+7 (499) 288 16 73  Москва

+7 (812) 385 57 31  Санкт-Петербург

8 (800) 550 47 39  Остальные регионы

Бесплатная юридическая консультация!

Не нашли ответ на свой вопрос?

Проконсультируйтесь с юристом бесплатно!

Это быстрее, чем искать.

Ответ юриста уже в течение 10 минут

Закрыть
Кратко и ясно сформулируйте суть вопроса.
Пример: "Как открыть ООО?",
"Не выплачивает страховая, что делать?"
Запрещено писать ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ
Сформлируйте ваш вопрос как можно точнее и подробнее.
Чем больше информации - тем точнее будет ответ.
  • img

    Конфиденциальность

    Ваши персональные данные нигде не публикуются. Передача информации защищена сертификатом SSL.
  • img

    Быстро и удобно

    С нами вы сэкономите массу времени, ведь мы отобрали лучших юристов в каждом из городов России.

Спасибо, наш юрист свяжется с вами по телефону в ближайщее время. Также ваш вопрос будет опубликован на сайте после модерации.

Электронный документооборот в компании


Отдел кадров коммерческой организации», 2014, N 1

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОРГАНИЗАЦИИ

Уже довольно давно организации любых форм собственности общаются путем обмена электронными документами. Прежде всего это касается взаимодействия с налоговыми и другими государственными органами. И все больше организаций переходит на внутренний электронный документооборот, поскольку он не только экономит время, но и облегчает работу сотрудников, снижает потери бумажных документов и т. д. О том, что такое электронный документооборот и как он организовывается, расскажем в данной статье.

Под обычным документооборотом понимается движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки (Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76).

С помощью электронного документооборота бухгалтеры сдают отчетность в налоговые органы, ПФР, ФСС, Росстат и т. д. Осуществляется он также между участниками контрактной системы в сфере закупок. Электронные документы принимаются в судах в качестве доказательств, в электронном виде могут заключаться сделки и т. д.

Общим требованием ко всем электронным документам является наличие электронной подписи (далее — ЭП). Правила и виды использования ЭП установлены Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

К сведению. Ранее действовала электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая была определена Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Статьей 5 Закона N 63-ФЗ установлено три вида электронных подписей:

1. Простая электронная подпись (далее — ПЭП) — это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. То есть данная подпись лишь указывает на лицо, подписавшее документ, но не подтверждает содержащуюся в нем информацию. Чтобы электронный документ считался подписанным ПЭП, необходимо наличие одного из условий:

— простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

— ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

Электронный документ, подписанный ПЭП, может быть признан равнозначным бумажному, если это предусмотрено нормативными правовыми актами и (или) соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом данные акты и (или) соглашения должны предусматривать:

— правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

— обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Не допускается использование ПЭП для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну (ст. 9 Закона N 63-ФЗ).

2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — УНЭП) — это электронная подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Она создается с использованием средств электронной подписи. Для оформления УНЭП необходимо обратиться в удостоверяющий центр за выдачей ключа. Ключ ЭП — это уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи. Также существует ключ проверки ЭП, который представляет собой последовательность символов и предназначен для проверки подлинности ЭП. Документом, подтверждающим принадлежность ключа проверки ЭП тому или иному лицу, является сертификат ключа проверки ЭП, который также выдается удостоверяющим центром в виде электронного документа или на бумажном носителе.

К сведению. Перечень аккредитованных удостоверяющих центров размещен на официальном сайте Минкомсвязи в информационно-телекоммуникационной сети Интернет — minsvyaz. ru, раздел «Аккредитация удостоверяющих центров» .

Информационное письмо ФСФР России от 06.06.2013 N 13-ДП-10/21117 «О подписании электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью».

Электронный документ, подписанный УНЭП, как и подписанный ПЭП, может быть признан равнозначным бумажному, если это предусмотрено нормативными правовыми актами и (или) соглашением между участниками электронного взаимодействия. При использовании УНЭП сертификат ключа может и не создаваться, если соответствие ЭП данным признакам может быть обеспечено без такого сертификата (п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — УКЭП) — это электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

— ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

— для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным по Закону N 63-ФЗ. Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП выдается аккредитованным удостоверяющим центром, его доверенным лицом или уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

Обратите внимание! Информация в электронной форме, подписанная УКЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. По сравнению с ПЭП и УНЭП она имеет самую высокую степень защиты и может использоваться для представления документов в любые органы. Исключение составляют лишь случаи, когда законами или иными нормативными актами предусмотрена необходимость представления документа только на бумажном носителе.

Таким образом, для осуществления электронного документооборота организация в первую очередь должна приобрести электронную подпись (если таковой у нее не было), получить сертификат ключа, заключить соглашение об обмене электронными документами с контрагентами, а также договор с оператором. При этом все участники электронного документооборота должны быть подключены к одному оператору. Реестр операторов размещен на сайте ФНС.

В зависимости от сферы применения электронной подписи в фирме работодатель может получить одну или несколько видов подписей. Однако в некоторых случаях, установленных законодательством, ему необходимо иметь УКЭП, например при подписании электронных документов согласно Федеральному закону от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Использование такой подписи также является обязательным условием обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Внутренний электронный документооборот

Многие организации, особенно крупные, ведут электронный документооборот не только с контрагентами и государственными органами, но и в своих внутренних делах — с применением информационной системы. При внутреннем документообороте электронная подпись может не использоваться. Но в этом случае программные средства, применяемые в организации, должны позволять идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Для введения электронного документооборота внутри организации работодатель издает приказ и утверждает положение или правила об электронном документообороте. К внутренним документам, как правило, относятся приказы, распоряжения, договоры, объяснительные и служебные записки, акты, уведомления и т. д. Перечень документов, их создание, порядок обработки, рассмотрения, согласования и хранения, а также перечень должностей, участвующих в электронном документообороте, устанавливаются положением.

Кроме этого, могут быть разработаны различные инструкции по работе с внутренними документами, в которых пошагово описываются действия работников, осуществляющих такой документооборот, сроки рассмотрения и т. п. В отдельном альбоме, размещенном в программе, могут быть утверждены образцы (шаблоны) различных документов.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота. Часть документов (например, связанные с товарно-материальными ценностями), на которых требуется наличие «живых» подписей, распечатываются и хранятся еще и на бумажных носителях. В этом случае положением следует установить не только перечень документов, создание, хранение и использование которых могут осуществляться исключительно в форме электронных документов, но и перечень документов, которые дублируются на бумаге. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Применяя электронный документооборот в организации, работодатель должен обеспечить защиту информации, целостность обрабатываемых данных, а также антивирусную защиту информации.

Обратите внимание! Работодателю следует помнить, что в силу ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

В настоящее время существует не один программный продукт, который позволяет автоматизировать документооборот в организации. И несмотря на то что процесс этот требует не только финансовых вложений, но и времени на обучение сотрудников, цель оправдывает средства. Внутренний электронный документооборот позволяет не только отойти от бумажного документооборота, но и сократить сроки согласования и исполнения документов, систематизировать и структурировать хранение документов в электронном архиве, обеспечивает быстрый поиск документов и снижает вероятность их потери, облегчает работу сотрудников и т. д.

Регистрация и хранение электронных документов

Электронные документы, как и документы на бумажных носителях, следует регистрировать, что означает присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе. Можно руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (далее — Правила). Согласно данным Правилам регистрация поступивших документов производится в день поступления, создаваемых — в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Регистрация электронных документов осуществляется также в электронном виде, для чего может создаваться электронная карточка. Для автоматического заполнения карточки ответственные за это работники могут создавать электронные справочники, в которые вносятся перечень подразделений и лиц организации, осуществляющих электронный документооборот, наименования контрагентов и государственных органов, участвующих в электронном документообороте. В электронную карточку согласно Приложению к Правилам могут заноситься следующие сведения:

1. Адресант — информация об отправителе или создателе документа.

2. Адресат — получатель документа.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ, — для созданных в организации документов это поле может заполняться из справочника, а для поступающих документов — вручную.

4. Вид документа — это могут быть отчет, письмо, договор, акт. Перечень документов также может быть установлен справочником.

5. Дата документа. При регистрации документа, созданного в организации, она проставляется автоматически, при регистрации поступившего документа — пишется дата его поступления.

6. Номер документа — также может проставляться автоматически. При этом может быть порядковым или содержать коды подразделения, его составившего.

7. Дата поступления документа — при регистрации документа проставляется автоматически. При этом может фиксироваться и время поступления документа.

8. Входящий номер документа — порядковый номер, присваиваемый поступившему документу при его регистрации, как правило, автоматически. Если документ также поступил и на бумажном носителе, на нем проставляется номер, присвоенный при получении по электронным каналам, чтобы не создавать путаницы и облегчить поиск документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа — указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

10. Наименование документа либо аннотация к нему — заполняется вручную и содержит краткую информацию, изложенную в документе. Также при помощи справочников-рубрикаторов можно отнести документ к определенной теме.

11. Индекс дела — выбирается номер (индекс) дела по номенклатуре.

12. Сведения о переадресации документа — заносятся сведения о внутренней переадресации документов по исполнителям согласно резолюции руководителя.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа — указываются исполнитель согласно резолюции или указанию в самом документе и дата исполнения.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя — повторяет предыдущий пункт.

18. Отметка о конфиденциальности — заполняется в соответствии с реквизитом документа: «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и др.

Поскольку Правила разработаны для федеральных органов исполнительной власти, остальные организации могут использовать данный Перечень для разработки своей электронной карточки или иной формы документа, в котором должны регистрироваться электронные документы.

Что касается хранения электронных документов, оно осуществляется согласно разработанной в организации номенклатуре дел и с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу. Храниться должны не только сами документы, но и сведения о документах, содержащихся в электронных карточках.

В локальном нормативном акте работодатель с учетом действующих в организации программно-технических средств определяет место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения.

Обратите внимание! Документы с ЭП подлежат хранению в хранилищах электронных документов участников информационного взаимодействия совместно с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки ЭП.

Электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение. Сроки хранения таких документов аналогичны срокам хранения документов на бумажном носителе и устанавливаются нормативными правовыми актами, в частности Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, и др.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, на основании акта, утверждаемого руководителем, указанные документы подлежат уничтожению.

Система электронного документооборота – что это и зачем нужно?

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

  • Упорядочивание делопроизводства — система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
  • Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
  • Ускорение обработки документов — если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
  • Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
  • Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
  • Планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
  • Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
  • Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

Основные недостатки

Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

К ним относятся:

  • Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
  • После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
  • Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
  • Обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
  • В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
  • В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
  • Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Функционал электронного документооборота

  • Работать с любыми видами документов — создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
  • Организовывать потоки документооборота — определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
  • Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

Крупные развитые системы предоставляют возможности:

  • Регистрации всех проходящих документов — входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
  • Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
  • Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
  • Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
  • Разграничивать доступ к документам;
  • Использовать стандартные формы для всех документов;
  • Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
  • Формировать отчетность — аналитическую, статистическую и т. д.;
  • Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

Произойти это может по нескольким причинам:

  • Не все контрагенты пользуются ЭДО;
  • На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде. В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Какие существуют программы ЭДО?

На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

Взаимодействие электронного документа с другими программами

Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы — счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.

Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.

Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными — электронной почтой, торговыми площадками и т. д.

При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ — 1С, Парус, Oracle и многих других.

К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.

Что такое «Система электронного документооборота», и зачем она нужна?

Банки Сегодня Лайв

Статьи, отмеченные данным знаком всегда актуальны. Мы следим за этим

А на комментарии к данной статье ответы даёт квалифицированный юрист а также сам автор статьи.

Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией.

К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.

В этой статье мы расскажем: Что такое СЭД? Какие она имеет виды, преимущества и недостатки?

Что представляет собой СЭД?

С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач, архивация и т.д.

Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью.

Следовательно, СЭД можно разделить на два вида:

  1. Документооборот внутри компании между сотрудниками;
  2. Документооборот между различными предприятиями и организациями посредством специальных каналов связи.

Для использования СЭД внутри организации необходимо специальное программное обеспечение. Обычно такую программу называют – платформой ЭДО. Кроме того, для бесперебойной работы такого ПО потребуется дополнительное оборудование. Например, сервера, сетевые каналы и прочее.

Оператор электронного документооборота понадобится в том случае, если необходима работа с бумагами между двумя различными фирмами. Такой оператор станет хорошим помощником. Ведь он умеет доставлять сообщения, проверяет, в каком формате документы пересылаются, требует и контролирует проставление электронной подписи, хранит и архивирует бумаги самостоятельно и т.д.

Таким образом, СЭД – это «кровеносная система» всего бизнеса. Она в значительной степени экономит время, и, несомненно, положительно сказывается на работе организации в целом. Но всегда ли от такого вида обработки информации имеется польза? И способна ли СЭД нанести урон бизнесу? Чтобы ответить на эти вопросы нужно рассмотреть положительные и отрицательные стороны электронного документооборота.

Плюсы и минусы ЭДО

Как и любой другой процесс ЭДО имеет как плюсы, так и минусы. Основные параметры представлены в таблице ниже.

Электронный документ между организациями

elektronnyy_dokumentooborot.jpg

Похожие публикации

Если еще несколько лет назад можно было говорить о том, что электронная форма обмена информацией вызывает интерес у продвинутых предпринимателей, то сегодня можно уверенно утверждать, что электронный документооборот между организациями носит глобальный характер, и на сегодняшний день является самым быстрым и продуктивным способом обмена информацией.

Что такое и как работает электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ взаимодействия контрагентов, с использованием электронных средств связи, законодательно закрепленных и технически подкрепленных современных технологий.

Система документооборота между контрагентами прошла множество этапов, однако активно внедряться такой формат передачи информации начал, когда внебюджетные фонды и налоговые органы выставили требования о формировании и предоставлении отчетности не только на бумажных носителях, но и в электронном виде.

Со временем преимущества электронного способа обработки и передачи информации контрагентам были оценены пользователями, и документооборот в электронном формате принял всеобъемлющий характер.

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

Деловой мир оценил преимущества электронного документооборота, и сегодня он используется не только для взаимодействия с контролирующими органами, но и в качестве способа обмена деловой информацией с бизнес-партнерами, а также для передачи информации внутри компании.

К преимуществам этого вида обмена информацией с контрагентами можно отнести:

увеличение скорости разрешения решаемых вопросов и расчетных операций;

оперативность, возможность контроля и анализа;

оптимизация рабочего времени персонала;

сокращение расходов на выполнение работ по обработке документов.

Однако нельзя не отметить и некоторые недостатки ЭДО. В основном они относятся к системе – программному продукту, обеспечивающему информационную цикличность, где есть и свои минусы. В общей сложности, к недостаткам можно отнести:

невозможность внесения корректировок и дополнений после отправки документа. Для исправления ошибок пользователю придется воспользоваться более сложной процедурой – отправлять в адрес контрагента соответствующее сопроводительное письмо-уведомление, и новый, откорректированный документ;

программное обеспечение не обновляется автоматически – необходимо приобретать системные обновления дополнительно, по мере их выхода.

Принцип работы системы

Определим, что такое электронный документооборот между организациями, как это работает и что необходимо для его эффективной работы.

В настоящее время электронный документооборот – это система по работе с документами в режиме «безбумажной» технологии, на базе которой оригиналы формируются непосредственно в электронном виде, в специальном опциональном поле.

Основной элемент системы – электронный документ.

Для эффективной функциональности системы и обеспечения ее жизнеспособности:

потенциальный контрагент также должен быть подключен к системе электронного документооборота;

между взаимодействующими сторонами должна быть обеспечена техническая готовность для обмена документами в электронном виде;

действия сторон должны быть согласованы и взаимосвязаны.

Чтобы документ, созданный в электронном виде, обретал юридическую значимость, он должен:

содержать обязательные реквизиты;

соответствовать определенному формату;

быть заверенным подписью должностного или ответственного лица.

Какие документы участвуют в ЭДО

Обмену в электронном виде подлежат три типа документов:

формализованная документация – составляемая в стандартизированных формах, регламентированных законодательством РФ (к примеру – УПД, счет-фактура, акт выполненных работ, и т.д.);

неформализованные документы, подписываемые одной подписью – контрагента-отправителя (деловая переписка, уведомления, сопроводительные письма, и т.д.);

неформализованные документы, подписываемые одновременно несколькими участниками системы.

Как организовать электронный документооборот между организациями

Чтобы организовать работу ЭДО и обеспечить его эффективность, необходимо разработать и прописать все технические нюансы в локальном нормативном акте – специальном Регламенте ЭДО.

В системе ЭДО могут участвовать административные и учетные документы различной степени важности и конфиденциальности. Учитывая это в Регламенте, перечисляя список документов подпадающих под электронную систему обращения, следует указать, какие из них удостоверяются простой, а какие – усиленной электронной подписью должностного лица. Также в Регламенте должен быть прописан список лиц, правомочных подписывать документы, сформированные в электронном виде.

После согласования и утверждения Регламента, пользователям системы документооборота потребуется решить ряд организационных вопросов:

выбрать оператора ЭДО, заключить с ним договор;

организовать электронный архив – для последующего хранения полученных и копий отправленных электронных документов;

внести сведения о переходе на электронный документооборот в локальный нормативный акт – Учетную политику предприятия, оформив их в качестве дополнения к документу;

обеспечить техническое оснащение для работы системы;

решить прочие организационные вопросы.

Что нужно для электронного документооборота между организациями

Для того чтобы войти в качестве участника в систему ЭДО, пользователям необходимо:

подключиться к оператору ЭДО;

приобрести (или зарегистрировать в системе уже имеющийся) сертификат электронной подписи, а также средство криптографической защиты;

совместно с оператором подключить к собственному сервису своих потенциальных контрагентов;

проинформировать своих контрагентов о подключении в качестве участника системы ЭДО;

заключить с контрагентами соглашения об обмене документами и информацией в электронном виде посредством системы ЭДО.

Статья написана по материалам сайтов: ip-on-line.ru, bankstoday.net, spmag.ru.

«