+7 (499) 938 42 63  Москва

+7 (812) 467 32 84  Санкт-Петербург

8 (800) 350 10 92  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Не нашли ответ на свой вопрос?

Проконсультируйтесь с юристом бесплатно!

Это быстрее, чем искать.

Ответ юриста уже в течение 10 минут

Закрыть
Кратко и ясно сформулируйте суть вопроса.
Пример: "Как открыть ООО?",
"Не выплачивает страховая, что делать?"
Запрещено писать ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ
Сформлируйте ваш вопрос как можно точнее и подробнее.
Чем больше информации - тем точнее будет ответ.
  • img

    Конфиденциальность

    Ваши персональные данные нигде не публикуются. Передача информации защищена сертификатом SSL.
  • img

    Быстро и удобно

    С нами вы сэкономите массу времени, ведь мы отобрали лучших юристов в каждом из городов России.

Спасибо, наш юрист свяжется с вами по телефону в ближайщее время. Также ваш вопрос будет опубликован на сайте после модерации.

Порядок использования корпоративных карт


Расходы, связанные с хозяйственной или основной деятельностью компании, зачастую удобнее оплачивать с карты, чем обычным банковским переводом по реквизитам. К таким случаям относятся накладные, представительские, транспортные, командировочные расходы. Для решения этих задач можно оформить корпоративную банковскую карту, которой сможет пользоваться ограниченный круг сотрудников.

Нужна ли вашей компании такая услуга и какие преимущества она дает? В этой статье мы рассмотрим основные моменты, связанные с корпоративными картами для юридических лиц, и проанализируем несколько предложений конкретных банков, предлагаемые ими условия и тарифы.

Применение корпоративных банковских карт

Отличие корпоративной банковской карты от обычной состоит в том, что она привязана к счету юридического лица — расчетному или отдельному карточному. По сути дела, везде, где требуется выдать деньги сотруднику под отчет, компания может просто воспользоваться корпоративной картой, которая может быть как дебетовой, так и кредитной, именной или на предъявителя. Это позволяет упростить и оптимизировать те расходы компании, которые аналогичны расходам обычного физического лица. Необходимо купить, например, подарок кому-то из сотрудников на день рождения, организовать маленький праздник в отделе, отправить кого-то в срочную командировку с проживанием в гостинице, пригласить клиента на обед или заказать такси — список можно продолжать бесконечно.

Особенности оформления и обслуживания

Выпуск и выдача корпоративных карт производятся в соответствии с «Положением об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», утвержденным ЦБ РФ 24 декабря 2004 года под № 266-П. Если предприятию нужна корпоративная карта, руководитель должен обратиться в банк с заявлением. К заявлению, как правило, требуется приложить следующие документы (конкретный список каждый банк устанавливает на свое усмотрение):

  • Учредительные документы предприятия.
  • Выписка из ЕГРЮЛ.
  • Заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты.
  • Паспорт держателя карты.
  • Доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте.

Порядок использования корпоративных банковских карт

Каким образом будут использоваться корпоративные банковские карты, определяет исключительно руководство предприятия. Порядок использования фиксируется в локальном нормативном документе — Положении, которое дает ответы на следующие вопросы:

  • Порядок пользования PIN-кодом карты. PIN-код — конфиденциальная информация, разглашение которой любым третьим лицам недопустимо.
  • Сроки предоставления отчета о расходе денежных средств по карте. Например, в течение пяти рабочих дней сотрудник обязан отчитаться директору организации и/или главному бухгалтеру и приложить к отчету чеки.
  • Санкции при непредставлении отчета. Списанные с карты суммы удерживаются из зарплаты сотрудника, производившего расчеты.
  • Учет корпоративных карт (оформленные карты, выдача и возврат карт). Как правило, создается специальный журнал учета.
  • Меры на случай утраты или хищения корпоративной банковской карты. Карта должна быть немедленно заблокирована, для этого следует связаться с банком. Если держатель карты не успел этого сделать вовремя и компания понесла ущерб, сумма ущерба взыскивается с держателя карты.

Важно!

Общее правило: оплата по карте проводится только безналичным расчетом.

Факт расчетов с помощью корпоративной банковской карты будет отображен в выписке по счету, к которому она привязана. Проводка списания средств формируется на дату банковской выписки.

Преимущества корпоративных банковских карт

Руководителям предприятий можно порекомендовать этот платежный инструмент в силу следующих его плюсов:

  1. Есть возможность делать онлайн-покупки с предоплатой.
  2. Средства компании доступны в любое время суток, можно снимать наличные в банкомате.
  3. В случае сомнительных операций или потери карты, ее можно заблокировать и сохранить средства.
  4. Можно быстро осуществить платеж на сумму более 100 тысяч рублей (это порог для наличных расчетов, осуществляемых юридическими лицами).
  5. Можно расплачиваться картой за границей, с автоматической конвертацией валют.
  6. По карте можно установить лимит расходов.
  7. Бухгалтерия может контролировать расходы по карте, заказав детальную выписку.
  8. В режиме реального времени работает SMS-информирование обо всех операциях по карте.
  9. Информировать налоговые органы и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт не требуется, как и об открытии карточных счетов. Эта обязанность была отменена Федеральным законом от 2 апреля 2014 года № 52-ФЗ [1] .

Таким образом, сокращается время на выдачу денежных средств сотрудникам, упрощается отчетность, повышается безопасность пользования деньгами компании.

Обзор предложений

Карта является только платежным инструментом, она обязательно привязана к банковскому счету. Без открытого счета карта не выдается. Однако предприятию совсем не обязательно оформлять корпоративные карты в том банке, где у него есть расчетный счет. Достаточно изучить предложения банков и открыть отдельный карточный счет там, где по корпоративным картам предлагаются наиболее выгодные условия оформления и обслуживания. В качестве примера рассмотрим предложения по обслуживанию корпоративных карт от трех известных российских банков.

Сбербанк

«Россельхозбанк»

«ЮниКредит Банк»

Как можно увидеть, чем больше возможностей по карте предоставляет банк, тем дороже годовое обслуживание. В зависимости от выбранной платежной системы, по корпоративным картам ваше предприятие будет иметь скидки и дополнительные преимущества Mastercard Business или Visa Business. Кроме того, вы можете оформить корпоративные карты Mastercard Gold или Visa Gold. Их обслуживание стоит значительно дороже, но они дают дополнительные возможности при аренде автотранспорта, бронировании номеров в отелях, пользовании услугами в аэропортах. Удобен вариант оформления карт класса Gold для руководства компании и класса Business для остальных сотрудников.

Корпоративная банковская карта упрощает взаимодействие руководства и сотрудников по финансовым вопросам, делает его менее формальным, сокращает количество бюрократических процедур. При этом безопасность использования денежных средств повышается. Таким образом, высвобождаются ресурсы на выполнение бизнес-задач, повышается эффективность работы, растет лояльность сотрудников.

*Информация действительна на 1 апреля 2018 года, не является публичной офертой.

Расчеты с использованием корпоративной карты

Виды корпоративных карт

Корпоративная карта, как и любая другая банковская карта, открывается на конкретное физическое лицо. Но особенность в том, что это лицо должно быть сотрудником компании, заключившим договор на выпуск такой карты.

Банки могут выпускать дебетовые и кредитовые корпоративные карты (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Держатель дебетовой (расчетной) карты может совершать операции в пределах установленной банком суммы денежных средств. Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее счете. С использованием кредитной карты держатель может совершать операции за счет денег, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.

И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Неименные выпускаются на компанию. Такой картой может пользоваться любое из подотчетных лиц. Как показывает практика, организации в основном используют дебетовые карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

Как получить карту

Чтобы оформить корпоративную карту, фирма должна заключить договор с банком. К нему необходимо приложить:

  • список сотрудников, которые будут пользоваться картой. Их подписи должны быть заверены печатью фирмы;
  • копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты;
  • договоры об использовании карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.

Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному компанией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю компании, действующему на основании доверенности.

Порядок использования корпоративных карт

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, организации необходимо разработать положение о порядке их использования (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). В нем рекомендуем установить:

  • перечень расходов и операций, которые могут быть совершены сотрудником по корпоративной карте;
  • лимиты расчетов по корпоративным картам;
  • срок, по истечении которого сотрудник должен вернуть карту;
  • порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
  • срок, в течение которого сотрудник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
  • перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Кроме того, необходимо утвердить список должностей лиц, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ). Сотрудники, должности которых перечислены в списке, должны быть ознакомлены с положением под подпись (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, необходимо организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого целесообразно разработать регистр, в котором отражаются следующие данные: номера карт, Ф. И. О. их держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании. Как правило, неименные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания – оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Какие расходы можно производить по карте

Согласно пункту 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо может осуществлять с использованием банковских карт, в частности, следующие операции:

  • получать наличные для расчетов в России, связанных с деятельностью юрлица, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
  • производить оплату в рублях, связанную с деятельностью юрлица, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы в РФ;
  • получать наличную инвалюту за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;
  • оплачивать командировочные и представительские расходы в иностранной валюте за пределами РФ.

У бухгалтера компании часто возникает вопрос: может ли командированный сотрудник использовать за рубежом корпоративную карту для оплаты услуг от имени самой организации? А если может, каким образом уполномоченный банк осуществляет валютный контроль таких операций?

Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не установлены ограничения на проведение валютных операций между резидентами и нерезидентами.

Следовательно, командированный за границу сотрудник, действующий от имени и по поручению своей организации, теоретически может использовать корпоративную карту для оплаты услуг.

Ранее действовавшее Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт (утверждено Банком России 9 апреля 1998 г. № 23-П) содержало норму, согласно которой при совершении валютных операций с использованием корпоративных карт юридическое лицо было обязано в течение одного месяца с даты совершения операции представить в уполномоченный банк обоснование операции, в том числе отчет о расходах. В действующем в настоящее время Положении № 266-П подобного требования нет.

При этом пунктом 2.5 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И определено, что при списании иностранной валюты с расчетного счета с использованием банковской карты справка о валютной операции в уполномоченный банк не представляется. Кроме случая осуществления валютных операций, требующих оформления паспорта сделки. Напомним, что при совершении валютных операций паспорт сделки можно не оформлять, если общая сумма контракта не превышает в эквиваленте 50 тыс. долл. США по официальному курсу на дату заключения контракта (п. 5.2 Инструкции № 138И).

Таким образом, организация вправе оплачивать корпоративной банковской картой услуги за рубежом в иностранной валюте.

Отчет о расходовании денег по корпоративной карте

В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих, какой документ должен составить сотрудник компании, чтобы подтвердить расходование денежных средств по корпоративной карте. Поэтому организация может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1.

Также компания вправе разработать собственную форму отчета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), которую надо привести в приложении к бухгалтерской учетной политике (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Когда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход

Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.

Надо ли соблюдать лимит расчетов

Однако снятие наличных денег сотрудником с карты означает получение денежных средств под отчет. И поскольку подотчетное лицо осуществляет дальнейшие платежи от лица фирмы, такие наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита.

Бухучет операций с корпоративными картами

Бухгалтерский учет операций с применением корпоративных карт необходимо вести на счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к этому счету открывают субсчет «Корпоративные карты». Аналитический учет по данному субсчету целесообразно вести по каждой полученной корпоративной карте.

  • 16 000 руб. – на проезд;
  • 30 000 руб. – на проживание;
  • 6300 руб. – суточные;
  • 3500 руб. – представительские расходы.

В учете сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
КРЕДИТ 51

  • 45 000 руб. – зачислены средства на карту;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта»

  • 45 000 руб. – списаны средства с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

  • 52 300 руб. – отражены командировочные расходы;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

  • 3500 руб. – списаны представительские расходы;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

  • 10 800 руб. – произведен окончательный расчет с сотрудником.

С помощью корпоративной карты можно осуществлять расчеты в инвалюте. Тогда будет использоваться счет 57.

Пример 2. Изменим данные предыдущего примера. Предположим, что сотрудник был направлен в загранкомандировку.

  • 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) – затраты на проживание;
  • 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) – суточные.

В учете сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 57 субсчет «Корпоративная карта в рублях»
КРЕДИТ 51

  • 36 900 руб. – перечислены денежные средства на покупку валюты;

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
КРЕДИТ 57

  • 36 000 руб. ((600 USD + 50 USD х 6 дн.) х 40 руб/USD) – зачислена валюта;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»
КРЕДИТ 57

  • 900 руб. (36 900 – 36 000) – отражены расходы на конвертацию рублей в доллары США;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»

  • 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) – сняты с карты денежные средства для оплаты суточных;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»

  • 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) – списаны с карты средства в инвалюте на оплату отеля;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

  • 36 700 руб. (36 700 + 700) – отражены командировочные расходы подотчетного лица на основании авансового отчета.

Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).

Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).

Бухучет корпоративных карт

Примерное положение о порядке использования корпоративных банковских карт

п. 2.2 и 2.3 настоящего Положения. ¦ ¦ 3.18. В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое¦ ¦использование корпоративной банковской карты, взимание с виновного¦ ¦работника использованной не по назначению суммы осуществляется в¦ ¦соответствии со ст. ст. 238, 241 и 248 Трудового кодекса Российской¦ ¦Федерации. ¦ ¦ 3.19. Вернуть израсходованную не по назначению сумму работник должен¦ ¦в кассу компании в течение 10 рабочих дней со дня утверждения авансового¦ ¦отчета. В противном случае она будет удержана из зарплаты. ¦ —————————————————————————

Источник — Зарплата», 2014, № 4

Выдаем корпоративные карты «под отчет»

(Как учитывать использование сотрудником корпоративной карты компании)

Корпоративные банковские карты получили широкое распространение. Ведь благодаря таким картам подотчетные суммы можно выдавать в «безналичном порядке». А дальше уже сам работник либо рассчитывается этой картой, либо снимает с нее в случае необходимости наличные деньги. Организация же оперативно получает информацию о расходовании денег. Обычно с помощью карты подотчетники оплачивают командировочные и представительские расходы.

Мы расскажем о том, как учитывать рублевые карты и расчеты по ним.

Что такое корпоративная карта

Корпоративная банковская карта — это платежное средство, предназначенное для совершения работниками организации (держателями карт) операций с ее деньгами, находящимися в банке .

Корпоративная карта открывается в банке на имя конкретного сотрудника, уполномоченного организацией на совершение операций по карте (то есть она является именной).

Но деньги на этой карте принадлежат не сотруднику, а организации.

Внимание!Корпоративная банковская карта всегда именная.

Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться деньгами на банковском счете организации. Однако проводить операции держатель карты может только в пределах лимита, указанного в договоре с банком .

На практике, как правило, используют корпоративные карты двух видов :

(или) расчетные, когда расчеты проводятся за счет денежных средств организации на счете в банке либо овердрафта (краткосрочного кредита, предоставляемого банком по договору банковского счета при недостаточности или отсутствии на банковском счете организации денежных средств без заключения кредитного договора);

(или) кредитные, когда расчеты проводятся за счет кредита, предоставляемого банком по кредитному договору.

Пункт 1.4 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утв. ЦБ РФ 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение).
Пункт 1.5 Положения.

Получаем корпоративную карту

Корпоративные карты выпускаются к банковскому счету, предназначенному только для совершения операций с корпоративными картами (далее — карточный счет). К одному карточному счету может быть выдано несколько корпоративных карт. Операции по карточному счету отражаются на счете 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Карточный счет». При зачислении на него денег:

(если) выпущены расчетные карты, то перечисление денег с расчетного счета на карточный отражается по дебету счета 55 в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета»;

(если) выпущены кредитные карты, то зачисление кредита на карточный счет отражается по дебету счета 55 и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

При погашении задолженности и процентов по кредитным картам делается проводка по дебету счета 66 и кредиту счета 51.

Внимание!Блокировка одной карты не означает блокировки всего карточного счета.

Так как счет, к которому открывается карта, по сути, является обычным банковским счетом , о его открытии (закрытии) необходимо сообщать в ИФНС и во внебюджетные фонды .

Если же вы забыли это сделать, то в суде от штрафа за несообщение сведений об открытии счета можно и отбиться, если в договоре с банком будет написано, что счет предназначен для зачисления денег только от самой организации, а не от третьих лиц. Тогда карточный счет не будет соответствовать понятию «счет» в том смысле, который в него вкладывает Налоговый кодекс .

Расходы на открытие и обслуживание карты в бухгалтерском учете учитываются как прочие расходы , а в налоговом — как внереализационные .

Сама же банковская карта не представляет никакой ценности. Поэтому она не является денежным документом в том смысле, в каком этот термин упоминается в Плане счетов бухгалтерского учета. Поэтому ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете стоимость карты никак не отражается.

Использование корпоративных банковских карт

Утверждаем порядок использования карты

Чтобы работники знали и понимали, когда и как можно использовать карту, нужно выпустить локальный нормативный акт, в котором подробно прописать порядок представления отчета держателями карт по использованным ими деньгам, ответственность за нарушение порядка держателями карт и т.д. В частности, нормативными правовыми актами не установлен срок, в течение которого работник должен представить в организацию отчет об израсходованных суммах по корпоративной карте. Поэтому этот срок должен установить руководитель.

Например, порядок может выглядеть так.

Порядок использования корпоративных банковских карт ООО «Альтаир»

  1. Сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.
  2. Отчет о целевом расходовании денежных средств по корпоративной банковской карте представляется держателем карты директору организации не позднее 3 рабочих дней со дня проведения расчетов по карте (в том числе дня снятия наличных денежных средств) или со дня возвращения работника из командировки. К отчетам, кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.
  3. При непредставлении документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или при неутверждении директором отчета суммы, списанные с корпоративной карты, взыскиваются с держателя карты путем удержания из его заработной платы.
  4. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Отражаем передачу карты работнику и ее возврат

Карта — это собственность банка. Передача работнику карты не означает выдачи ему денег, ведь они продолжают числиться на счете организации. Корпоративная карта всего лишь позволяет работнику пользоваться деньгами организации. Поэтому ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете организации передача карты сотруднику и ее возврат никак не отражаются.

Для учета карт необходимо вести журнал их выдачи и возврата, в котором расписываются работник, получивший карту, и лицо, ответственное за ведение учета по картам. В журнале целесообразно указывать:

  • номер карты;
  • Ф.И.О. держателя карты;
  • срок, на который карта выдана работнику;
  • дату передачи карты работнику и обратно.

При обнаружении факта кражи или пропажи карты работник обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней.

Учитываем использование карты работником

Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета всегда отражается проводкой по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 55 «Карточный счет».

То есть до того момента, как в организацию поступят первичные документы, подтверждающие расход, средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, так же как и в случае снятия наличных денег, считаются выданными под отчет работнику.

Когда работник представит отчет, приложит документы и отчет утвердит руководитель, суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» будут списаны в дебет счетов:

(или) 26 «Общехозяйственные расходы»;

(или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»;

(или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др.

В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке. Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1 . Сумма, полученная по карте, отражается по строке «Получен аванс». При этом в авансовом отчете нужно указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты.

Если же работник не представит документы либо отчет не будет утвержден руководителем, то на использованную работником сумму делается проводка по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете в этом случае никаких расходов не будет. При возмещении этих сумм работником они также не признаются доходом организации ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете .

Расчеты с использованием рублевой корпоративной карты можно производить и в зарубежных командировках. Ведь если вашему сотруднику в командировке понадобится валюта, то вам не придется для этого открывать валютный счет, поскольку операции по корпоративным картам могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета . Кроме того, все расходы по конвертации и обналичиванию будут учтены банком, и вам ничего не придется пересчитывать при сдаче работником отчета, то есть вы будете просто списывать суммы, показанные в выписке банка. Работнику вашей организации также не надо будет декларировать валюту при вывозе ее за рубеж.

Пример. Отражение расчетов с использованием корпоративной расчетной карты

Условие

Водителю организации для приобретения бензина выдается расчетная карта. В конце месяца водитель представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением чеков автозаправочной станции. Накладные и счета-фактуры от топливной компании поступают непосредственно в адрес организации.

Решение

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки.

Содержание операции Дт Кт
На дату оплаты ГСМ по расчетной карте (по выписке банка)
Деньги в оплату ГСМ зачислены
в подотчет работнику
71 «Расчеты с
подотчетными лицами»
55 «Карточный счет»
На дату получения ГСМ от поставщика в соответствии с товарной накладной
Отражено получение ГСМ 10 «Материалы»,
субсчет «Топливо»
60 «Расчеты с
поставщиками и
заказчиками»
Отражен НДС по полученным ГСМ 19 «НДС
по приобретенным
ценностям», субсчет
19-3 «НДС
по приобретенным
материально-
производственным
запасам»
60 «Расчеты
с поставщиками
и заказчиками»
На дату утверждения руководителем авансового отчета
Погашена задолженность
подотчетного лица
60 «Расчеты
с поставщиками
и заказчиками»
71 «Расчеты
с подотчетными
лицами»

Как видим, учет расчетов с использованием корпоративных карт похож на учет подотчетных сумм с использованием наличных денег. Но при этом иметь корпоративную карту гораздо удобнее — не надо ходить в банк, снимать наличность и выдавать ее работнику, а риск потери или кражи наличных денег у работника минимален.

Примерное положение о порядке использования корпоративных банковских карт

__________________________ УТВЕРЖДАЮ Наименование организации ________________________________ ПОЛОЖЕНИЕ Наименование должности руководителя организации __________ N _____ _________ _____________________ Подпись Расшифровка подписи __________________ ________________________________ Место составления дата О порядке использования корпоративных банковских карт

1. Сведения о ПИН-коде корпоративной карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.

2. Отчет о целевом расходе денежных средств по корпоративной банковской карте представляется в бухгалтерию организации:

— при использовании корпоративной карточки исключительно для получения наличных денег — не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, а при выдаче карты для оплаты командировочных расходов — не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (для работников подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющих отчет в бухгалтерию организации, — не позднее 5 рабочих дней);

— при использовании корпоративной карточки для безналичной оплаты расходов — не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты.

К отчетам кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.

Поменялось положение об использовании корпоративных банковских карт

Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, то списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его заработной платы.

4. Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1.

5. Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2.

6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Приложение N 1
к положению от _______ N __

Список работников _______________________________ (наименование организации) на имя которых оформлены корп оративные банковские карты —————————————————————————- ¦N ¦ Ф.И.О. ¦ Паспортные данные ¦Тип карты¦ Номер карты ¦ ¦п/п¦ работника ¦(номер, кем и ког да выдан)¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+—————-+—————————+———+—————-

Приложение N 2
к положению от _______ N __

Журнал учета корпоративных карт ___________________________ (наименование организации) ————————————————————————— ¦Номер ¦Ф.И.О. ¦Срок, на который¦Дата ¦Подпись ¦Дата ¦Подпись ¦ ¦карты ¦держателя ¦карта выдана ¦выдачи ¦держателя¦сдачи ¦держателя¦ ¦ ¦карты ¦работнику ¦карты ¦ ¦карты ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+———-+—————-+——-+———+———+———-

КОММЕНТАРИЙ

Форма настоящего документа приведена в качестве примера и может применяться как основа при разработке аналогичной формы с учетом специфики деятельности организации.

Порядок использования корпоративных банковских карт регламентируется Инструкцией о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 18.01.2013 N 34.

Использование денежных средств находящихся на корпоративной банковской карте на предстоящие расходы определяется Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых постановлений Правления Национального банка Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107 (ред. от 12.11.2012).

О корпоративных банковских картах для работников

Кроме зарплатных банковских карт работодатели вправе выдавать своим работникам корпоративные банковские карты для командировочных, представительских и хозяйственных расходов.

Использование таких карт упрощает выдачу подотчетных сумм, но требует регламентации и соблюдения определенных не сложных правил.

  • Корпоративная карта – это банковская карта, привязанная к расчетному счету или специальному карточному счету организации или ИП для оплаты представительских, транспортных и командировочных расходов, а также получения наличных денежных средств и по своей сути представляет собой альтернативу чековой книжке и аналог денежных средств, выданных под авансовый отчет.
    Может быть как дебетовой, так и кредитной.

Корпоративная карта не может быть использована для расчетов по оплате труда и выплат пособий.

В отличие от зарплатной банковской карты, владелец которой может выбирать банк для перечисления зарплаты, корпоративная банковская карта привязана только к обслуживающему организацию или ИП банку и держатель такой карты не является ее владельцем, а пользуется такой картой по доверенности от организации (или ИП).

Корпоративные банковские карты могут быть как именными, так и неименными.

Неименные — выпускаются на организацию. Такой корпоративной картой может пользоваться любое из избранных подотчетных лиц.

Именные корпоративные карты выпускаются на конкретных работников организации или ИП.

Чтобы сразу исключить несанкционированный доступ третьих лиц к корпоративной карте, нужно ознакомить работников под роспись с обязанностями бережно и внимательно использовать корпоративную карту и не разглашать информацию о пин-коде третьим лицам.

Для ИП и организаций, относящихся к категории микропредприятий, обычно заказывается одна корпоративная карта, привязанная к расчетному счету, на имя самого ИП или руководителя организации.

Но встречаются случаи, когда ИП или руководитель организации готовы делегировать своим работникам возможность распоряжения денежными средствами в ограниченном размере на необходимые покупки, чтобы лишний раз себя не утруждать или когда деятельность ИП или организации предполагает частые командировки работников.

В этом случае предпочтительным вариантом является открытие к расчетному специального карточного счета или установление лимитов по корпоративным картам.

(Если корпоративная карта привязана к расчетному счету, то держатель корпоративной карты, если это не сам ИП или руководитель организации, имеет открытый доступ к денежным средствам организации или ИП. Обезопасить остаток на расчетном счете можно, установив лимит по карте.

При использовании специального карточного счета средства, переведенные на него, которые предполагается выдавать под отчет, отделены от основных денег. Такой вариант всегда более предпочтителен именно для организаций. А для ИП подойдет вариант привязки корпоративной карты к расчетному счету.)

Если мы готовы выдать именные корпоративные карты работникам, нам потребуется завести журнал выдачи и возврата корпоративных банковских карт.

    Далее нам потребуется:
  • установить ежемесячный лимит по корпоративной карте;
  • определить период зачисления денежных средств на карту;
  • определить все возможные разрешенные операции по карте;
  • закрепить обязанность работников представлять авансовые отчеты по карточным расходам;
  • определить сроки представления авансовых отчетов по карточным расходам.

Определившись по этим вопросам, можно оформить локальное положение (или приказ) об использовании корпоративных банковских карт работниками ИП или организации

В локальном положении желательно прописать также прямой запрет на обналичивание денежных средств с корпоративной карты в банкоматах и отделениях банков.

Денежные средства, списанные по карте, считаются выданными под авансовый отчет со дня оплаты расходов по карте.

Следовательно, работники, осуществившие расходные операции по корпоративной карте, обязаны представить авансовый отчет с приложением оправдательных первичных учетных документов.

Такими документами могут быть: оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и иные документы, фиксирующие факты совершения операций с использованием корпоративной карты, а также счета за проживание, билеты, квитанции, чеки и другие документы.

    Сроки представления авансовых отчетов по расходам с корпоративной карты могут быть следующими:
  • по командировочным расходам — в течение 3-х рабочих дней с даты окончания командировки;
  • по иным расходам — в течение одного календарного месяца с даты совершения оплаты по корпоративной карте.

При использовании корпоративных карт подотчетному лицу нет необходимости писать заявление на выдачу денег под авансовый отчет. Из цепочки документооборота исключаются также расходные кассовые ордера, которые обязательно нужно было бы оформлять при выдаче подотчетных сумм наличными.

Статья написана по материалам сайтов: www.mosbuhuslugi.ru, buh-experts.ru, vrn-buh.ru.

«