строке 100 указывается 31.03.2018; по строке 110 — 05.04.2018; по строке 120 — 06.04.2018.
Письмо ФНС России от 15.03.2016 N БС-4-11/4222@: «В случае если заработная плата за март 2018 года выплачена 11.04.2018, а НДФЛ перечислен 12.04.2018, то операция отражается в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года. При этом налоговый агент вправе не отражать операцию в разделе 2 расчета за первый квартал 2018 года. ».
А если зарплату только начисляли, но не выплачивали?
Если с января по сентябрь 2018 года вы только начисляли зарплату работникам, но не выплачивали её, тогда заполнение 6-НДФЛ будет выглядеть так:
Раздел 1:
Строка 020 – нарастающим итогом с начала года указывается сумма всех начисленных доходов.
Строка 030 – предоставленные работникам налоговые вычеты (при наличии).
Строка 040 – исчисленный НДФЛ с доходов из строки 020.
Строка 070 и строка 080 – ставится ноль.
Раздел 2: поставьте прочерки. Заполнять его нужно будет, только когда уже работникам будут выплачены доходы.
Таблица по строкам 100-120 Раздела 2
Строка 100 (Дата фактического получения дохода) | Строка 110 (Дата удержания НДФЛ) | Строка 120 (Срок перечисления НДФЛ) |
Зарплата | Последний день месяца, за который начислен доход |
(п. 2 ст. 223 НК РФ)
(п. 4 ст. 226 НК РФ)
(абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ)
(пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ)
(п. 4 ст. 226 НК РФ)
(пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ)
(п. 4 ст. 226 НК РФ)
(пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ)
(п. 4 ст. 226 НК РФ)
(абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ)
Памятка по операциям с НДФЛ
Исчисление НДФЛ | Исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со статьей 223 настоящего Кодекса, нарастающим итогом с начала налогового периода (п.3 ст. 226 НК РФ). |
Дата фактического получения дохода | |
Дата удержания НДФЛ | |
Дата перечисления НДФЛ |