+7 (499) 288 16 73  Москва

+7 (812) 385 57 31  Санкт-Петербург

8 (800) 550 47 39  Остальные регионы

Бесплатная юридическая консультация!

Не нашли ответ на свой вопрос?

Проконсультируйтесь с юристом бесплатно!

Это быстрее, чем искать.

Ответ юриста уже в течение 10 минут

Закрыть
Кратко и ясно сформулируйте суть вопроса.
Пример: "Как открыть ООО?",
"Не выплачивает страховая, что делать?"
Запрещено писать ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ
Сформлируйте ваш вопрос как можно точнее и подробнее.
Чем больше информации - тем точнее будет ответ.
  • img

    Конфиденциальность

    Ваши персональные данные нигде не публикуются. Передача информации защищена сертификатом SSL.
  • img

    Быстро и удобно

    С нами вы сэкономите массу времени, ведь мы отобрали лучших юристов в каждом из городов России.

Спасибо, наш юрист свяжется с вами по телефону в ближайщее время. Также ваш вопрос будет опубликован на сайте после модерации.

Штамп верно по новому госту


Заверение трудовой книжки по ГОСТУ 2017

  • слово «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • дата заверения.

Это означает, что на копии трудовой книжки должно быть указано, к примеру:

Бухгалтер Симонова Д.А. Симонова

Копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению организации.

И этот порядок сохранится вплоть до 01.07.2018, т.к. введение нового стандарта отложено на год (Приказ Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст ).

Копии трудовых книжек: правила нового ГОСТА 2018

Можно сказать, что новый ГОСТ по заполнению трудовых книжек существенно не изменил действующий в 2017 году порядок. Указанная выше заверительная надпись применяется и в новых стандартах оформления копий документов.

Но есть и нововведение. Теперь, если копия документа выдается для представления в другую организацию, заверительная надпись дополняется сведениями о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №. .. за. .. год») и заверяется печатью организации.

Кроме того, для проставления отметки о заверении копии организация может использовать штамп.

Как заверить документы правильно с 01 июля 2018 года

Из статьи вы узнаете: как правильно заверить документы по запросу организации, работника, используя печать « Верно»; какие реквизиты оформляем при заверении на документах «Верно», на что обращаем внимание при заверении подписи.

Для чего нужны копии документов?

Организации, как юридические лица представляют копии документов учредителю, в налоговую инспекцию, органам исполнительной власти, в фонд социального страхования и другие.

Любому гражданину в трудовой деятельности, в жизни необходимо иногда предоставлять копии документов: например

  • Справки для подтверждения получения заработной платы; в организации, занимающиеся социальным обеспечением: субсидиями, социальными выплатами;
  • Трудовую книжку для получения льгот, для работы по совместительству, в банк для получения кредита, в Пенсионный фонд РФ для начисления пенсии, по месту требования.

Как заверить документы по новым правилам?

Чтобы удобно было оформлять большое количество документов, организация может изготовить соответствующий штамп с постоянной информацией «Верно».

Необходимо помнить о том, если ксерокопия документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество.

Таким образом для внутреннего документооборота организации с 2018 года необходимо :

  • указывать запись «Верно»;
  • Ф.И.О., должность, подпись работника, заверившего документ;
  • указывать дату заверения.

Подпись работника, заверившего копию документа , удостоверяет печать организации.

Если же копии документов должны быть направлены в другую организацию или учреждение, то новые правила требуют указывать место, где хранится оригинальный экземпляр документа.

Например: Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у. Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год.

По новому ГОСТу в соответствии с пунктом 5.24 ставится печать так, чтобы она не закрывала подпись уполномоченного лица или ее проставляют в месте, обозначенном «МП». В стандарте не уточняют, может ли захватывать оттиск печати указание должности. Печать поставляют после того, как документ полностью подготовлен. Поэтому лучше, чтобы она заходила на название должности.

Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для Федеральной налоговой службы лучше пользоваться указаниями контролеров.

Неверно заверенная копия при проверке может стать причиной повышенного внимания трудовых инспекторов, а также причиной возникновения судебных разбирательств.

Как правильно оформить отметку об электронной подписи, которая позволяют визуализировать документ. Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах. При заверении электронных документов штамп «Верно» (образец) содержит такие реквизиты, как: фразу о том, что документ подписан электронной подписью; номер сертификата ключа подписи; ФИО владельца такого сертификата; срок действия соответствующего сертификата.

Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года

С соответствии со ст 62 Трудового кодекса РФ заверить и выдать копию трудовой книжки работнику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы.

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа.

Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Как правильно должно быть оформлено заверение?

Нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки, на которых имеются записи, которые должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году для сторонней организации:

  • на документе ставится отметка «Верно»;
  • указывается Ф.И.О., должность работника, ответственного за оформление копии документа;
  • указывается дата заверения;
  • нужно делать указание на то, где хранится оригинал (Например:Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у. Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год. Роструд выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года. )

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию трудовой книжки ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Ошибки при оформлении документов

Часто встречаются следующие ошибки:

  1. Печать организации захватывает текст или подпись работника, заверившего копию (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
  2. Не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.

Ответственность за нарушение правил делопроизводства

Руководители организаций несут персональную ответственность за правильное оформление документов и организацию делопроизводства.

При неправильной организации делопроизводства им может грозить штраф, предусмотренный статьей 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа. Его размер составляет от 300 до 500 рублей для должностных лиц.

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарий, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Какую отметку ставить на копии трудовой книжки, если в организации нет № дел?

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

По новому ГОСТУ с 01.07.2017 г. копии трудовых книжек нужно заверять по новому образцу, где прописано в каком № дела и за какой год лежит дело сотрудника. А как быть если в организации нет № дел?

Ответ

С 01.07. 2018 для заверения копий документов будет применяться следующее правило:

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).1

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №. за. год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Но и в настоящее время для заверения копии, чтобы копия имела юридическую силу, ее нужно заверить (ст. 62 ТК РФ). Для этого на копии документа укажите:

  • заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);
  • должность лица, заверившего копию;
  • его личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения;
  • печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).

Таким образом, принципиальное отличие только в формулировке места хранения документа.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Журнал: Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» № 5, Май 2017

Работа с документами

Валентина ЯНКОВАЯ, канд. ист. наук, доц.

Из статьи вы узнаете:

Что вы должны знать о новом ГОСТе

Еще по этой теме

Основная задача при разработке новой редакции стандарта по оформлению документов – сохранить основы предыдущего стандарта, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования.

Еще по этой теме

Какую информацию вы найдете в ГОСТе

Как изменился состав реквизитов

По количеству реквизитов старый и новый ГОСТы не различаются – их 30 (сравнительная таблица здесь). Изменился состав реквизитов: часть реквизитов не вошла в новый ГОСТ, появились новые реквизиты, есть реквизиты, названия которых изменились, и реквизиты, названия которых были уточнены (схемы 1–4 и образцы ниже).

Образец. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланк

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); 02 – эмблема; 03 – товарный знак (знак обслуживания); 04 – код формы документа; 05 – наименование организации – автора документа; 06 – наименование структурного подразделения – автора документа; 07 – наименование должности лица – автора документа; 08 – справочные данные об организации; 09 – наименование вида документа; 10 – дата документа; 11 – регистрационный номер документа; 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; 13 – место составления (издания) документа; 14 – гриф ограничения доступа к документу; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 – заголовок к тексту; 18 – текст документа; 19 – отметка о приложении; 20 – гриф согласования документа; 21 – виза; 22 – подпись; 23 – отметка об электронной подписи; 24 – печать; 25 – отметка об исполнителе; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка о поступлении документа; 28 – резолюция; 29 – отметка о контроле; 30 – отметка о направлении документа в дело (синим цветом отмечены новые реквизиты).

Образец. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

02 – эмблема 05 – наименование организации – автора документаNEW 06 – наименование структурного подразделения – автора документа08 – справочные данные об организации 10 – дата документа 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа17 – заголовок к тексту18 – текст документа NEW 23 – отметка об электронной подписи 25 – отметка об исполнителе 30 – отметка о направлении документа в дело29 – отметка о контролеNEW 14 – гриф ограничения доступа к документу15 – адресат28 – резолюция 11 – регистрационный номер документа19 – отметка о приложении27 – отметка о поступлении документаОбразец. Письмо с реквизитами, оформленными

05 – наименование организации – автора документа 10 – дата документа17 – заголовок к тексту18 – текст документа22 – подпись 21 – виза26 – отметка о заверении копии30 – отметка о направлении документа в дело11 – регистрационный номер документа09 – наименование вида документа13 – место составления (издания) документаОбразец. Копия приказа для представления в другую организацию с реквизитами, оформленными

Оформление каких реквизитов изменилось

В ближайших номерах читайте о бланках документов.

Изменилось оформление реквизитов: «Дата документа», «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Текст документа», «Отметка о приложении», «Гриф согласования документа», «Подпись», «Печать», «Отметка об исполнителе», «Отметка о заверении копии». Рассмотрим наиболее значимые изменения (таблица ниже). Оформление остальных реквизитов не изменилось.

Таблица. Реквизиты, оформление которых изменилось

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

Заверение документов по новому ГОСТу Р 7.0.97-2016

Как происходит заверение документов с 2018 года

Изменения произошли в самом процессе оформления и соблюдении формальностей. На скопированном документе, ответственное лицо работодателя обязано выполнить следующее:

  • проставить обозначение «Верно»;
  • подпись уполномоченного и ее расшифровка;
  • дата заверения;
  • обозначение места хранения оригинала, при предоставлении в другую организацию копии, нужно указать название организации-хранителя, дату формирования документа и его реквизиты.

Важно: именно завершающий момент является нововведением, так как ранее он не использовался.

Такие требования применяются к копиям всех без исключения документов, которые исполняются для запросов во внешнюю сферу.

Общие требования к заверению документов по новому ГОСТу рассмотрены подробно тут:

Если же копия необходима для внутреннего пользования на производстве, следует ее заверить надписью «Верно», подписаться с расшифровкой должностного лица, ее выдавшего, обозначить дату заверения.

Основание и время изменений

Как получать копии документов

Копии необходимы по многим причинам:

  • для оформления различной социальной помощи или декретных;
  • при трудоустройстве по совместительству или получении пенсии;
  • в процессе оформления большой ссуды в банке;
  • прочее.

Процедура их формирования совершенно простая и классическая – все что необходимо, это отксерить необходимый документ и заверить согласно ГОСТу.

Пошаговая инструкция применения новых правил

Например, работнику необходима копия трудовой книжки с целью получения ипотеки, тогда действия согласно новым правилам должны быть следующими:

  1. Обращение к работодателю с письменным заявлением о выдаче заверенной копии. Составляется обращение в произвольной форме, главное, чтобы в нем было четко выражено требование. Здесь вы узнаете, как составить заявление на выдачу копии трудовой.

Кроме этого его следует составить по всем правилам официального обращения:

  • шапка – с указанием названия предприятия и сведений относительно руководителя и заявителя;
  • название – можно с обоснованием относительно чего происходит обращение;
  • основная часть – с требованием/просьбой относительно предоставления заверенной копии трудовой книжки, можно указать на какие цели, что в свою очередь повлияет на скорость обработки обращения;
  • подпись и дата.
  1. Отсрочка для работодателя – период в 3 дня с момента подачи заявления:
  • при этом мнения компетентных органов относительно дня исчисления 3 дней немного отчаются, так как Роструд указывает на тот вариант, что первый день – это день обращения, а вот суд указывает на вариант начала исчисления со следующего дня после обращения.

  1. Заверение копии согласно новым требованиям, то есть кроме надписи: «Верно», даты и обозначения заверяющего лица, указать место хранения оригинала, при этом важно соблюсти не только стандарты, но и такие моменты:
  • копируются и заверяются все листы документа, для этого под каждый из них используется новый чистый лист, без двустороннего использования;
  • далее все листы согласно последовательности сшиваются, нумеруются, при этом концы нити на последнем листе пломбируются и опечатываются квадратным листом бумаги, на котором и указываются все завершительные надписи;
  • указывается подпись исполнителя, согласно приказу руководителя, дата формирования копии и место хранения оригинала.

Важно: если компания не располагает печатью, без нее можно обойтись, от этого юридическая сила копии не уменьшится.

Сравнение двух ГОСТов.

Если копия необходима в ФНС

Копии документов в ФНС должны формироваться с учетом требований налоговиков, так как это их право получать документацию в надлежащем согласно нормативным документам ФНС состоянии.

В данном случае новый ГОСТ и требования налоговой инспекции к формату заверения копий имеют определенные отличия в следующем:

  • ФНС требует, чтобы оттиск печати перекрывал подпись уполномоченного лица и завершительную надпись;
  • согласно рекомендациям ГОСТ, эти два атрибута заверки документа не должны соприкасаться.

Прочие требования согласно новому нормативу

  • появился гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» для ограничения доступа;
  • отметка об электронной подписи, в которой указывается на ее наличие – номер сертификата ключа, надпись о ее существовании, ФИО владельца сертификата и его срок действия. Тут вы узнаете, как получить ЭЦП физическому лицу.

Кроме этого ГОСТ дает рекомендации относительно процедуры оформления нового документа – правила нумерации, приоритетного использования шрифта, как формировать страницу.

Также указываются варианты создания страниц – на обеих сторонах, не соприкасаемость печати с печатным текстом, применение титульника.

Структура документа и реквизиты.

Каким образом делать копии многостраничных документов:

  • со второго листа начинается нумерация;
  • при этом нумерация выполняется сверху, посредине листа, а не в углу;
  • при формировании двусторонней копии листа, необходимо соблюдать интервалы размещения текста таким образом, чтобы он совпадал;
  • кроме этого указан размер и тип шрифта, расстояние между строками, расстояние абзаца, межстрочный интервал;
  • кроме этого могут выделяться основные моменты – отдельные фрагменты, наименование адресата, заголовок к тексту, подпись.

Кроме этого формируется титульный лист, на котором в отличие от прежней формы отсутствуют к указанию отдельные реквизиты – например, код организации, ОГРН, ИНН/КНН.

Заключение

Главное в процессе применения новых правил помнить, что они рекомендуемые и пользоваться ими или нет решать предприятию.

Обзор нового ГОСТа, который вступает в силу с 1 июля 2018 года – в этом видео:

Статья написана по материалам сайтов: olgasofronova.ru, www.kdelo.ru, fbm.ru.

«