+7 (499) 288 16 73  Москва

+7 (812) 385 57 31  Санкт-Петербург

8 (800) 550 47 39  Остальные регионы

Бесплатная юридическая консультация!

Не нашли ответ на свой вопрос?

Проконсультируйтесь с юристом бесплатно!

Это быстрее, чем искать.

Ответ юриста уже в течение 10 минут

Закрыть
Кратко и ясно сформулируйте суть вопроса.
Пример: "Как открыть ООО?",
"Не выплачивает страховая, что делать?"
Запрещено писать ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ
Сформлируйте ваш вопрос как можно точнее и подробнее.
Чем больше информации - тем точнее будет ответ.
  • img

    Конфиденциальность

    Ваши персональные данные нигде не публикуются. Передача информации защищена сертификатом SSL.
  • img

    Быстро и удобно

    С нами вы сэкономите массу времени, ведь мы отобрали лучших юристов в каждом из городов России.

Спасибо, наш юрист свяжется с вами по телефону в ближайщее время. Также ваш вопрос будет опубликован на сайте после модерации.

Годовая инвентаризация в бюджетных учреждениях 2017


Дата документа 11.04.2018
Метки Методика

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ — ДОКУМЕНТЫ И УЧЕТ РЕЗУЛЬТАТОВ


Бюджетные учреждения, как и коммерческие фирмы, обязаны инвентаризировать свои активы и обязательства. Причем с точки зрения закона все инвентаризации можно условно разделить на добровольные и обязательные. Об инвентаризации в бюджетном учреждении, документальном оформлении и учете ее результатов мы и поговорим в настоящем материале.

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Годовая инвентаризация

Формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и об её имущественном положении является одной из основных задач бухгалтерского учета (ст. 1 закона о бухучете). Такая информация необходима как внутренним пользователям – учредителям, участникам, собственникам имущества, руководителям, — так и внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности. Проведение инвентаризации имущества и обязательств и способствует формированию достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации.

Владимир МАЛЫШКО
Эксперт «ПБУ»

В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие имущества и обязательств, их состояние и оценка. Поэтому все организации независимо от форм собственности и отраслевой принадлежности перед составлением годового отчета должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств (ст. 12 закона о бухучете). Не обошли этот вопрос и нормативные акты бухгалтерского учета. Необходимость проведения инвентаризации перед годовым отчетом закреплена пунктом 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Пункт 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организаций» (утв. приказом Минфина России от 06.07.99 № 43н) указывает на обязательность подтверждения статей бухгалтерской отчетности, составляемой за отчетный год, результатами инвентаризации активов и обязательств.

Методическими указаниями по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49) определен порядок её осуществления и оформления результатов. При этом методические указания относят:

  • к имуществу — основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы;
  • к финансовым обязательствам — кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.
Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Подлежит инвентаризации и имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете на забалансовых счетах: арендованное, находящееся на ответственном хранении, полученное для переработки и др. Обнаруженное в ходе её проведение имущество, не учтенное по каким-либо причинам, также инвентаризуется.

Основными целями инвентаризации являются:

  • выявление фактического наличия имущества;
  • сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества с данными аналитического и синтетического учета;
  • проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств.
Помимо этого, инвентаризационная комиссия при её проведении может осуществить проверку соблюдения правил и условий хранения материально-производственных запасов, а также правил содержания и эксплуатации основных средств.

Годовая инвентаризация обычно проводится не ранее 1 октября (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации). Поэтому имущество, инвентаризация которого по иным причинам осуществлена в IV квартале отчетного года до момента начала годовой инвентаризации, повторно не инвентаризируется. Инвентаризация основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов и т. п. должна завершиться до окончания года. Инвентаризация расчетов для подтверждения соответствующих статьей баланса на 1 января может осуществляться в начале следующего года.

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Последовательность действий, связанных с проведением инвентаризации, условно можно подразделить на подготовительные работы, проведение проверки, анализ полученных данных и оформление результатов

Подготовительные мероприятия

  • издание приказа;
  • разработку внутренних инструкций;
  • получение расписок от материально ответственных лиц;
  • определение остатков имущества и обязательств по учетным данным
Для оформления приказа на проведение инвентаризации используется специальный бланк по форме № ИНВ-22 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»). В приказе устанавливаются сроки проведения инвентаризации, определяется персональный состав инвентаризационной комиссии, объём инвентаризуемого имущества и обязательств, дата сдачи материалов в бухгалтерию.

При наличии в организации постоянно действующей инвентаризационной комиссии проведение годовой инвентаризации возлагается на неё. Если объем работ по инвентаризации велик, то для одновременного её проведения создаются рабочие инвентаризационные комиссии. В этом случае постоянно действующая инвентаризационная комиссия проводит инструктаж рабочих комиссий, осуществляет контрольные проверки, рассматривает объяснения материально-ответственных лиц, допустивших недостачу. Рабочие же комиссии непосредственно осуществляют инвентаризацию материально-производственных запасов, основных средств, денежных средств и т. п. в местах хранения и производства.

В организациях могут разрабатываться внутренние нормативные документы, регламентирующие деятельность комиссии на каждом этапе проведения инвентаризации.

В проведении инвентаризации обязательно участвует материально ответственные лица. Комиссия получает от них отчеты со всеми документами, подтверждающими движение материально-производственных запасов и денежных средств. Материально ответственными лицами также представляется расписка о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на МПЗ переданы в бухгалтерию, поступившие на их ответственность МПЗ оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Бухгалтерия, подготовив инвентаризационные описи по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, передает их материально ответственным лицам в количестве не менее двух экземпляров для заполнения графы «Фактическое наличие».

Для полной и точной проверки фактического наличия имущества у членов комиссии должны быть мерная тара, инвентарь для перемеривания, взвешивания, измерительные и другие контрольные приборы. Администрация организации должна обеспечить упомянутыми тарой, инвентарем, приборами инвентаризационные комиссии на подготовительном этапе.

Проведение проверки

В большинстве случаев для оформления результатов вещественной проверки используется формы инвентаризационных описей, для оформления же результатов документальной проверки — формы актов инвентаризации. Вышеупомянутым постановлением Госкомстата России № 88 утверждены шесть типовых форм инвентаризационных описей и восемь типовых форм актов инвентаризации.

При значительном объеме и номенклатуре материально-производственных запасов не всегда удается приостановить их поступления и выдачу во время проведения инвентаризации. В этом случае МПЗ принимаются материально ответственным лицом в присутствии членов комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету и заносятся в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».

Отпуск запасов производится в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера. Причем отпускать их материально ответственное лицо должно в присутствии членов комиссии. Заносятся же отпущенные запасы также в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Акты обмеров, технические расчеты и другие документы, послужившие основанием для установления фактического наличия имущества навалочных товаров (наливной продукции), прикладываются к соответствующим инвентаризационным описям (форма № ИНВ-3).

Если инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись, то для учета фактического наличия МПЗ на складах в период проведения инвентаризации используется инвентаризационный ярлык (форма № ИНВ-2)

Данные по инвентаризации материально-производственных запасов отгруженных, но не оплаченных, находящихся в пути, принятых на ответственное хранение заносятся в отдельные акты (форма № ИНВ-4 и № ИНВ-6) и описи (форма № ИНВ-5).

При проведении инвентаризации МПЗ комиссия по ее проведению может:

  • осуществить проверку соблюдения правил и условий хранения материально-производственных запасов;
  • выявить материально-производственные запасы, частично потерявшие свое первоначальное качество и устаревшие морально;
  • выявить сверхнормативные и не используемые материальные ценности.
При проведении инвентаризации основных средств и нематериалных активов проверяется наличие самих активов и соответствующих первичных документов по их оприходованию и учету. Кроме того, проверяется правильность отражения в учете фактов поступления и использования основных средств и нематериальных активов.

При инвентаризации, проводимой в декабре, установлено, что пусконаладочные работы, отнесенных к режиму «под нагрузкой», должна учитываться в режиме «вхолостую».

Так как стоимость пусконаладочных работ упомянутых режимов как в бухгалтерском, так и в налоговом учетах учитывается по-разному, то неправильное их отнесение привело к ошибкам.

В соответствии с Методикой определения стоимости строительной продукции на территории Российской Федерации (утв. постановлением Госстроя России от 05.03.04 № 15/1) пусконаладочные работы «вхолостую» включаются в главу 9 «Прочие работы и затраты» сводного сметного строительства объекта. Они являются капитальными затратами.

Пусконаладочные работы «под нагрузкой» относятся к работам некапитального характера. Такие расходы в сметной документации на строительство, как правило, не предусматриваются (п. 4.102 методики). Их можно относить на сметную стоимость, которая будет производиться (оказываться) при эксплуатации построенных объектов.

С учетом вышеприведенного, в бухгалтерском учете в декабре производятся следующие записи:

Дебет 20 Кредит 60

Дебет 08 Кредит 60

Дебет 01 Кредит 08

Дебет 20 Кредит 02

Дебет 20 Кредит 02

Вносимые исправления затронут и вопросы налогообложения.

Напомним, что организация освобождается от налоговой ответственности, если до подачи уточняющей декларации уплатит недостающую сумму налога и соответствующие ей пени (п. 4 ст. 81 НК РФ).

В связи с недоплатой налога за полугодие у налогоплательщика возникает также обязанность по уплате пени.

Исходя из этого, налогоплательщик должен представить в налоговую инспекцию уточненные налоговые расчеты по авансовым платежам по налогу на имущества организаций за I полугодие и 9 месяцев 2004 года. При этом ему необходимо уплатить причитающиеся суммы авансовых платежей и пени.

Приказ о проведении инвентаризации желательно выпустить заранее. Так как помимо вышеупомянутых подготовительных мероприятий, предшествующих её проведению, у некоторых организаций может возникнуть необходимость инвентаризировать отдельные объекты основных средств до момента её начала. Касается это таких объектов, которые на период проведения инвентаризации будут находиться вне места расположения организации – автомобили, суда, железнодорожные вагоны и т. д.

Подлежат инвентаризации и объекты основных средств, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По ним составляется отдельная опись (при инвентаризации объектов основных средств используется форма № ИНВ-1), в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Отдельная опись также составляется на основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению. В ней указывается время ввода в эксплуатацию и причины, которые привели эти объекты в негодность (порча, полный износ и т. п.).

При инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности должны быть проанализированы расчеты с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками, работниками и другими дебиторами и кредиторами.

При инвентаризации дебиторской задолженности комиссия помимо определения общего её размера должна установить и суммы:

  • подтвержденные дебиторами;
  • не подтвержденные дебиторами;
  • с истекшим сроком исковой давности.
По суммам кредиторской задолженности устанавливается причина и момент её возникновения, документ подтверждающей задолженность.

По результатам проверки заполняется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17 последовательно с дебиторами и кредиторами. Но предварительно по указанным видам задолженности заполняется справка (приложение к форме № ИНВ-17). Её составляют в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета. Она же является основанием для составления акта по форме № ИНВ-17.

При инвентаризации имущества в большинстве случаев подсчет ведется в натуральных единицах. Однако помимо этих значений в описи и акты вносятся денежные оценки имущества и обязательств. Берутся они из первичных документов или данных бухгалтерского учета.

Инвентаризационные описи и акты инвентаризации подписываются всеми членами комиссии. Причем инвентаризационные описи и некоторые акты подписывают и материально ответственные лица. При этом производится запись, что проверка произведена в их присутствии, претензий к членам комиссии нет, и они принимают перечисленное в описи (акте) имущество на ответственное хранение.

Напомним, что отсутствие одного из членов комиссии на период инвентаризации дает основания рассматривать её результаты недействительными (п. 2.3 методических указаний).

Анализ и оформление результатов

  • сопоставление данных инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бухгалтерского учета;
  • выявление расхождений, составление сличительных ведомостей и определение причин расхождения учетных и текущих оценок;
  • подготовку предложений по отражению в бухгалтерском учете результатов инвентаризации.
Если в ходе инвентаризации были выявлены отклонения фактических данных от учетных, то составляются сличительные ведомости. Формы сличительных ведомостей для основных средств, нематериальных активов и материально-производственных запасов утверждены вышеупомянутым постановлением Госкомстата России (формы № ИНВ-18, № ИНВ-19).

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

  • излишки имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;
  • недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации (п. 3 ст. 12 закона о бухучете). Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

  • причины выбытия объекта явилось его техническое состояния;
  • восстанавливать объект экономически нецелесообразно.
При выбытии объекта оприходованы материалы на сумму 875 руб.

В бухгалтерском учете для отражения выявленных излишков и недостач по результатам инвентаризации используются следующие записи:

Дебет 10 Кредит 91-1

Дебет 94 Кредит 10

Дебет 94 Кредит 41

Дебет 94 Кредит 43

Дебет 01 субсчет «Выбытие основных средств» Кредит 01

Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»

Дебет 94 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»

Налоговики обязывают организации восстанавливать НДС со стоимости недостающих материалов, товаров и остаточной стоимости списываемых объектов основных средств (мотивировкой для этого служит то, что упомянутое имущество не используется для операций, облагаемых НДС). Законодатель же в главе 21 НК РФ таких норм не установил. Следование требованиям налоговиков приводит к дополнительным записям: Дебет 94 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

— 2933,46 руб. ((7517 руб. + 8780 руб.) х 18%) – восстановлен ранее принятый к вычету НДС по недостающим материалам и товарам;

Дебет 94 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» — 886,60 руб. (4433 руб. х 20%) – восстановлен НДС в части остаточной стоимости пришедшего в негодность объекта (при приобретении объекта ставка НДС была 20 процентов, поэтому её использует при исчислении восстанавливаемой сумма налога); Дебет 91-2 Кредит 94

Дебет 91-2 Кредит 94

— 5319,60 руб. (4433 + 886,60) – отражено выбытие объекта основных средств;

Дебет 10 Кредит 91-1

— 875 руб. – оприходованы материалы от выбытия объекта основных средств;

Дебет 73 Кредит 94

Напомним, что удержание причитающейся сумму с доходов работника производится с учетом ограничения, установленного статьей 138 ТК РФ – общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов.

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

— 3823,20 руб. – начислено постоянное налоговое обязательство в связи со списанием на финансовые результаты недостачи готовой продукции.

Конец примера 2.

При составлении сличительных ведомостей по МПЗ комиссия вправе учесть пересортицу и потери в пределах естественной убыли.

Напомним, что под пересортицей понимается одновременное наличие, как излишков, так и недостач МПЗ одного и того же наименования. Причинами её могут быть ошибки при составлении товарно-сопроводительных документов: на склад фактически поступают (выбывают со склада) одни ценности, а по документам другие. Возможны и ошибки при учете: по документам и фактически на склад поступают одни ценности, в учете же находят отражение другие.

Методические указания по инвентаризации (п. 5.3) позволяют только в виде исключения произвести взаимный зачет излишков и недостач МПЗ в результате пересортицы. Причем производить взаимный зачет можно по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении материально-производственных запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах. Идентичная норма имеется и Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина России от 28.12.01 № 119н, п. 32).

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости МПЗ, оказавшихся в излишке, то эта разница относится на виновных лиц.

При отсутствии конкретных виновников пересортицы руководствуется нормой, установленной упомянутым выше пунктом 32 Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, а не пунктом 5.3 Методических указаний по инвентаризации. В этом случае согласно пункту 32 разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются на финансовые результаты у коммерческих организаций или на увеличение расходов — у некоммерческих.

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Убыль материально-производственных запасов в пределах установленных норм определяется после зачета недостач излишками по пересортице.

Пример 3 В организации, занимающейся торговлей продуктами питания, проведена инвентаризация. Данные по продуктам, по которым существует разница между фактическим их наличием и учетным, приведены в таблице.

Как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении?

Как и в любой коммерческой организации, в бюджетном учреждении имеются материальные средства, являющиеся собственностью юридического лица или находящиеся у него по договору аренды. С целью их сохранности и правильности учета необходимо проводить инвентаризацию, с помощью которой можно определить ошибки неправильного учета и принять соответствующие меры по их исправлению и предотвращению в будущем. В статье мы рассмотрим как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении, какие необходимы документы.

Сущность инвентаризации в бюджетном учреждении

Инвентаризация предполагает проверку наличия и состояния имущества на установленную дату и соответствие такой информации данным проводимого в бюджетном учреждении бухучета. Сущность инвентаризации заключается в том, чтобы сравнить фактическую и учетную информацию между собой и выявить ошибки бухгалтеров или материально-ответственных лиц, исправить их в отчетном периоде и в последующем не допускать. Также инвентаризация необходима в том случае, когда предполагается факт хищения и присвоения государственного имущества виновной стороной.

Инвентаризация обязательна к проведению при наступлении определенных ситуаций, к которым относятся:

  • реорганизация учреждения;
  • смена или увольнение материально-ответственных лиц;
  • составление годовой финансовой и бухгалтерской отчетности;
  • подозрения по факту хищения или кражи;
  • чрезвычайная ситуация вследствие стихийного бедствия.

? Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Цель и задачи инвентаризации

Главная цель инвентаризации в бюджетном учреждении сводится к тому, чтобы определить, правильно ли ведется бухгалтерский учет в организации, соответствует ли он нормативному законодательству и совершаются ли противоправные действия ответственными лицами.

В соответствии с указанной целью можно выявить задачи, решаемые при помощи инвентаризации:

  1. фактическая перепись и пересчет имущества бюджетного учреждения;
  2. сличение полученных данных с информацией по бухгалтерскому учету;
  3. составление документации по инвентаризации, в том числе выделение объектов, по которым данные фактического и бухгалтерского учета расходятся;
  4. определение факторов, повлиявших на расхождение информации.

Все задачи в обязательном порядке должны быть осуществлены, поскольку они являются важными этапами в формировании результатов, а потому пропуск или неправильное осуществление одной из них влечет за собой формирование неверной итоговой информации. При этом ответственными за результирующие показатели инвентаризации считаются все сотрудники, которых касается данное мероприятие, будь то руководитель бюджетного учреждения, председатель или члены инвентаризационной комиссии, сотрудники бухгалтерии или материально-ответственные лица.

? Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Подготовка к проверке в бюджетном учреждении

Перед тем как осуществлять инвентаризацию в бюджетном учреждении, необходимо определиться с объектами, которые будут подвержены проверке. При этом ревизия может быть сплошной (переписываются и подсчитываются абсолютно все активы организации) или выборочной (анализируется какой-то определенный участок учета).

К объектам, которые могут быть инвентаризированы в бюджетном учреждении, следует относить:

Объект

Комментарий

Основные средства Материальные активы, которые используются в период более года без изменения их физических характеристик и параметров (см. ? порядок проведения инвентаризации основных средств в 2018) Материальные запасы Материальные активы, которые используются в период до одного года и при этом изменяют свою форму Расчеты с подотчетными лицами Расчеты по операциям, связанным с предоставлением денежных средств в подотчет с последующим составлением авансового отчета и приложением к нему соответствующих подтверждающих документов Денежные средства Все денежные средства в наличной и безналичной форме Расчеты с поставщиками или подрядчиками Расчеты по операциям, связанным с приобретением товарно-материальных ценностей или заказом каких-либо работ и услуг.

При обязательной ежегодной проверке инвентаризации подвергаются абсолютно все объекты, а при внеплановой – только те объекты, которые требуют более пристального и тщательного анализа.

До проведения ревизии руководитель бюджетного учреждения обязан издать приказ, в котором будут освещаться все основные моменты данного мероприятия, в том числе:

  • состав и председатель инвентаризационной комиссии;
  • объекты ревизии;
  • причина проведения инвентаризации;
  • сроки осуществления данной процедуры.

Кроме того, бухгалтерия обязана провести в бухгалтерском учете все первичные документы по приходу и списанию товарно-материальных ценностей и денежных средств, чтобы он в полной мере отражал реальную картину финансового положения бюджетного учреждения. Это касается и материально-ответственных лиц – они также должны подготовить всю необходимую документацию и представить ее в бухгалтерию для обработки.

Документы до и после проведения инвентаризации

К основным документам, которые составляются до инвентаризации и после ее непосредственного проведения, следует относить:

Документ

Описание

Приказ на проведение инвентаризации в бюджетном учреждении (форма ИНВ-22) Издается руководителем организации за 10 дней до осуществления мероприятия и предполагает освещение основных моментов по ревизии Инвентаризационная опись (форма ИНВ-1, форма ИНВ-3) Составляется на основании данных фактического пересчета и переписи имущества учреждения и содержит наименование, инвентарные номера (при наличии) и количественное выражение объектов Сличительная ведомость (форма ИНВ-18) Составляется в том случае, когда данные фактического и бухгалтерского учета расходятся по каким-либо объектам ревизии Дополнительные документы Могут составляться при необходимости, когда нужно дополнительно расшифровать данные или составить пояснения Приказ по инвентаризации Руководитель на основании инвентаризационных документов издает приказ о результатах проводимого мероприятия, а также приказ о привлечении к ответственности всех установленных виновных лиц

Функции инвентаризационной комиссии

Как было сказано ранее, в приказе прописывается, кто именно входит в состав инвентаризационной комиссии и кто является ее председателем. Как правило, такая группа является постоянно действующей, то есть избирается на длительный срок. В инвентаризационную комиссию входят сотрудники из разных отделов, но ни одно материально-ответственное лицо не может быть привлечено к проведению данного мероприятия.

Председатель инвентаризационной комиссии перед непосредственным осуществлением мероприятия обязан проставить свою подпись на всех приходных и расходных документах, которые прикладываются к отчетам материально-ответственных лиц в качестве доказательства правомерности проведения операции.

Основными функциями, возложенными на инвентаризационную комиссию, следует считать следующие:

  1. фактическая перепись и пересчет всех товарно-материальных ценностей;
  2. проверка документации на основные средства и иные ценности, принятые к учету;
  3. составление инвентаризационных описей с непосредственным поименным указанием всех объектов ревизии и их количества;
  4. сопоставление данных фактического и бухгалтерского учета;
  5. составление сличительных ведомостей при выявлении расхождений;
  6. выявление причин появления таких отклонений;
  7. подготовка предложений по изменению учета или устранению операций, влекущих за собой ошибки и неточности.

4 Этапа проведения инвентаризации

Всю процедуру проведения инвентаризации можно условно разделить на несколько взаимосвязанных этапов, к которым относятся:

Этап

Описание

Подготовительный Руководителем издается приказ, документы проводятся в бухучете, создается инвентаризационная комиссия Фактический Комиссия осуществляет перепись наименований и количества объектов ревизии, составляет инвентаризационные описи Сличительный Комиссия сличает данные фактического и бухгалтерского учета, выявляет отклонения, составляет сличительные ведомости Заключительный Комиссия формирует результаты инвентаризации и вносит предложения по усовершенствованию учета, руководитель издает приказ о результатах инвентаризации и привлечении к ответственности виновников

Каждый из этих этапов важен, поскольку от него зависят результаты инвентаризации, поэтому к каждому из них должен быть организован тщательный и аккуратный подход. Нужно учитывать, что для получения максимально достоверных данных необходимо проконтролировать, чтобы бухгалтеры и материально-ответственные лица в полной мере выполнили поставленные перед ними задачи, а также в состав комиссии входили только ответственные сотрудники. Кроме того, при проведении фактического этапа инвентаризации при перерывах в данном процессе помещения должны быть опечатаны, а документы спрятаны в сейфах, закрываемых на ключ.

Оформление результатов инвентаризации

При наличии расхождений между данными, предоставленными бухгалтерией и инвентаризационной комиссией, необходимо их отразить на счетах бухгалтерского учета. При этом, как и для коммерческих организаций, в бюджетном учете используется принцип двойной записи, когда одна и та же сумма отражается и по дебету, и по кредиту соответствующих счетов.

Пять практических вопросов по инвентаризации в бюджетном учреждении

Вопрос №1. Необходимо ли осуществлять инвентаризацию, если бюджетное учреждение реорганизовано?

Да, в обязательном порядке. Этот пункт указан на законодательном уровне, а потому, если, к примеру, обычная средняя школа реорганизуется в гимназию или лицей, все ее материальные ценности и денежные средства должны быть проинвентаризированы для передачи новому руководству.

Вопрос №2. Должна ли инвентаризационная комиссия самостоятельно переписывать наименования объектов учета, или эту процедуру можно упростить?

Да, работу инвентаризационной комиссии можно упростить, для чего бухгалтер распечатывает из автоматизированной программы перечень ревизуемого имущества. Кроме того, это удобно, поскольку члены комиссии могут не знать всех наименований, а предоставленный список поможет наилучшим образом обработать полученные результаты. Таким образом можно избежать пересортицы, особенно часто возникающей при наличии большого перечня наименований материальных ценностей.

Вопрос №3. Имеем ли мы право удержать из зарплаты материально-ответственного лица сумму недостачи, выявленной при инвентаризации имущества?

Безусловно, это действие можно совершить. Однако необходимо помнить, что вина ответственного сотрудника должна быть полностью доказана. Кроме того, с него необходимо взять объяснение по поводу того, каким образом могла произойти недостача, и согласен ли он возмещать ущерб. Также руководитель в обязательном порядке должен издать приказ, в котором отражаются результаты инвентаризации и ответственность, которую должен понести виновник недостачи.

Вопрос №4. При инвентаризации выявлена недостача, и виновный сотрудник согласился, чтобы ее удерживали из его заработной платы. В каком размере мы имеем право производить удержания? Можно ли удержать сразу всю сумму, если размер зарплаты позволяет?

Согласно законодательству РФ удержания из заработной платы должны производиться в размере не более 20 % от ее размера. Это необходимо учитывать, если, к примеру, необходимо удержать достаточно большую сумму денежных средств. Тогда такую процедуру необходимо совершать в течение нескольких периодов по 20 % до тех пор, пока вся сумма не будет погашена полностью.

Вопрос №5. Кто из материально-ответственных лиц должен подписывать инвентаризационную ведомость, если происходит их смена – тот, с кого снимаются обязанности, или тот, на которого они возлагаются?

В данном случае при смене ответственных сотрудников инвентаризационную ведомость должны подписывать оба работника, поскольку один из них сдает вверенные ему объекты ревизии, а другой принимает их на ответственное хранение.

Инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности

До составления годовой отчетности требуется провести инвентаризацию. Любые найденные в процессе инвентаризации отклонения требуют отражения в налоговом и бухгалтерском учете.

Основания проведения годовой инвентаризации

Требования к проведению инвентаризации устанавливаются следующими нормативными документами:

  • Федеральным законом от № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» (редакция от 23.05.2016);
  • Приказом Минфина РФ от № 49 от 13.06.1995 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (редакция от 08.11.2010);
  • Приказом Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016).

Целью инвентаризации является формирование достоверной базы данных для годовой бухгалтерской отчетности и бухгалтерского учета.

Под инвентаризацию подпадают:

1) все имущество предприятия вне зависимости от местонахождения:

  • финансовые вложения,
  • товары,
  • основные средства,
  • денежные средства,
  • готовая продукция,
  • нематериальные активы,
  • производственные запасы,
  • прочие финансовые активы, в т.ч. дебиторская задолженность,
  • прочие запасы;

2) все финансовые обязательства:

  • резервы,
  • займы,
  • кредиторская задолженность,
  • кредиты банков.

Инвентаризируется не только имущество организации, но и имущество, полученное для переработки, находящееся в аренде или на ответственном хранении. Также инвентаризуется прочее имущество, не учтенное ранее по каким-либо причинам.

Сроки проведения годовой инвентаризации на предприятии

Инвентаризация проводится перед подготовкой годовой бухгалтерской отчетности. Даты прохождения годовой инвентаризации закрепляют в учетной политике организации. Часто ее производят в конце года, а в начале нового года оформляют ее результаты.

  • имущество, которое инвентаризировалось в октябре – декабре текущего года,
  • основные средства, которые инвентаризировались менее 2 лет назад,
  • библиотечные фонды, с момента инвентаризации которых прошло менее 5 лет,
  • товары, сырье и материалы, находящиеся на предприятиях Крайнего Севера (инвентаризация имущества данных предприятий проводится в периоды их наименьших остатков).

Создание инвентаризационной комиссии

Комиссия формируется для непосредственного проведения инвентаризации. В случае большого количества работ по инвентаризации создается несколько комиссий. В состав комиссии должны войти представители руководства, бухгалтерии, работники других служб (техники, инженеры, экономисты и т.п.). Также в комиссию могут войти сотрудники службы внутреннего или внешнего аудита. Списочный состав комиссии утверждает руководитель предприятия. После этого создается внутренний приказ о проведении инвентаризации.

Обязательные элементы приказа о проведении инвентаризации

В приказе указываются:

  • даты проведения инвентаризации,
  • причины проведения (в нашем случае – инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности),
  • состав инвентаризационной комиссии.

Регистрация приказа осуществляется в книге контроля проведения инвентаризаций. Далее фиксируются остатки имущества на начало инвентаризации.

Фиксация остатков на начало инвентаризации

До начала годовой инвентаризации комиссия должна иметь все актуальные на момент осуществления инвентаризации отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей, расходные и приходные ордеры.

По факту сдачи указанных документов материально ответственные лица пишут расписки о том, что на начало инвентаризации они предоставили все приходные и расходные документы на имущество, а все ценности оприходованы либо списаны в расход. Все предоставленные документы визируются председателем комиссии с обязательным указанием даты. Бухгалтерия на основании этих данных определяет входящие остатки имущества на начало инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности

В ходе годовой инвентаризации комиссия оценивает фактическое наличие имущества, а также правильность учтенных финансовых обязательств. Оценка обязательно происходит при материально ответственных лицах. Результаты инвентаризации фиксируются в актах инвентаризации или инвентаризационных описях, которые составляются не менее чем в 2 экземплярах.

Учет результатов годовой инвентаризации

Результаты проведенной инвентаризации сводятся в ведомость результатов по итогам инвентаризации. Они обязательно проводятся в годовой бухгалтерской отчетности: выявленные недостачи списываются в соответствии с утвержденными правилами, а излишки принимаются в качестве прочего дохода.

Статья написана по материалам сайтов: www.klerk.ru, online-buhuchet.ru, glavkniga.ru.

«