+7 (499) 938 42 63  Москва

+7 (812) 467 32 84  Санкт-Петербург

8 (800) 350 10 92  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Не нашли ответ на свой вопрос?

Проконсультируйтесь с юристом бесплатно!

Это быстрее, чем искать.

Ответ юриста уже в течение 10 минут

Закрыть
Кратко и ясно сформулируйте суть вопроса.
Пример: "Как открыть ООО?",
"Не выплачивает страховая, что делать?"
Запрещено писать ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ
Сформлируйте ваш вопрос как можно точнее и подробнее.
Чем больше информации - тем точнее будет ответ.
  • img

    Конфиденциальность

    Ваши персональные данные нигде не публикуются. Передача информации защищена сертификатом SSL.
  • img

    Быстро и удобно

    С нами вы сэкономите массу времени, ведь мы отобрали лучших юристов в каждом из городов России.

Спасибо, наш юрист свяжется с вами по телефону в ближайщее время. Также ваш вопрос будет опубликован на сайте после модерации.

Помощник директора должностные обязанности


Открыть в формате WORD

Для административной работы руководителю предприятия часто требуется помощник. Должность такого работника, как правило, именуется «административный помощник» (Administrative Assistant) или «личный помощник» (Personal Assistant).

На помощника могут быть возложены как текущие обязанности по обеспечению необходимых руководителю технических условий для выполнения работы (заказ билетов, организация деловых встреч, переговоров и т.д.), так и функции по решению незначительных производственных задач. В последнем случае это означает, что административный помощник может в определенной степени воздействовать на общие действия персонала и контролировать выполнение поставленной задачи. К делегированным могут быть отнесены функции по выполнению задач как технического характера, требующие независимости действий и предусматривающие полную ответственность за результаты (куда могут входить, например, наблюдение за дисциплиной персонала, расходованием средств, организация тех или иных мероприятий и т.д.), так и рассмотрение жалоб, решение конфликтных ситуаций или привлечение соответствующих служб (т.е. координационно-коммуникативная работа на предприятии).

На административного помощника, как правило, возлагается обязанность по составлению разнообразных финансовых, статистических отчетов, подготовке докладов, проектов приказов и т.д.

В некоторых случаях административный помощник может представлять интересы руководителя, выступать от его имени, проводить технические переговоры, не требующие немедленного принятия решений, сообщать об их итогах руководителю, доводить отдельные решения руководителя до персонала, выполнять секретарские обязанности и т.д.

Иногда его полномочия могут носить более широкий характер и фактически представлять собой первый (низовой) уровень административного руководства.

I. Общие положения

1. Административный помощник относится к категории специалистов.

2. На должность административного помощника назначается лицо, имеющее

профессиональное (техническое, экономическое,

юридическое, пр.) образование, стаж административной работы не менее

3. Административный помощник должен знать:

3.1. Структуру управления предприятием.

3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.

3.3. Структуру и оборудование современного офиса.

3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.

3.5. Принципы и методы администрирования.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Основы этики и эстетики.

3.8. Правила делового общения.

3.9. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.

3.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4. Назначение на должность административного помощника и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.

5. Административный помощник подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

II. Должностные обязанности

1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).

2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)

3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.

4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.

5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.

6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.

7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.

8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.

9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.

10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.

11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.

12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.

13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.

Административный помощник имеет право:

1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3. Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Административный помощник несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция помощника руководителя

Шаблон должностной инструкции помощника руководителя

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Помощник руководителя относится к категории специалистов.
1.2. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору компании.
1.4. На время отсутствия помощника руководителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность помощника руководителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее или неполное высшее, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.6. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности
2.1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
2.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
2.3. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
2.5. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
2.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подписьруководителя, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
2.9. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.11. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

3. Права
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция – это локальный документ, который должен быть на каждом предприятии. В этом документе указываются все служебные обязанности того или иного сотрудника.

Перед тем как принять на работу нового сотрудника и подписать с ним трудовой договор, работодатель обязан дать ему ознакомиться с его должностной инструкцией. Если пренебречь этим, то привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей работодатель не сможет.

Инструкция разрабатывается кадровиками совместно с юристом. Утверждает её работодатель или же наёмный руководитель, если он наделён такими полномочиями. На документе должна стоять главная печать работодателя.

Должностные обязанности помощника руководителя

Помощник руководителя относится к категории специалистов. В его должностные обязанности входит:

  • планирование рабочего дня руководителя предприятия;
  • осуществление технической стороны деятельности руководителя;
  • обслуживание командировок – заказ авиабилетов и билетов на поезд, заказ такси, бронирование гостиниц;
  • организация встреч и переговоров;
  • подготовка документов к этим встречам;
  • выезд по решению руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, которые ему обозначил ранее руководитель;
  • сопровождение руководителя на встречах и переговорах;
  • принятие участия в переговорах, специальных приёмах, деловых встречах;
  • ведение протоколов этих переговоров и встреч;
  • оформление другие документы, имеющие отношение к этим встречам;
  • согласование некоторых вопросов с руководителями структурных подразделений по поручению руководителя;
  • доведения до сведения руководителям подразделений указаний руководителя предприятия;
  • контроль над исполнением этих указаний;
  • сбор материалов и информации, которая нужна руководителю для осуществления эффективной деятельности;
  • проведение аналитических и информационных работ;
  • подготовка справочных и иных материалов для руководителя;
  • ведение делопроизводства;
  • работа с входящей и исходящей корреспонденцией, поступающей для руководителя;
  • учёт и регистрация входящей корреспонденции, как почтовой, так и электронной;
  • ведение записи на приём к руководителю;
  • получение в государственных органах и органах местного самоуправления информации, необходимой для руководителя. Информация получается по поручению;
  • соблюдение техники безопасности и норм охраны труда;
  • соблюдение правил внутреннего распорядка и дисциплины труда;
  • выполнение различных поручений от руководителя.

Должностные обязанности помощника руководителя могут быт шире или уже. Это зависит от специфики деятельности самой компании, от её места на рынке, от конкурентоспособности и от других факторов, которые могут повлиять на режим рабочего времени руководителя.
Например, он может быть наделён правом визировать документы или же только принимает документы к учёту для визирования их руководителем.

Скачать

Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя в формате .doc вы можете
по этой ссылке

Должностная инструкция помощника руководителя

Статьи по теме

Секретарь, заместитель или личный ассистент? Зависит от ситуации! Рассмотрим требования, обязанности и условия, которые должна содержать должностная инструкция помощника руководителя-2018.

Из статьи вы узнаете:

Помощник руководителя — настоящая «правая рука» первого лица компании. Спектр поручаемых такому работнику задач, как правило, широк. Если в штатном расписании предусмотрена должность личного помощника директора, постарайтесь как можно подробнее прописать ее функционал в трудовом договоре и должностной инструкции.

Подробнее о должностной инструкции читайте в статьях:

Правильно составленная инструкция полезна обеим сторонам трудовых отношений. Сотрудник с первого дня работы на новой должности будет понимать, что от него требуется. А работодатель очертит круг должностных полномочий и обязанностей, за невыполнение которых можно привлечь к дисциплинарной ответственности или поднять вопрос о неполном должностном соответствии работника. Кроме того, в ДИ перечисляются все требования к опыту практической работы и квалификации специалиста (см. статью «Должностная инструкция: условия, которые нужно вписать всем работникам»).

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Полный справочник должностных инструкций по всем отраслям деятельности.

Скачайте документы по теме:

Должностная инструкция «Помощник руководителя»: структура и содержание

Единой, обязательной для всех работодателей формы должностной инструкции не существует.

Однако есть удобный шаблон, состоящий из нескольких разделов:

  1. общие положения;
  2. функциональные обязанности и квалификационные требования;
  3. права и полномочия;
  4. ответственность;
  5. порядок пересмотра инструкции.

К общим положениям относятся сведения о категории, к которой относится описываемая должность, порядке назначения на должность и освобождения от нее. Здесь же можно указать, что работник подчиняется непосредственно генеральному директору и в профессиональной деятельности руководствуется нормативными документами, разработанными компанией. Перечислите основные документы — должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, инструкции по охране труда.

Знания и навыки, необходимые для эффективной работы, можно перечислить в разделе, посвященном должностным обязанностям, или отдельно. Помощник руководителя должен знать:

  • структуру предприятия и особенности отрасли;
  • нормы делопроизводства и архивное дело;
  • стандарты системы оформления организационно-распорядительной документации, деловых писем и коммерческих предложений;
  • трудовое законодательство РФ;
  • правила делового общения и основы экономики.

Не забудьте отразить в ДИ основные права и зоны ответственности помощника директора. Как и любой другой сотрудник, он вправе:

  • знакомиться с документами, определяющими должностные полномочия;
  • получать сведения и документы, необходимые для полноценного выполнения трудовой функции, и требовать создания необходимых для этого условий;
  • получать все социальные гарантии, предусмотренные законодательными и локальными нормами;
  • подтверждать и повышать свою квалификацию;
  • знакомиться с решениями руководства, касающимися его деятельности.

Помощник руководителя несет материальную и дисциплинарную ответственность в пределах, предусмотренных трудовым законодательством РФ. Поскольку данная должность относится к числу руководящих, работнику нередко приходится иметь дело с конфиденциальной информацией и документами ограниченного допуска. За нарушение правил работы с такими документами, разглашение коммерческой тайны и другие правонарушения, совершенные при выполнении трудовых обязанностей, предусмотрена административная, гражданская и уголовная ответственность. В помощь кадровику — статья «Должностная инструкция: условия, которые нужно вписать всем работникам».

Последний раздел наполняется сведениями о порядке и периодичности пересмотра инструкции, правилами ознакомления с ней, количестве экземпляров.

Ознакомление работников с ДИ

Ознакомить с ДИ под роспись необходимо всех работников, занимающих данную должность. Если у директора компании несколько помощников, каждый должен получить на руки свой экземпляр инструкции и в дальнейшем хранить его на рабочем месте.

Должностные обязанности помощника руководителя

Наиболее важный раздел инструкции содержит описание трудовой функции. Рекомендуется использовать формулировки, максимально точно описывающие рутинные задачи, которые решает помощник директора, должностные обязанности, порядок взаимодействия с подчиненными. При этом учитываются объективные факторы, влияющие на объем полномочий работника, например, общее число помощников руководителя и принципы распределения обязанностей между ними. Например, в обязанности помощника директора может входить:

  • организация телефонных переговоров и деловых встреч;
  • оформление протоколов, деловых писем и других документов;
  • подготовка конференций и собраний;
  • сбор справочных материалов;
  • подготовка отчетов, предложений, докладов;
  • прием посетителей, содействие рассмотрению пожеланий и просьб персонала;
  • посещение государственных инстанций по поручению начальства;
  • прием заявлений, служебных записок, запросов;
  • сопровождение командировок руководителя (заказ билетов, бронирование жилья).

Работодатели, применяющие профстандарты, при разработке ДИ для помощника директора могут руководствоваться профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Данный профстандарт, утвержденный приказом Минтруда РФ №276 от 6.05.2015 г., содержит функциональную карту профессии и основные требования к квалификации работника. О правилах применения новых стандартов коммерческими и государственными организациями читайте в статье «Семь главных вопросов о профстандартах».

Прежде чем перенести сведения из профстандарта в должностную инструкцию, убедитесь, что они соответствуют трудовым действиям, выполняемым помощником руководителя конкретной компании. Подробности — в статье «Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов».

Должностная инструкция помощника руководителя: порядок оформления

Чтобы проект ДИ вступил в силу, его необходимо утвердить. Процедура утверждения идентична схеме, применяемой при разработке локальных нормативных актов (см. статью «Как разработать и утвердить локальные акты в организации»). Сведения о работодателе и гриф «Утверждаю» можно проставить в верхней части бланка, тогда руководителю компании остается просто подписать документ. Другой, не менее распространенный механизм — утверждение приказом. Издается отдельный распорядительный документ, которым одна или несколько ДИ вводятся в действие.

Обратите внимание! Юристы советуют утверждать должностную инструкцию как самостоятельный документ. В этом случае любые поправки, за исключением изменений, затрагивающих трудовую функцию, вносятся в одностороннем порядке — без согласования с работником.

Если же ДИ утверждается как приложение к трудовому договору, перед внесением корректив придется заключать дополнительное соглашение. А это и лишняя бумажная работа, и определенный риск — если работник не готов пойти навстречу, работодатель не имеет права заставлять его подписывать соглашение. Детали — в статьях «Как изменить название должности и сохранить трудовую функцию» и «Как без согласия работника поменять его обязанности и не выйти за рамки трудовой функции».

Статья написана по материалам сайтов: instrukcii.obrazcy-rezume.ru, trudinspection.ru, www.kdelo.ru.

«