+7 (499) 938 42 63  Москва

+7 (812) 467 32 84  Санкт-Петербург

8 (800) 350 10 92  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Не нашли ответ на свой вопрос?

Проконсультируйтесь с юристом бесплатно!

Это быстрее, чем искать.

Ответ юриста уже в течение 10 минут

Закрыть
Кратко и ясно сформулируйте суть вопроса.
Пример: "Как открыть ООО?",
"Не выплачивает страховая, что делать?"
Запрещено писать ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ
Сформлируйте ваш вопрос как можно точнее и подробнее.
Чем больше информации - тем точнее будет ответ.
  • img

    Конфиденциальность

    Ваши персональные данные нигде не публикуются. Передача информации защищена сертификатом SSL.
  • img

    Быстро и удобно

    С нами вы сэкономите массу времени, ведь мы отобрали лучших юристов в каждом из городов России.

Спасибо, наш юрист свяжется с вами по телефону в ближайщее время. Также ваш вопрос будет опубликован на сайте после модерации.

Заведующий архивом должностная инструкция


Открыть в формате WORD

I. Общие положения

1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее

производится приказом директора предприятия по представлению

4. Заведующий архивом должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.

4.2. Единую государственную систему делопроизводства.

4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.

4.4. Структуру предприятия.

4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.

4.7. Основы организации производства, труда и управления.

4.8. Законодательство о труде.

4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.10. Правила и нормы охраны труда.

5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:

5.1. Положением об архиве предприятия.

5.2. Настоящей должностной инструкцией.

6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно

иному должностному лицу)

7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.

8. На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового — к лицу, назначенному приказом директора организации.

II. Должностные обязанности

1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.

2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).

4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

11. Составляет установленную отчетность.

12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела .

13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.

15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.

16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.

Заведующий архивом вправе:

1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.

2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.

3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:

5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.

5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.

6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.

Заведующий архивом несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего архивом

г. Москва «01» июля 2007 г. Рег. N ____

[Наименование должности] [Наименование организации]

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего архивом [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Общество).

1.2. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.

1.3. Заведующий архивом относится к категории служащих и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.

1.4. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.5. Заведующий архивом должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;

— Единую государственную систему делопроизводства;

— порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;

— основы организации производства, труда и управления;

— законодательство о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

1.6. Заведующий архивом в своей деятельности руководствуется:

— локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

— указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя.

— настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия заведующего архивом его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Функциональные обязанности

Заведующий архивом обязан осуществлять следующие трудовые функции:

2.1. Исполняет работу по организации и ведению архивного дела в организации.

2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

2.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

2.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

2.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;

2.8. Осуществляет работу по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

2.11. Составляет установленную отчетность.

2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

В случае служебной необходимости заведующий архивом может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

Заведующий архивом имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заведующего архивом, подчиненных ему служб и подразделений.

3.2. От имени организации осуществлять взаимодействие с соответствующими службами и сотрудниками других организаций в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию.

3.3. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями, учреждениями.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Заведующий архивом несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы заведующего архивом осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы заведующего архивом является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы заведующего архивом определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.

Должностная инструкция заведующего архивом

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего архивом, образец 2019 года. Должностная инструкция заведующего архивом должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего архивом, права заведующего архивом, ответственность заведующего архивом.

В должностной инструкции заведующего архивом должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности заведующего архивом

1) Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Заведующий архивом должен знать

2) Заведующий архивом при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего архивом

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего архивом принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

3. Заведующий архивом принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий архивом должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;
  • Единую государственную систему делопроизводства;
  • порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;
  • структуру предприятия, учреждения, организации;
  • основы организации производства, труда и управления;
  • законодательство о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями директора организации,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность) .

7. На время отсутствия заведующего архивом (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности заведующего архивом

1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации.

2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

11. Составляет установленную отчетность.

12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты,.обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

15. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права заведующего архивом

Заведующий архивом имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

  • по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
  • о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
  • о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего архивом

Заведующий архивом несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего архивом — образец 2019 года. Должностные обязанности заведующего архивом, права заведующего архивом, ответственность заведующего архивом.

Заведующий архивом

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

Комментарии к должности

Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Заведующий архивом» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция заведующего архивома, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.

Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту).

Статья написана по материалам сайтов: www.mashenkof.ru, hr-portal.info, bizlog.ru.

«