+7 (499) 938 42 63  Москва

+7 (812) 467 32 84  Санкт-Петербург

8 (800) 350 10 92  Остальные регионы

Бесплатная юридическая консультация!

Не нашли ответ на свой вопрос?

Проконсультируйтесь с юристом бесплатно!

Это быстрее, чем искать.

Ответ юриста уже в течение 10 минут

Закрыть
Кратко и ясно сформулируйте суть вопроса.
Пример: "Как открыть ООО?",
"Не выплачивает страховая, что делать?"
Запрещено писать ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ
Сформлируйте ваш вопрос как можно точнее и подробнее.
Чем больше информации - тем точнее будет ответ.
  • img

    Конфиденциальность

    Ваши персональные данные нигде не публикуются. Передача информации защищена сертификатом SSL.
  • img

    Быстро и удобно

    С нами вы сэкономите массу времени, ведь мы отобрали лучших юристов в каждом из городов России.

Спасибо, наш юрист свяжется с вами по телефону в ближайщее время. Также ваш вопрос будет опубликован на сайте после модерации.

Приобретение гсм по безналичному расчету


Приобретение горюче-смазочных материалов обычно осуществляется двумя способами: по договору поставки (расчет в этом случае, как правило, осуществляется безналичным путем), непосредственно на АЗС (обычно в этом случае ГСМ приобретаются за наличный расчет через подотчетных лиц, реже — путем предварительного приобретения талонов).
Закупленные организацией ГСМ учитываются на субсчете 3 Топливо» к счету 10 «Материалы». На нем отражается наличие и движение нефтепродуктов (дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, а также газообразного топлива.

Приобретение ГСМ по договору поставки

Приобретение ГСМ на автозаправочной станции

Механизм приобретения ГСМ по талонам

Предприятие заключает с организацией-поставщиком соответствующий договор, в рамках которого производит перечисление денежных средств. На перечисленную сумму поставщик выдает талоны, по которым можно произвести заправку транспорта.
Отпуск талонов предприятиям оформляется накладной, один экземпляр которой вручается получателю талонов. Лица, получившие талоны, обязаны в тот же день сдать их вместе с накладной нефтебазы материально ответственному лицу, назначенному приказом руководителя предприятия, для принятия к учету и хранения.
Талоны могут быть разных видов: на одних талонах проставляется только общая сумма, на которую может быть произведена заправка, другие могут содержать указание количества топлива, которое можно заправить. Также на талонах может быть указана как цена, так и количество заправляемого топлива. В специальной литературе можно встретить условное название описанных талонов — «денежные» и «литровые».
Как правило, приобретение «литровых» талонов означает для предприятия, что оно получит топливо в оговоренных количествах — согласно количеству, проставленному на талонах, независимо от изменения цен на топливо.
Методология учета талонов недостаточно ясно описана в нормативных актах, в результате чего в профессиональной литературе можно встретить различные варианты учета талонов. Однако в части учета «литровых» талонов большинство специалистов дают сходные рекомендации: такие талоны должны быть отражены на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (пример 4).

В отношении учета «денежных» талонов единодушия у специалистов не наблюдается. Приходится сталкиваться с рекомендациями учитывать такие талоны на счете 10, субсчет «Топливо по талонам». На наш взгляд, такой вариант отражения расходов неудачен, так как при его использовании нарушается принцип бухгалтерского учета, в соответствии с которым тот должен быть точным и реальным.
Ведь до момента получения ГСМ отражение талонов на счете 10 будет необоснованным, поскольку фактически никаких материальных ценностей предприятие еще не получило. Поэтому увеличение показателя по счету 10 на стоимость полученных талонов будет вводить пользователей бухгалтерской отчетности в заблуждение.
Другое дело, если речь идет о переходе права собственности на ГСМ в момент передачи талонов. При этом поставщик передает покупателю весь комплект необходимых документов (накладную, счет-фактуру и т.п.), поэтому считается, что предприятие получило в собственность горючее, которое находится пока еще на складах продавца. В этом случае, на наш взгляд, можно принять к учету само топливо, задействовав счет 10.
Второй вариант учета основан на том, что «денежные» талоны являются помимо всего прочего денежными документами. Для их учета План счетов предусматривает счет 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы» (пример 5).

Активное внедрение в нашу жизнь пластиковых карт не обошло и торговлю горюче-смазочными материалами. Зачастую топливные талоны уже далеко не те, что были несколько лет назад. Сейчас все чаще используются магнитные или чиповые карты, которые более надежны, просты в применении. Они носят различные названия — топливные пластиковые карты, магнитные карты и т.п. Эти карты все больше входят в повседневную жизнь, так что зачастую молодые сотрудники даже не знакомы с таким термином, как «талоны на ГСМ».
Особенности перечисления денежных средств на пластиковые карты будут зависеть от специфики работы топливной организации. Денежные средства могут перечисляться общей суммой с предоставлением дополнительного списка от организации-покупателя, содержащего перечень номеров карт и суммы, которые должны быть в пределах перечисления зачислены на конкретную карту. А при небольшом количестве топливных карт возможно и указание в самом платежном поручении номера конкретной пластиковой карты, на которую поступят деньги.
Сами пластиковые карты без денежных средств на них не являются денежными документами.
На наш взгляд, позиция некоторых бухгалтеров, которые пытаются включить стоимость приобретенной карты в стоимость приобретаемого бензина, является ошибочной. В первую очередь потому, что не понятна методология включения стоимости карты в стоимость ГСМ. Самый простой вариант отнесения стоимости карты в стоимость первой приобретенной партии противоречит экономической логике. Представляется, что сразу списывать стоимость карт в затраты предприятия также нельзя.
С нашей точки зрения, «пустые» пластиковые карты должны быть приняты к учету в составе материалов с выбором соответствующего субсчета, согласующегося со спецификой предприятия.
Нередко топливные карты закрепляются за конкретными работниками, которые и отвечают за них. На наш взгляд, при зачислении денежных средств на карту нерационально ведение учета на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», это значительно осложнит учет. Дело в том, что карты могут передаваться из рук в руки, и в какой-то момент времени бухгалтер сам не будет знать, каков остаток денежных средств на карте.
Более предпочтительным представляется учет «полных» топливных карт аналогично талонам на ГСМ на счете 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы».

Нужен ли кассовый чек и каким он должен быть

Ведение аналитического учета

Аналитический учет ГСМ может быть различной детализации (в зависимости от специфики предприятия, требований системы контроля на предприятии). Он может вестись по материально ответственным лицам, водителям служебного транспорта, местам хранения, виду топлива, автомашинам и т.д.
В ряде случаев, особенно на больших предприятиях, целесообразно для контроля сохранности и движения топлива ввести субсчета второго уровня, например:
— субсчет 3-1 «Топливо на складе»;
— субсчет 3-2 «Топливо в баках автотранспорта»;
— субсчет 3-3 «Топливо по талонам».
Приемка соответствующего количества топлива должна быть подтверждена или показателями объемных жидкостных счетчиков, или же исходя из емкости резервуара и уровня имеющегося в цистерне несливаемого количества.
Целесообразно, особенно на больших предприятиях, периодически (например, ежемесячно) подтверждать актом, составляемым комиссией, остатки топлива в баках служебного транспорта.
При этом важно учесть следующие особенности оценки остатков топлива в баках:
— оценка топлива в баке осуществляется на основании показаний датчика уровня топлива;
— любая неисправность данного датчика, вероятнее всего, приведет к получению неверных показателей, поэтому датчики должны находиться в исправном состоянии;
— правильность оценки величины топлива в баке зависит от наличия/отсутствия повреждений топливного бака. Ведь вмятины на баке будут следствием изменения его емкости, в то время как датчик уровня топлива в соответствии со своим названием определяет объем топлива по его уровню в баке.

Учет талонов на ГСМ

Аналитический учет «литровых» талонов по счету 006 «Бланки строгой отчетности» ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения.
В случае учета «денежных» талонов на счете 50, субсчет 3 «Денежные документы», аналитический учет талонов будет вестись по их видам. Например, в разрезе различных поставщиков, различного номинала талонов, талонов на различные виды топлива и т.п.
Для контроля сохранности и движения талонов необходимо приказом руководителя организации назначить материально ответственное лицо, которое будет контролировать приход, наличие и расход талонов. Обычно для такого контроля заводится специальная книга учета, в которой и регистрируется движение талонов. Книга должна отвечать определенным требованиям регистра учета бланков строгой отчетности: быть пронумерована, прошнурована, подписана должностными лицами предприятия и скреплена печатью. Книга заполняется под копирку, причем второй лист является отрывным и сдается в бухгалтерию как отчет ответственного работника о наличии, сохранности и расходовании талонов.
В данном регистре необходимо отразить наименование поставщика, количество, номинал и дату поступления и выбытия талонов.

+ Грузовые шины

+ Шины для погрузчиков

+ Индустриальные шины

+ Автокамеры

Приобретение горюче-смазочных материалов по безналичному расчету привлекает сегодня не только частных клиентов, но и руководителей предприятий. Особым спросом данные услуги пользуются у специализированных автотранспортных организаций и компаний, на балансе которых насчитывается большое количество транспортных средств.

При этом необходимо учитывать, что безналичная оплата может быть косвенной и прямой. В первом случае оплата нефтепродуктов осуществляется с использованием талонов, пластиковых карт и прочих документов, которые выступают в качестве эквивалентов ранее оплаченного конкретного количества ГСМ. Что касается прямой безналичной оплаты, то в данном случае поставка топлива оплачивается по факту отпуска ГСМ, а денежные средства поступают на счет АЗС со счета покупателя. Особой популярностью пользуется приобретение топлива по талонам.

Клиент заключает договор с предприятием, а затем перечисляет на его счет авансовый платеж. После этого он получает талоны на ГСМ конкретной марки и в конкретных количествах. Поскольку цены на топливо постоянно меняются, количество и цену ГСМ обычно устанавливают в дополнительных соглашениях или приложении к договору.

В настоящее время талоны представлены несколькими разновидностями. В них может быть отражена марка ГСМ, стоимость и количество топлива. Талоны могут быть литровыми и стоимостными. Клиент получает талоны по специальным ведомостям. Как правило, отдельная ведомость открывается на каждую марку горюче-смазочного материала. Как правило, в ведомостях ставит свою подпись не только материально ответственное лицо, но и водитель транспортного средства, прошедшего заправку.

Как упоминалось, талоны на бензин могут быть выданы клиенту после заключения договора. Данная процедура является максимально простой и оперативной. Предоплата, как правило, равна размеру среднемесячной потребности предприятия в нефтепродуктах. После внесения предоплаты клиент может приехать в офис и забрать топливные карты. С этого момента транспорт может быть заправлен по талонам на любой из заправочных станций сети, расположенных в регионе заключения договора.

Что касается водителей, то им остается заказать на автозаправочной станции необходимый вид топлива и обозначить его количество. После заправки водителю будет выдан чек, в котором отражается информация о номере топливной карты, дате и времени заправки транспортного средства, цене топлива и его количестве, общей стоимости заправки и НДС.

По окончании отчетного периода на руках у клиента окажется полный комплект бухгалтерской отчетности.

Безналичный расчёт при оплате на АЗС с помощью топливных карт

Со временем все технологии совершенствуются, процессы автоматизируются, а наличные деньги всё больше выходят из обихода. Помимо этого, фискальные органы за последние несколько лет намного усложнили наличный расчёт между предприятиями. Именно поэтому пачки денег за оплату топлива канут к лету, поскольку нет смысла водителям возить с собой крупные суммы, контролируя их расход. Наличные также вызывают многочисленные злоупотребления со стороны водителей и персонала АЗС.

Именно по этой причине всё большее количество предприятий начало переходить на безналичный расчёт за бензин на заправках, которые обеспечивают максимально эффективный контроль. Такой способ оплаты является простым, удобным и современным.

Как стать владельцем топливной карты

Как же начать расплачиваться за топливо по безналу? Ответ на этот вопрос достаточно прост: нужно всего лишь подписать с одной или несколькими нефтяными компаниями соответствующие договоры, внести первую оплату в определённом размере для пользования нефтепродуктами и получить электронную топливную карту. Сразу после этого вы можете в любой момент суток осуществлять безоператорную покупку топлива на автозаправочных станциях конкретной компании.

Покупка топлива по безналу

Покупая дизельное топливо или бензин по безналичному расчёту при помощи топливных карт, можно автоматизировать процесс заправки автомобилей, исключив человеческий труд – водителю просто нужно вставить топливный пистолет в бензобак и оформить заказ на определённый тип горючего и его объём. Всю остальную работу выполнят автоматизированные системы управления автозаправочными станциями. После этого водителю будет предоставлен чек, где указываются номера карт, дата и время осуществления покупки, объём в литрах, а также общая стоимость заказа с НДС. Все данные, которые указываются в чеке, передаются на центральный сервер нефтяной компании. Благодаря этому руководства транспортных подразделений и сотрудники бухгалтерии в режиме реального времени имеют доступ к точной информации по сети интернет по специальным паролям к заключаемым договорам.

В конце каждого месяца владельцы топливных карт получают следующие бухгалтерские отчёты:

— итоговый отчёт с содержанием купленного топлива и оказанных клиенту услуг;
— подробное описание по датам, объёму и стоимости приобретённого бензина;
— счёт-фактуры, на основании которых предприятия возвращают клиентам налоги;
— двухсторонние акты по отпущенным нефтепродуктам и оказанным услугам.

Владельцы топливных карт оперативно получают отчёты по интернету. При необходимости оригиналы документов могут отправляться по почте или при помощи курьеров. Благодаря SMS-рассылке клиенты заранее получают уведомления о том, что на их карточке заканчиваются средства, чтобы они смогли вовремя пополнить счёт при помощи терминалов оплаты.

Основной задачей топливных карт является избавление автовладельцев от лишних сложностей, облегчение работы сотрудников бухгалтерий, отделов снабжения и транспортных подразделений.

Практика показывает, что кроме удобства водители получают и экономию своих финансов, поскольку по статистике у владельцев топливных карт на заправку транспортных средств уходит на 5-15 % меньше, нежели у автомобилистов, которые расплачиваются наличными деньгами. Также нефтяные компании часто устраивают различные акции и бонусные программы для своих клиентов, приобретших карту электронного расчёта.

Электронные карты для безналичной оплаты покупки топлива имеют ряд преимуществ:

— в случае оплаты нефтепродуктов возмещается НДС;
— предоставление исчерпывающей информации о производимых операциях;
— исключение мошенничества во время покупки нефтепродуктов;
— отсутствие необходимости возить с собой наличные деньги в междугородней поездке (рейсе);
— отсутствует риск ошибок при расчётах наличными;
— использование технологий криптографии, благодаря которым обеспечивается защита от подделки карт;
— возврат денег при утере карты;
— оперативность проведения операций по покупке топлива.

Существуют универсальные топливные карты, которыми можно расплачиваться на любой автозаправке, где имеются специальные терминалы оплаты. Приобрести такую карту достаточно сложно, но их владельцы получают ещё больше преимуществ, поскольку они не ограничиваются отдельными сетями АЗС.

Учет поступления ГСМ на предприятие

Приобретение горюче-смазочных материалов

Приобретение ГСМ может производиться предприятием:

  • — за наличный расчет;
  • — в безналичной форме.

В первом случае ГСМ приобретаются подотчетными лицами, которыми обычно являются водители предприятия. Расчеты при безналичной форме приобретения производятся либо путем перечисления денежных средств на расчетный счет поставщика — специализированной организации, либо путем проведения взаимозачета. Кроме того, одной из распространенных форм приобретения ГСМ является отпуск их с автозаправочных станций (АЗС) по талонам, а также по пластиковым картам.

Приобретение ГСМ за наличный расчет на автозаправочных станциях.

Приобретение ГСМ на АЗС за наличный расчет — это наиболее распространенный способ их приобретения. В этом случае водителям выдаются из кассы наличные денежные средства под отчет для приобретения бензина (дизельного топлива).

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40) выдача наличных денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки, которые определяют руководители организаций. Для этого руководитель предприятия издает приказ (образец 1), в котором определяет круг лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств в кассе предприятия под отчет. В этом приказе также оговариваются сроки представления в бухгалтерию авансовых отчетов.

по обществу с ограниченной ответственностью «ААА»

от 8 января 2009 г. N 5

О выдаче наличных денег под отчет

В целях организации работы автотранспорта в организации

1. Выдавать с 8 января по 31 декабря 2009 г. наличные денежные средства для приобретения горюче-смазочных материалов из кассы водителям в следующих суммах:

  • 2. Выдачу наличных в указанных размерах производить еженедельно — в четверг.
  • 3. Авансовые отчеты об израсходованных суммах представлять в бухгалтерию еженедельно (в четверг) перед получением очередной суммы под отчет.
  • 4. При непредставлении отчета за полученные ранее денежные средства очередной аванс не выдавать.

При выдаче средств под отчет необходимо учитывать следующие требования действующего законодательства:

  • — при наличии остатка по лицевому счету подотчетного лица новый аванс может быть выдан только при представлении отчета по предыдущему (предыдущим) авансу (авансам);
  • — не допускается выдача средств лицу, с которым организацией не заключен трудовой договор (контракт);
  • — в организации должны быть установлены сроки и порядок отчетности подотчетных сумм.

Для оформления выдачи денежных средств из кассы организации Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждена форма расходного кассового ордера (форма N КО-2).

Данный документ применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

Общепринято, что величина сумм наличных денежных средств для приобретения топлива, подлежащих выдаче под отчет, обычно устанавливается исходя из величины стоимости средненедельного расхода топлива, а при работе в междугородном или межобластном сообщении — исходя из величины стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания.

При исчислении средненедельного расхода топлива используются величины планового пробега, утвержденных в организации линейных норм расхода топлива, действующих цен на топливо в данной местности и на территориях маршрута следования, количество рабочих дней в неделе, величины заправок непосредственно на предприятии (при наличии хранилищ, других условий и возможностей для заправки).

Стоимость расхода топлива при работе на дальних маршрутах исчисляется, кроме того, с учетом предполагаемого дополнительного пробега, связанного с загрузкой в обратном направлении или поиском груза, переадресацией груза, возможного увеличения пробега, связанного с непредвиденными обстоятельствами, в размере до 15% общего пробега по маршруту и т.п.

В бухгалтерском учете операции по выдаче наличных денежных средств под отчет для закупки ГСМ отражаются проводкой:

Дебет 71, «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит 50 «Касса»

— выданы наличные деньги под отчет.

По истечении установленного срока водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет», с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Форма N АО-1 «Авансовый отчет» предназначена для применения юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений) и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и передается после его утверждения работнику бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает реквизиты документа, подтверждающего приобретение горюче-смазочных материалов, — кассового чека автозаправочной станции.

К авансовому отчету прилагаются чеки ККМ, выдаваемые автозаправочной станцией (АЗС). В соответствии с п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и заполняются соответствующие налоговые регистры. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждается организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями абз. 1 вышеуказанного пункта.

Кассовый чек должен содержать следующие данные:

  • — наименование организации-продавца (АЗС);
  • — ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) организации-продавца;
  • — номер кассового аппарата;
  • — номер и дата выдачи чека;
  • — стоимость ГСМ с учетом НДС. В некоторых регионах для АЗС введен единый налог на вмененный доход. В таких случаях стоимость ГСМ не включает в себя НДС;
  • — марка ГСМ, количество топлива и цена за единицу. Эти реквизиты не являются обязательными для чека ККМ. Однако большинство АЗС в настоящее время выдают именно такие чеки. Если в чеке нет указанных реквизитов, то АЗС выдает товарный чек.

Наличие чека ККМ с необходимыми реквизитами является основанием для заполнения налогоплательщиком соответствующего налогового регистра и отнесения в состав расходов, принимаемых для целей налогообложения, стоимости ГСМ, использованных в производственной деятельности предприятия.

Бухгалтер на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости.

В бухгалтерском учете на основании авансового отчета делается проводка:

Дебет 10-3 «Топливо», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, перерасход компенсируется и выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счетов:

  • — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника);
  • — 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Пример 1. В ООО «ААА» приобретение бензина производится на АЗС за наличный расчет. Согласно приказу по организации водителю Петрову С.В. 9 января 2008 г. на период с 9 по 16 января 2008 г. выдано из кассы под отчет 5000 руб.

  • 17 января 2008 г. водитель сдает авансовый отчет с приложением кассовых чеков, выданных на АЗС, на общую сумму 4107 руб. 00 коп.:
    • — чек от 9 января 2008 г. N 30301 на сумму 342,00 руб. (17 руб. 10 коп. x 20 литров);
    • — чек от 10 января 2008 г. N 31106 на сумму 684,00 руб. (17 руб. 10 коп. x 40 литров);
    • — чек от 11 января 2008 г. N 56018 на сумму 1020,00 руб. (17 руб. 00 коп. x 60 литров);
    • — чек от 12 января 2008 г. N 61251 на сумму 1032,00 руб. (17 руб. 20 коп. x 60 литров);
    • — чек от 15 января 2008 г. N 18016 на сумму 1029,00 руб. (17 руб. 15 коп. x 60 литров).

Остаток неиспользованных денежных средств в сумме 893 руб. 00 коп. водитель сдал в кассу.

В учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50

— 4107,0 руб. — оприходован приобретенный бензин;

Дебет 50 Кредит 71

— 893,0 руб. — возвращен в кассу остаток неиспользованных денежных средств;

— 170,0 руб. — списана стоимость фактически израсходованных ГСМ на счета учета затрат согласно данным путевых листов.

Приобретение ГСМ в безналичном порядке.

По безналичному расчету горюче-смазочные материалы приобретают в основном предприятия, имеющие достаточно большой парк автомашин и собственные резервуары для хранения нефтепродуктов. Взаимоотношения между предприятиями и поставщиками ГСМ регулируются договором на поставку нефтепродуктов.

Безналичная оплата может быть как прямой, так и косвенной.

Прямая безналичная оплата — это форма оплаты магнитными и чиповыми картами, с помощью которых производится перевод денежных сумм с карты покупателя на счет АЗС по результатам отпуска топлива.

Косвенная безналичная оплата представляет собой форму оплаты нефтепродуктов на АЗС магнитными и чиповыми картами, талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества ГСМ.

Приобретение ГСМ по талонам.

Для приобретения ГСМ по талонам организация заключает договор купли-продажи с продавцом ГСМ, который организует отпуск автомобильного топлива через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, отпускающих ГСМ по талонам данного продавца, приводится в договоре (с указанием их адресов).

Оплатив определенное договором количество бензина соответствующей марки, организация получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.

В настоящее время существует множество видов талонов, которые можно условно разделить на три основные группы:

  • количественно-суммовой талон, в котором указаны марка, количество и стоимость топлива. Такой талон является обязательством фирмы отпустить определенное количество ГСМ указанной марки по конкретной цене. В этом случае предприятие оплачивает автозаправочной станции стоимость ГСМ авансом. АЗС отпускает предприятию на стоимость оплаченного топлива талоны, составленные в количественном выражении, и указывает стоимость одного литра топлива, а автозаправочная станция обязуется отпустить ГСМ по талонам по цене, фиксированной на дату получения аванса;
  • количественный талон, в котором указаны марка и количество топлива, то есть обязательство отпустить определенное количество ГСМ конкретной марки;
  • стоимостный талон, в котором указаны марка топлива и общая стоимость талона. В этом случае автозаправочная станция обязуется отпустить предприятию бензин определенной марки по талонам по цене, действующей на дату получения бензина.

Для получения, хранения и выдачи талонов водителям приказом руководителя назначается материально ответственное лицо.

Получение талонов обычно осуществляется самим материально ответственным лицом. В случае если талоны на заправку топлива получают другие лица, то они обязаны в день получения этих талонов сдать их материально ответственному лицу для их оприходования и хранения.

Получив талоны, материально ответственное лицо на основании товаросопроводительных документов поставщика составляет приходный ордер по форме N М-4 (утв. Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а) и сдает приходные документы в бухгалтерию организации.

В приходном ордере необходимо указать марку бензина, серию и номера полученных талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях исходя из стоимости бензина, указанной в договоре и счете на оплату.

Пример заполнения приходного ордера по форме N М-4 приведен ниже.

Материально ответственное лицо, получившее на хранение талоны, по требованию, подписанному руководителем и главным бухгалтером, выдает талоны специально назначенному работнику для выдачи водителям транспортных средств.

Повторная выдача талонов может производиться только после полного отчета за ранее выданные талоны.

Талоны на право получения топлива выдаются водителям только по предъявлении ими путевого листа, на котором диспетчером или уполномоченным на то руководителем предприятия лицом в строке «Выдать горючее» записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с учетом количества бензина в баках при выезде на линию.

Выдача талонов отражается в ведомости учета выдачи талонов, в которой за полученные талоны расписывается водитель, а на каждую марку топлива ведется отдельная ведомость.

На предприятиях с большим парком машин ведомость выдачи талонов составляется и сдается в бухгалтерию ежедневно. Ведомость может составляться еженедельно или подекадно. Все зависит от количества автомобилей на предприятии.

При сменной организации работы материально ответственных лиц на предприятии для учета движения ГСМ целесообразно использовать книгу учета талонов.

Книга учета талонов за январь 2008 года

Раздел книги — по бензину марки Аи-92

Вид Талонов — количественно-стоимостные

Номинал 1 Талона — 10 л (100 руб.)

От кого получены или кому выданы

Серия и номер талонов

Остаток на начало смены, шт.

Количество талонов, шт.

Остаток на конец смены, шт.

Книга учета талонов на топливо должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером предприятия и скреплена печатью. Записи в книге производятся ежедневно по документам, которые послужили основанием для оприходования и списания в расход талонов на ГСМ. При этом на каждый вид талонов и марки бензина следует открывать отдельный раздел книги.

Если водители транспортных средств не использовали полученные талоны, то по окончании работы они обязаны их сдать материально ответственному лицу. Материально ответственное лицо производит соответствующие записи в ведомости возврата талонов. Далее в установленные руководством предприятия сроки (на практике обычно — ежемесячно) материально ответственное лицо на основании приходных и расходных документов составляет отчет о движении талонов и передает его в бухгалтерию. При этом в отчете должны открываться отдельные разделы по каждой марке ГСМ и по каждому виду талонов. На основании указанного отчета и соответствующих первичных документов талоны списываются с подотчета материально ответственного лица в подотчет водителям.

Бухгалтерский учет оплаченных и полученных организацией талонов должен обеспечивать ведение учета по видам ГСМ и местам их нахождения. Учет талонов на ГСМ целесообразно организовать на счете 10 «Материалы».

Аналитический учет ведется по видам бензина и по материально ответственным лицам.

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов, приобретенных по талонам, зависит от момента перехода права собственности на ГСМ к покупателю талонов, а также от вида талонов. Они могут быть литровыми или стоимостными.

Если предприятие приобретает литровые талоны (на них указан вид топлива и литраж), то изменение цен, произошедшее после оплаты талонов, никак не повлияет на оценку ГСМ в учете: ГСМ будут отражаться по цене приобретения.

Пример 2. Условиями договора с АЗС предусмотрен переход права собственности на ГСМ в момент оплаты. Приобретены талоны на 10 л бензина за 200,6 руб. (в том числе НДС — 30,6 руб.), которые переданы водителям для заправки. На конец месяца в топливных баках бензина не осталось. В учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 60 Кредит 51

— 200,6 руб. — перечислен аванс специализированной организации;

— 170,0 руб. — отражено получение талонов на ГСМ в стоимостном выражении;

Дебет 19 Кредит 60

— 30,6 руб. — отражен НДС по полученным талонам;

Дебет 68 Кредит 19

— 30,6 руб. — принята к вычету сумма НДС по оплаченным и полученным талонам на ГСМ;

— 170,0 руб. — отражена выдача 70 талонов под отчет водителям;

— 170,0 руб. — отражена стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей, согласно авансовым отчетам водителей и отчету АЗС;

— 170,0 руб. — списана стоимость фактически израсходованных ГСМ на счета учета затрат согласно данным путевых листов.

Пример 3. Право собственности на ГСМ переходит в момент отгрузки. Остальные условия — из примера 2.

До момента заправки автомобилей учет талонов ведется на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в штуках по стоимости приобретения:

Дебет 60 Кредит 51

— 200,6 руб. — перечислен аванс специализированной организации;

— 200,6 руб. — отражено получение талонов на ГСМ в стоимостном выражении;

— 200,6 руб. — отражена выдача талонов в подотчет водителям;

Дебет 68 Кредит 19

— 30,6 руб. — принята к вычету сумма НДС по оплаченным и полученным талонам на ГСМ;

— 170,0 руб. — отражена стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей, согласно авансовым отчетам водителей и отчету АЗС;

Дебет 19 Кредит 71

— 30,6 руб. — отражена сумма НДС по полученным ГСМ;

Дебет 71 Кредит 60

— 200,6 руб. — произведен зачет перечисленного поставщику аванса.

Учет будет отличаться, если покупаются стоимостные талоны и право собственности переходит в момент заправки автомобиля предприятия. При предъявлении «рублевого» талона АЗС отпускает бензин на указанную в нем сумму по действующим в данный момент розничным ценам. Такие талоны являются денежными документами.

Пример 4. Условиями договора с АЗС предусмотрен переход права собственности на ГСМ в момент отгрузки. Приобретены «рублевые» талоны за 200,6 руб. (в том числе НДС — 30,6 руб.):

Дебет 60 Кредит 51

— 200,6 руб. — перечислен аванс специализированной организации;

Дебет 50-3 Кредит 60

— 200,6 руб. — отражено получение талонов на ГСМ в стоимостном выражении;

Дебет 71 Кредит 50-3

— 170,0 руб. — отражена выдача талонов под отчет водителям;

— 170,0 руб. — отражена стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей, согласно авансовым отчетам водителей и отчету АЗС;

Дебет 19 Кредит 71

— 30,6 руб. — отражена сумма НДС по полученным ГСМ;

Дебет 68 Кредит 19

— 30,6 руб. — принята к вычету сумма НДС по оплаченным и полученным талонам на ГСМ;

— 170,0 руб. — списана стоимость фактически израсходованных ГСМ на счета учета затрат согласно данным путевых листов.

Если же предприятие приобрело стоимостные талоны с переходом права собственности в момент оплаты, то записи аналогичны записям в примере 2.

Приобретение ГСМ по корпоративным картам.

Согласно Положению о порядке эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденному Банком России 24 декабря 2004 г. N 266-П, корпоративная карта представляет собой банковскую карту (средство для составления расчетных и иных документов, подлежащих оплате за счет клиента), которая позволяет ее держателю (физическому лицу, уполномоченному юридическим лицом) проводить операции по счету этого юридического лица в пределах расходного лимита, установленного эмитентом.

Общие правила документооборота при расчетах по операциям с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление на бумажном носителе слипов, квитанций электронных терминалов, квитанций банкоматов. Слип (квитанция электронного терминала) должен быть собственноручно подписан держателем банковской карты.

Слипы и квитанции фиксируют только факт совершения операции с использованием банковской карты. Фактическое же списание денежных средств со счета юридического лица подтверждается банковской выпиской по специальному карточному счету. При этом, как правило, имеется временной разрыв между датой списания денежных средств и датой совершения операции, указанной в слипе, ведь фактическое списание денежных средств со счета обычно производится на несколько дней позже. Кроме всего прочего, может случиться и так, что расчет за товары с использованием банковской карты произведен в конце одного отчетного периода, а списание денежных средств производится уже в следующем отчетном периоде.

Именно этим обусловлено использование в бухгалтерском учете организации счета 57 «Переводы в пути», ведь слипы и квитанции поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающей факт списания денежных средств со счета юридического лица.

Для отражения операций по специальным карточным счетам в бухгалтерском учете организации используется счет 55 «Специальные счета в банках», к которому открывается отдельный субсчет 55-4 «Банковские карты».

При открытии специального карточного счета в бухгалтерском учете организации используется проводка:

Дебет 55 «Специальные счета в банках», субсчет 55-4 «Банковские карты», Кредит 51 «Расчетный счет».

Согласно Положению N 266-П средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты.

Соответственно, оприходование материальных ценностей, оплаченных посредством корпоративной карты, должно отражаться в учете как погашение задолженности подотчетного лица по списанным суммам.

Поскольку корпоративная карта позволяет распоряжаться денежными средствами юридического лица, ее можно учитывать аналогично денежным документам, для отражения которых согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, предназначен счет 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы». В таком случае выдача пластиковой карты работнику может отражаться как выдача под отчет денежных документов.

В соответствии с Планом счетов для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат и приобретенных ценностей или с другими счетами — в зависимости от характера произведенных расходов.

Пример 5. Водителю организации выдана расчетная карта, по которой он получил наличные денежные средства для расчетов за ГСМ на автозаправочной станции.

В учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50-3

— 100 руб. — выдана под отчет водителю организации расчетная корпоративная карта для оплаты ГСМ (по номинальной стоимости);

Дебет 71 Кредит 57

— 944,0 руб. — списаны с расчетного счета платежи по корпоративной карте;

Дебет 10-3 Кредит 71

— 800,0 руб. — отражена стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей, согласно авансовым отчетам водителей и отчету АЗС;

Дебет 19 Кредит 71

— 144,0 руб. — отражена сумма НДС по полученным ГСМ;

Дебет 57 Кредит 55

— 944,0 — списаны денежные средства со специального карточного счета на основании выписки банка;

Дебет 68 Кредит 19

— 144,0 руб. — отражен налоговый вычет оплаченного НДС;

Дебет 50-3 Кредит 71

— 100,0 руб. — отражен возврат подотчетным лицом корпоративной карты в кассу.

Держатель карты может осуществлять и безналичные расчеты с применением расчетной карты. В этом случае порядок отражения операций в бухгалтерском учете организации будет несколько иным.

За обслуживание карточного счета банк удержал со специального карточного счета сумму комиссии за обслуживание банковской карты в размере 300 руб.

В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции отражены следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50-3

— 100,0 руб. — выдана на руки работнику для осуществления расчетов корпоративная карта;

Дебет 50-3 Кредит 71

— 100,0 руб. — отражен возврат подотчетным лицом корпоративной карты в кассу;

Дебет 19 Кредит 57

— 3050,0 руб. — отражена сумма НДС по полученным талонам;

Дебет 57 Кредит 55-4

Дебет 91-2 Кредит 55-4

— 300,0 руб. — отражена сумма комиссии банка в составе прочих расходов;

Дебет 68 Кредит 19

— 3050,0 руб. — отражен налоговый вычет оплаченного НДС.

Приобретение ГСМ по топливным картам.

Топливные карты — старейший тип небанковских карт. История их уходит в далекие 20-е гг. XX в., когда нефтяные компании (в первую очередь имеющие бензозаправки) начали выпуск карточек как средства предоставления кредита своим клиентам. Тогда карточки были металлические с выдавленной на них информацией о клиенте.

Сейчас карточки для АЗС — самостоятельная отрасль пластиковых карт, использующая самые последние технологические достижения в этой области. Система же топливных карт широко применяется на заправочных станциях всего мира.

Применение топливных карт обладает рядом преимуществ:

  • — дает возможность возмещения НДС по счетам-фактурам за истекший отчетный период;
  • — избавляет клиента от расчетов наличными деньгами;
  • — позволяет устанавливать ограничения на определенный вид топлива и суточный лимит отпуска по заявкам предприятий;
  • — вся информация по топливным картам обрабатывается электронным способом, это упрощает бухгалтерский учет предприятия по расходу ГСМ за счет представления ежемесячного финансового отчета, содержащего подробную информацию о виде, количестве и стоимости товара, полученного на АЗС;
  • — отпадает необходимость физически пополнять карту денежными средствами, лимит карты автоматически активируется при поступлении средств от предприятия;
  • — при утере ТК существует возможность блокировки топливной карты, что нельзя было сделать при использовании талонов по ГСМ;
  • — предусмотрена система скидок с розничной цены нефтепродуктов специально по топливным картам.

Топливная микропроцессорная пластиковая карта (Oil Card) — это платежная небанковская карта со встроенной микросхемой (микрочипом), выпускаемая топливной компанией и/или владельцем сети АЗС и предназначенная для учета обязательств поставщика перед покупателем по отпуску топлива, а также для учета объема и ассортимента топлива, полученного покупателем на АЗС, участвующих в программе по внедрению технологии расчетов с использованием микропроцессорных карт.

Использование топливных пластиковых карт предполагает применение косвенной безналичной оплаты.

В соответствии с п. 1.7 Технических требований к электронным контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами, утвержденных в Приложении N 3 к Решению Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (Протокол от 10 ноября 1994 г. N 14), косвенная безналичная оплата — это форма оплаты за нефтепродукты на АЗС магнитными и чиповыми картами, талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов.

Как правило, техническое обеспечение функционирования системы расчетов с помощью топливных пластиковых карт осуществляет процессинговый центр (процессинговая компания) — центральный пункт сбора информации, в который стекаются все сведения с карточных терминалов, расположенных на АЗС, которые затем обрабатываются и в виде актов, отчетов, реестров рассылаются организациям.

Для приобретения бензина по топливным картам компания заключает с процессинговым центром договор поставки топлива или договор на заправку нефтепродуктами и мойку автотранспорта с использованием топливных карт. По своей сути это смешанный договор. Процессинговый центр выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственником топлива.

Топливные карты работают как расчетные (дебетовые) карты по двум возможным схемам: предоплата или оплата по факту.

Прием топливных карт увязан с отпуском через автоматизированную систему АЗС либо через терминал. Владелец топливной карты имеет возможность выбирать ту или иную схему работы с фирмой — эмитентом карт:

  • — первая схема подразумевает запись на карту клиента оплаченного им количества топлива или некоторой суммы денежных средств, необходимых для расчетов в точках обслуживания: например, схемы «Электронный кошелек», «Межрегиональная карта»;
  • — другая схема интересна для компаний, устанавливающих фиксированный расход топлива для каждой машины или водителя: например, схемы «Лимитная», «Револьверная»;
  • — следующая схема как элемент дисконтной программы предназначена для физических лиц: например, схемы «Лояльность», «Бонусная».

Поставка бензина производится посредством его выборки на АЗС поставщика (список которых приведен в приложении к договору) покупателем (держателем карты) по топливным микропроцессорным картам через топливораздаточные колонки с использованием учетных терминалов поставщика для идентификации владельца карты.

Выборка топлива и передача данных начинаются с даты получения организацией-покупателем топливных карт.

Датой поставки считается дата выборки топлива держателем карты покупателя, указанная в чеке учетного терминала АЗС.

Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика 100-процентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета.

Отдельно покупатель оплачивает стоимость многоразовых литровых топливных микропроцессорных карт с суточным (или месячным) лимитом.

При достижении суммы остатка (количества литров) на субсчете организации-покупателя по какой-либо марке топлива значения сигнального порога (его значение определяет поставщик) поставщик предупреждает покупателя о необходимости заказа на топливо.

Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее, а также отчет (или реестр) операций по картам. В последнем документе указывается, когда и сколько топлива было приобретено (данные с заправок).

Списание топлива на расходы производится на основании путевого листа и ежемесячного отчета продавца топлива о получении бензина на АЗС.

Договором заправки ГСМ могут быть предусмотрены два варианта:

  • 1) право собственности на топливо переходит к покупателю в момент заправки автотранспорта по топливным картам;
  • 2) право собственности на топливо переходит к покупателю в момент передачи ему топливных карт.

В случае если договором заправки ГСМ предусмотрено, что право собственности на топливо переходит к покупателю в момент заправки автотранспорта по пластиковым картам, то суммы, перечисленные специализированной организации за пластиковые карты, должны учитываться на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с субсчетом 50 «Денежные документы». Закрытие этого аванса возможно только после фактического отпуска бензина с АЗС.

Пример 7. Предприятие в соответствии с заключенным договором на заправку автотранспорта перечислило авансом специализированной организации 1000 руб. на приобретение 100 л бензина. Договором предусмотрен переход права собственности на топливо в момент фактической заправки автотранспорта покупателя. Получена топливная карта номинальной стоимостью 1000 руб., которая была выдана водителю автомашины. По истечении месяца от специализированной организации получен отчет об отпущенном топливе за месяц, согласно которому в автомобиль заправлено топлива 50 л на сумму 500 руб.

Итоговая сумма документов, подтверждающих оплату ГСМ, — слипов, полученных водителями с автозаправочной станции, — совпадает с суммой, указанной в ежемесячном отчете специализированной организации и составляет 500 руб., в том числе НДС по ставке 18% — 76 руб.

На основании данных путевых листов фактически было израсходовано топлива за месяц 50 л.

В бухгалтерском учете указанная операция отражается следующим образом:

Дебет 60 Кредит 51

— 1000,0 руб. — перечислен аванс специализированной организации;

Дебет 50-3 Кредит 60

— 1000,0 руб. — отражено получение топливной карты в стоимостном выражении;

Дебет 71 Кредит 50-3

— 1000,0 руб. — отражена выдача топливной карты под отчет водителю;

— 424,0 руб. — отражена стоимость ГСМ, залитых в бак автомобиля, согласно авансовым отчетам водителя и отчету АЗС;

Дебет 19 Кредит 71

— 76,0 руб. — отражена сумма НДС по полученным ГСМ;

— 424,0 руб. — списана стоимость фактически израсходованных ГСМ на счета учета затрат согласно данным путевых листов;

Дебет 68 Кредит 19

— 76,0 руб. — отражен налоговый вычет оплаченного НДС.

Сумму НДС по ГСМ следует относить на возмещение расчетов с бюджетом на основании счета-фактуры, полученного от специализированной организации по мере отпуска горюче-смазочных материалов, то есть при их фактическом получении предприятием (заправке в автотранспорт).

В случае если договором заправки ГСМ предусмотрено, что право собственности переходит к покупателю в момент перечисления им платы за топливо и получения пластиковых карт, то стоимость таких пластиковых карт следует отражать на субсчете 10-3 «Топливо» в момент передачи пластиковых карт покупателям. В данном случае в договоре поставки ГСМ должно быть в обязательном порядке указано количество топлива, которое поставщик обязуется отпустить по пластиковым картам. То есть цены на ГСМ в данном случае являются фиксированными и не изменяются по истечении времени.

Пример 8. Договором предусмотрен переход права собственности на топливо в момент перечисления предоплаты и получения покупателем пластиковых карт. Остальные условия — из примера 7.

В бухгалтерском учете указанная операция отражается следующим образом:

Дебет 60 Кредит 51

— 1000,0 руб. — перечислен аванс специализированной организации;

Дебет 10-3 Кредит 60

— 848,0 руб. — отражено получение топливной карты в организацию по ее стоимостному выражению;

Дебет 19 Кредит 60

— 152,0 руб. — отражен НДС по полученному топливу в виде пластиковых карт;

Дебет 68 Кредит 19

— 152,0 руб. — принят к вычету НДС по полученному топливу в виде пластиковых карт;

— 848,0 руб. — отражена выдача топливной карты под отчет водителю;

— 424,0 руб. — отражена стоимость ГСМ, залитых в бак автомобиля, согласно авансовым отчетам водителя и отчету АЗС;

— 424,0 руб. — списана стоимость фактически израсходованных ГСМ на счета учета затрат согласно данным путевых листов.

Сумма НДС в данном случае принимается к вычету в момент получения пластиковых карт покупателем, то есть в момент получения им права собственности на полученное топливо. При этом основанием для принятия НДС к вычету является счет-фактура, полученный от специализированной организации.

Статья написана по материалам сайтов: www.tractyres.ru, selnov.ru, studwood.ru.

«