+7 (499) 938 42 63  Москва

+7 (812) 467 32 84  Санкт-Петербург

8 (800) 350 10 92  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Не нашли ответ на свой вопрос?

Проконсультируйтесь с юристом бесплатно!

Это быстрее, чем искать.

Ответ юриста уже в течение 10 минут

Закрыть
Кратко и ясно сформулируйте суть вопроса.
Пример: "Как открыть ООО?",
"Не выплачивает страховая, что делать?"
Запрещено писать ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ
Сформлируйте ваш вопрос как можно точнее и подробнее.
Чем больше информации - тем точнее будет ответ.
  • img

    Конфиденциальность

    Ваши персональные данные нигде не публикуются. Передача информации защищена сертификатом SSL.
  • img

    Быстро и удобно

    С нами вы сэкономите массу времени, ведь мы отобрали лучших юристов в каждом из городов России.

Спасибо, наш юрист свяжется с вами по телефону в ближайщее время. Также ваш вопрос будет опубликован на сайте после модерации.

Исходящий номер на документе


Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно.

А как быть с телеграммами или телефонограммами? В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их? Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Как писать исходящий номер на документах

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

Делопроизводство от А до Я

После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, фамилии лица принявшего телефонограмму. Отправка документов должна осуществляться в компании только централизованно сотрудниками службы ДОУ.

Важно знать. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

По факсу или по электронной почте информационные сообщения оперативного характера могут передаваться непосредственно работниками из структурных подразделений.

Регистрация входящих документов

Конверты обычно не сохраняют.

  • Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
  • копии информационных документов и рекламные материалы,
  • поздравительные письма,
  • приглашения,
  • прейскуранты,
  • добавьте что-то еще (если требуется).

Как писать исходящий номер на документах

Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации.

  • Компьютер, подключение к Интернет, SharePoint Server 2010.

Инструкция 1 Установите службу SMTP.

Для этого необходимо, чтобы у вас были административные права доступа.

Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Единственное отличие в заполнении РКК на исходящие документы заключается в том, что в графе «Корреспондент» указывается название организации, в которую направляется документ.

Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным.

Проекты этих писем у нас хранят исполнители. Подписанные письма, если отправляем по факсу и не требуется отправлять оригинал, подшиваются в папку.

Правила оформления делового письма

Сокращенные наименования организаций образу­ются тремя способами: — по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел).

Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками; — по начальным слогам слов, входящих в наименования, напри­мер Уралмаш (Уральский машиностроительный завод); При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», упот­реблять не рекомендуется.

Например: Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Он состоит из нескольких этапов: Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений. Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.

  1. Материалы с рекламным содержанием.
  2. Коммерческие предложения.
  3. Поздравления.
  4. Приглашения на мероприятия.
  5. Прайс-листы.

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит.

Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля.

Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.

Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.

Регистрация документов

В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе: Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы: В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так: Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148?210) или А6 (105?148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.

Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали. При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить.

Понятие входящих документов

Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наи­более важные и срочные документы. Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая пере­писка, контракты, нормативные документы и т.

д.). Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

— имеющие в адресе указание структурного подразделения; — фамилию работника предприятия. После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.

Как присвоить номер исходящему письму

В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки. Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна. В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству.

Регистрация исходящих документов

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Нумерация исходящих писем и приказов

Делопроизводство от а до я. работа с исходящей корреспонденцией

Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов. Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.


Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198, где: исх.

Как присвоить исходящий номер письма

Здесь вам необходимо будет выбрать «Средства управления» и «Совместимость управления IIS 6.0». Нажмите на «Установить». После выполнения всего вышеописанного у вас появится один настроенный домен, который будет отправлять письма.
4 Добавьте еще один домен. В пункте «Администрирование» вам нужно выбрать закладку «Диспетчер служб IIS 6.0» и затем в контекстном меню элемента «Домены» нажать кнопку «Создать» далее «Домен». В окне «Мастера создания домена SMTP в пункте «Удаленный» нажмите «Далее» и укажите полное имя домена SMTP-сервера.

Если используется сервер Microsoft Exchange, то доменное имя будет microsoft.com. 5 Настройте добавленный удаленный домен. Для этого в свойствах этого домена поставьте пометку «Разрешить ретрансляцию входящей почты в этот домен».

Настройка маршрутизации должна соответствовать домен.

Присвоить исх номер письму

Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации.
Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают: — рекламные материалы (листовки, программы, проспекты); — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; — поздравительные письма и телеграммы; — пригласительные билеты.

Как присваиваются номера исходящих писем?

Нажимаем Ctrl + F (функция поиска) и указываем a href. Если в шаблоне есть ненужные для Вас и Вашего шаблона гиперссылки — удаляем их, однако, не удалите нужные ссылки, которые могут подключать некоторые скрипты или отвечают за картинки. 4 Некоторые внешние ссылки могут не только навредить сайту, но и перенапрвлять некоторых посетителей на другие порталы бех их ведома. Самый распространённый способ — это перенапраление посетителей, которые перешли на сайт с помощью мобильных телефонов.В официальной книге управления «К» даны рекомендации пользователям при перенаправлении, а для администраторов сайта даны советы по исправлению файла .htaccess, который лежит в корне сайта.Необходимо открыть текстовым редактором данный файл и просмотреть все строчки, уделяя особое внимание, таким как:RewriteRule и RewriteRule, т.к.
именно в них и ставят перенапраление.

Как присвоить исходящий номер письму

Приведем пример. ????????????????????? ? Исх. N 03-05/61 ? ????????????????????? 03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер. Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так: ????????????????????? ????????????????????? ? Исх.

N К-05/61 ? или так ? Исх. N 61к ? ????????????????????? ????????????????????? К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер. Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Как правильно присвоить номер исходящему письму

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Такая система учета позволяет контролировать прохождение документов, как вне предприятия, так и внутри его, а также проверять исполнение. 7 Документы, касающиеся деятельности предприятия, например приказы по кадрам, общие приказы регистрируются и учитываются отдельно. В целом на многих крупных предприятиях практикуется система отдельного учета документов, касающихся конкретных отделов и служб, особенно, когда в каждом отделе имеется соответствующий человек, занимающийся делопроизводством. Многие предприниматели останавливают свой выбор именно на упрощенной системе налогообложения. Она позволяет максимально сократить перечень документации, который должен вести ИП.

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Организация документооборота в создаваемой компании

Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов

Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198, где:

исх. – указывается, что документ является исходящим;

25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа;

198 – порядковый номер документа в пределах календарного года. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1.

Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами. При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

Отметим, когда дата подписания или утверждения документа и дата его регистрации отличаются (по каким-либо причинам документ был передан в службу ДОУ позже даты подписания или утверждения), в этом случае сотрудникам службы ДОУ необходимо сделать отметку в РКФ об этом.

При ведении РКК на бумажном носителе для регистрации инициативных документов заводится новая РКК. Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего (входящего) документа.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции».

После присвоения отправляемому документу регистрационного номера первый экземпляр поступает на отправку, а его копия с визами и приложениями (если таковые имеются) подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Телеграммы, которые требуется отправить, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

Текст телефонограммы, подлежащий передаче, печатается на бланке, подписывается, регистрируется с проставлением даты. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, фамилии лица принявшего телефонограмму.

Отправка документов должна осуществляться в компании только централизованно сотрудниками службы ДОУ.

Важно знать. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

По факсу или по электронной почте информационные сообщения оперативного характера могут передаваться непосредственно работниками из структурных подразделений.

Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов (получателя и отправителя) и направляется в местное отделение связи.

Важно помнить. Сотрудники службы ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более 4-х), передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться спецсвязью или экспресс-доставкой (DHL, Pony Express и т.д.).

В данной статье были освещены некоторые основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при организации делопроизводства в создаваемой компании при регистрации, учете отправляемых (исходящих) документов.

Исходящий номер на документе

ИСХОДЯЩИЙ — ИСХОДЯЩИЙ, исходящая, исходящее. 1. прич. действ. наст. вр. от исходить (книжн.). 2. в знач. сущ. исходящая, исходящей, жен. Документ, бумага, отправляемая из учреждения; ант. входящая (канц.). 3. прил. к исходящая (канц.). Исходящий журнал.… … Толковый словарь Ушакова

НОМЕР — и (устар.) нумер, номера, мн. номера, муж. (лат. numerus число) (обозначается знаком №). 1. Порядковое число предмета в ряду других однородных. Номер билета. Исходящий номер бумаги. 2. Ярлык, бляха с изображением цифры, выдаваемые в разных… … Толковый словарь Ушакова

Исходящий — I м. разг. 1. Документ, отправляемый из учреждения и маркированный соответствующим номером. 2. Номер такого документа. II прил. Отправляемый из учреждения и зарегистрированный под соответствующим номером (о документах, корреспонденции и т.п.).… … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

Исходящий — I м. разг. 1. Документ, отправляемый из учреждения и маркированный соответствующим номером. 2. Номер такого документа. II прил. Отправляемый из учреждения и зарегистрированный под соответствующим номером (о документах, корреспонденции и т.п.).… … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

исходящий — ая, ее. Отправляемый из учреждения (о документах, корреспонденции и т.п.; сравни: входящий). И ая почта. И. номер … Энциклопедический словарь

исходящий — ая, ее. Отправляемый из учреждения (о документах, корреспонденции и т.п.; сравни: входя/щий) И ая почта. Исходя/щий номер … Словарь многих выражений

исходя?щий — ая, ее. 1. прич. наст. от исходить2. 2. в знач. прил. Отправляемый из учреждения (о документах, корреспонденции и т. п.); противоп. входящий. Исходящая почта. Исходящий номер. 3. в знач. сущ. исходящая, ей, ж. офиц. дел. Документ, бумага,… … Малый академический словарь

НОТА — (лат. nota знак, замечание) документ дипломатической переписки. В международной практике обычно различают личную и вербальную Н. Первая имеет форму письма, составляется от имени подписывающего ее. Она начинается с обращения к лицу, которому… … Энциклопедический словарь экономики и права

СЛУЖЕБНЫЙ ПОДЛОГ — должностное преступление, предусмотренное ст. 292 УК РФ и представляющее собой внесение должностным лицом, а также государственным служащим или служащим органа местного самоуправления, не являющимся должностным лицом, в официальные документы… … Словарь-справочник уголовного права

Справка о полном погашении кредита — – официальный документ, который подтверждает отсутствие задолженности по займу. Выдается банком. Справка должна содержать исходящий номер и дату ее формирования, печать кредитной организации, подпись банковского сотрудника, уполномоченного… … Банковская энциклопедия

Статья написана по материалам сайтов: advokat-na-donu.ru, naar.ru, dic.academic.ru.

«