+7 (499) 288 16 73  Москва

+7 (812) 385 57 31  Санкт-Петербург

8 (800) 550 47 39  Остальные регионы

Бесплатная юридическая консультация!

Не нашли ответ на свой вопрос?

Проконсультируйтесь с юристом бесплатно!

Это быстрее, чем искать.

Ответ юриста уже в течение 10 минут

Закрыть
Кратко и ясно сформулируйте суть вопроса.
Пример: "Как открыть ООО?",
"Не выплачивает страховая, что делать?"
Запрещено писать ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ
Сформлируйте ваш вопрос как можно точнее и подробнее.
Чем больше информации - тем точнее будет ответ.
  • img

    Конфиденциальность

    Ваши персональные данные нигде не публикуются. Передача информации защищена сертификатом SSL.
  • img

    Быстро и удобно

    С нами вы сэкономите массу времени, ведь мы отобрали лучших юристов в каждом из городов России.

Спасибо, наш юрист свяжется с вами по телефону в ближайщее время. Также ваш вопрос будет опубликован на сайте после модерации.

Должностные обязанности секретаря делопроизводителя


Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

1.1. Секретарь-делопроизводитель назначается и освобождается от должности генеральным директором организации. На период отпуска и временного нетрудоспособности секретаря-делопроизводителя его обязанности могут быть возложены на бухгалтера, владеющего компьютером. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа генерального директора, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.

1.2. Секретарь-делопроизводитель должен иметь специальную подготовку и (или) опыт соответствующей работы.

1.3. Секретарь-делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. В своей деятельности секретарь-делопроизводитель руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», нормативными документами по вопросам выполняемой работы методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов, указами Президента Российской Федерации, решениями Правительства Российской Федерации и органов управления образованием всех уровней по вопросам образования и воспитания обучающихся; трудовым законодательством; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства, а также Уставом и локальными правовыми актами организации (в том числе Правилами внутреннего правового распорядка, приказами и распоряжениями директора, настоящей должностной инструкцией), трудовым договором (контрактом). Секретарь-делопроизводитель соблюдает Конвенцию о правах ребенка.

2. Должностные обязанности

Секретарь-делопроизводитель должен знать:

2.1. Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

2.2. Структуру и руководящий состав организации и его подразделений;

2.3. Организацию делопроизводства;

2.4. Методы оформлении обработки документов;

2.5. Архивное дело;

2.7. Правила пользование приемно-переговорными устройствами;

2.8. Стандарты УСОРД;

2.9. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

2.10. Основы этики и эстетики;

2.11. Правила делового общения;

2.12. Основы организации труда и управления;

2.13. Правила эксплуатации вычислительной техники;

2.14. Основы административного права и законодательства о труде;

2.15. Правила внутреннего трудового распорядка;

2.16. Правила и нормы охраны труда.

Во время отсутствия секретаря его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемой менеджер по продаже несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

На секретаря возлагаются следующие функции:

3.1. Организация делопроизводства.

3.2. Обеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями.

3.3. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.

3.4. Принимает поступающую на рассмотрение корреспонденцию передает ее в соответствующие подразделение или конкретным исполнителем для использования в процессе работы или по подготовки ответов.

3.5. Принимает документы и личные заявления на подпись директора.

3.6. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директора, организует проведение телефонных переговоров директора.

3.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также соблюдением сроков выполнения указаний поручений.

3.8. Обеспечивает рабочее место директора всеми необходимыми средствами организационной техники.

3.9. Организует прием посетителей.

3.10. Организует командировки директора.

3.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего директора.

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

4.1. Знакомится с проектами решений директором организаций, касающимся его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.5 . Использовать в своей работе прогрессивные формы обработки, учета и ведение документации.

4.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности организации.

4.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

5.1. Секретарь несет ответственность за невыполнение и несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

5.2. За не соблюдение действующих инструкций приказов и распоряжений по сохранению тайны и конфиденциальности информации.

5.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил, техники безопасности и противопожарной безопасности.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. Работает в режиме ненормированного рабочего дня исходя из 40-часовой рабочей недели по графику, утвержденному генеральным директором.

6.2. Получает от директора информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

С инструкцией ознакомлена: __________________________________А.В. Сат

Должностные обязанности делопроизводителя секретаря

Секретарь-делопроизводитель на предприятии — довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.

Специфическое направление каждого отдельно взятого предприятия зависит от видов его деятельности и количества проходящих внутренних и внешних документов. Виды деятельности предприятия определяются в его Уставе. В государственных структурах — в юридической и муниципальной сферах, даже в области образования (детские сады, школы) и медицины (поликлиники, больницы) присутствует огромный объём документооборота. Подобным образом это касается научной и кадровой деятельности.


Для организации важной стороной в её деятельности является ведение деловой переписки, проведение переговоров, подписание договоров. От этих факторов зависит внутренний объём документооборота. Поэтому востребованность и степень важности работы секретаря-делопроизводителя достаточно высоки.

Чего требует профессия секретаря-делопроизводителя?

На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя — это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками. Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал. Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя. Главные его задачи:

  • структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота;
    совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами;
    заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;
  • контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;
  • отправлять документацию на хранение в архив.

К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:

  • иметь соответствующее образование — начальное профессиональное либо среднее полное образование, специальную теоретическую подготовку, знать нормы и правила делопроизводства;
  • обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
  • уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы;
  • вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками.

Такие требования касаются делопроизводителя. Обязанности для резюме обычно выставляет работодатель в объявлении для замещения вакантной должности.

Кроме знаний и умений, претендент на должность секретаря-делопроизводителя должен обладать личными качествами, подходящими для данной работы. Идеальным вариантом может быть человек, по характеру и качествам удовлетворяющий следующим требованиям:

  • аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения;
  • способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени;
  • способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;
  • хорошая память для запоминания большого объёма информации;
  • высокое чувство ответственности;
  • доброжелательность;
  • коммуникабельность;
  • грамотная чёткая речь;
  • спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов;
  • спокойное восприятие критики в свою сторону.

Сотруднику, который отвечает вышеперечисленным требованиям, будет несложно справиться с работой. Но, кроме того, у специальности существуют некоторые медицинские противопоказания:

  • аллергия и/или астма на бумажную пыль;
  • сердечно-сосудистые заболевания, в частности, аритмическая и гипертоническая болезни, пороки сердца;
  • нервные расстройства.

Если со здоровьем у сотрудника нет таких проблем, то для выполнения им работы не должно возникнуть никаких трудностей.

Функции секретаря-делопроизводителя

Крупные фирмы, охватывающие большой диапазон деятельности, имеют возможность содержать в штате как секретаря, так и делопроизводителя. Маленькие и некрупные фирмы с небольшим количеством сотрудников обычно совмещают обе должности в одну — секретарь-делопроизводитель.

Основная задача секретаря — обеспечение нормального функционирования работы руководства путём решения вопросов организационного и документального характера. Если секретарь совмещает ещё и должность делопроизводителя, то он будет заниматься обработкой документов всего предприятия и дополнительно нести ответственность за эту работу.

Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота. Рассмотрим функции делопроизводителя более подробно.

  1. Приём и обработка всей входящей корреспонденции: регистрация писем и направление их согласно классификации адресату. При указании предписаний в письмах — контроль за их исполнением. Ведение записей в журналах и карточках, информация из которых впоследствии необходима для составления банка данных.
  2. Сопровождение документации на всех этапах подготовки и оформления согласно правилам и стандартам. Приём, обработка и отправка на архивацию.
  3. Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции, необходимый для документационного порядка.
  4. Чёткое проведение архивирования документов. Оперативность в нахождении необходимого документа в архиве.
  5. Создание и ведение справочной базы с учётом удобного поиска.
  6. Контроль за правильностью оформления и подписанием документации во избежание проблем с её аннулированием.
  7. Ответственность за весь документооборот на предприятии.

Если в функции сотрудника входит ещё и секретарская работа, то кроме вышеперечисленных обязанностей, ему нужно принимать входящие звонки и обрабатывать их, работать с резолюциями руководства, составлять план работы начальника и решать организационные вопросы и тому подобное.

С данным перечнем обязанностей справится грамотно обученный и подготовленный специалист. Он сможет оптимизировать работу и выполнить её с максимальной скоростью и эффективностью.

Должностная инструкция делопроизводителя на предприятии

Ознакомившись со своей должностной инструкцией, сотрудник обязан её чётко исполнять, поскольку этот документ имеет организационно-распорядительный характер.

Для правильного поведения сотрудника согласно его должностной инструкции, в ней необходимо подробно прописать все должностные обязанности во избежание в дальнейшем возникающих вопросов и противоречий. Должностная инструкция делопроизводителя включает в себя следующие основные разделы.

Общие положения

В данном пункте согласно утверждённому на предприятии штатному расписанию указывается наименование должности, структурного подразделения, в котором работает делопроизводитель. Тут же прописываются квалификационные требования в случае вакансии этой должности. Обязательно указывается порядок назначения и снятия с должности, должностные лица, заменяющие работника в момент его отсутствия.

Должностные обязанности

Должностные обязанности делопроизводителя в организации требуют чёткого и верного их выполнения. Составляя должностную инструкцию, очень важно определить функциональные обязанности делопроизводителя с учётом специфики данного предприятия. Круг обязанностей зависит в основном от величины организации, автоматизации систем и технического оснащения и прочего. В данном пункте необходимо перечислить чем должен заниматься делопроизводитель — приёмом, обработкой, хранением, учётом, архивацией документации. Функциональные обязанности и задачи делопроизводителя были описаны в предыдущем разделе.

Права

Помимо возложенных на делопроизводителя обязанностей, он имеет комплекс прав, которые дают возможность реализовывать свои задачи:

  • требовать от сотрудников выполнения резолюций руководителя;
  • запрашивать нужную для работы информацию;
  • получать доступ ко всем информационным базам предприятия;
  • знакомиться с проектами решений руководителя, касающихся деятельности делопроизводителя;
  • содействовать руководству и сотрудникам организации любым иным образом.

Ответственность

Если делопроизводитель не выполнил либо выполнил должностные обязанности ненадлежащим образом, на него возлагается ответственность согласно трудовому законодательству. Если причинён материальный ущерб, совершены правовые нарушения в процессе деятельности, то делопроизводитель привлекается к различным видам ответственности: дисциплинарной, материальной, административной, а иногда даже уголовной. Также возлагается ответственность и наказание за разглашение коммерческой тайны предприятия.

Законодательство Российской Федерации не требует точно ограниченного рамками закона составления должностных инструкций делопроизводителя. Наименования разделов и их количество в инструкции может варьироваться. Таким образом, уполномоченные лица имеют право вносить коррективы в текст инструкции на своё усмотрение: дополнять или сокращать некоторые разделы.

Обязанности секретаря делопроизводителя

Как и каждая работа, профессия секретаря-делопроизводителя имеет свою должностную инструкцию. Документ может меняться в зависимости от компании (предприятия) и специфики деятельности.

Инструкция содержит такие основные положения, как необходимое образование, опыт работы, и специальные знания и умения, которыми должен обладать работник.

Инструкция также включает в себя перечень прав и обязанностей секретаря, описывает иерархию компании, указывая, кому непосредственно подчиняется секретарь, и кто находится в его подчинении.

Пункт об ответственности тоже прописан в инструкции.

Основные обязанности

  • Секретарь принимает посетителей, фиксирует их и организовывает встречу с руководителем.
  • Принимать и осуществлять телефонные звонки.
  • Отправлять и принимать документы в электронном виде.
  • Вести делопроизводство.
  • Совершать предварительное планирование рабочего дня руководителя.
  • Организовывать совещания.
  • Бронировать билеты и гостиницы для руководителя и гостей/партнеров.
  • Следить за наличием канцелярии в офисе.
  • Выполнять прочие поручения руководства, связанные с работой.
  • В некоторых случаях от секретаря требуют знания иностранных языков для ведения деловой переписки.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

Требования, представленные ниже, не всегда являются обязательными и могут обсуждаться:

  • Образование: высшее (экономика, документоведение).
  • Владение ПК на уровне продвинутого пользователя.
  • Владение офисной техникой.
  • Высокий уровень коммуникативных навыков.
  • Желательный опыт работы более 12 месяцев.
  • Внимательность и аккуратность в ведении дел.
  • Усидчивость и стрессоустойчивость.

Содержание должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Следует упомянуть, что должностная инструкция секретаря не регламентируется официальным законодательством. Ее скорее можно назвать сводом рекомендаций, которая составляется отделом кадров или ответственным за прием на работу сотрудником. Целью такого документа является определение служебных обязанностей сотрудника.

Каковы права и обязанности работника?

Права секретаря-делопроизводителя:

  • Иметь доступ к открытой и конфиденциальной информации, которая необходима для осуществления деятельности секретаря.
  • Выдвигать предложения по совершенствованию и оптимизации трудового процесса компании/предприятия.
  • Получать информацию, необходимую для работы, из других отделов.
  • Иметь комфортные условия работы и отдыха.
  • Принимать участие в составлении, согласовании, и осуществлении решений, которые касаются компании.
    Обязанности:
  • Ведение деловой документации.
  • Организация встреч руководителя.
  • Прием телефонных звонков и посетителей.
  • Решение конфликтных ситуаций.
  • Прием и отправка почты.
  • Поддержание жизнеспособности офиса.

Необходимые пункты

Обязательным условием для приема на работу секретаря делопроизводителя является быстрая обучаемость специалиста и умение находить быстрые решения в нестандартных ситуациях.

Некоторые руководители предъявляют дополнительные требования, которые могут включать в себя знание профессиональных компьютерных программ.

Содержание работы

Секретарь-делопроизводитель – это работник, который отвечает за оборот документации в компании, их сохранность и правильность.

Эта должность включает в себя:

  • Контроль базы документации, архива.
  • Регистрацию контактов и посетителей.
  • Распределение дел на рабочий день.
  • Работа с оргтехникой.
  • Прием звонков.

Требования к знаниям и умениям

Обязанности секретаря-делопроизводителя отличаются от тех, которые возлагают на рядового работника офиса, просто принимающего звонки и варящего кофе.

Такая должность требует внимательности, организованности, и ряда профессиональных и личных качеств.

Знания, необходимые секретарю:

  • Право: трудовое, административное.
  • Законодательство: акты, которые необходимы для работы с документацией.
  • Систему иерархии власти в своем регионе.
  • Принципы работы в заданной области.
  • Структуру работы, ее организацию.
  • Основы управления труда.
  • Азы менеджмента.
  • Нормы выполнения каждого из видов задач.
  • Правила пользования техникой.
  • Основы коммуникативной психологии.
  • Порядок архивации.

Навыки и умения:

  • Осуществление эффективной работы офиса, распределять обязанности.
  • Планирование дел в соответствии загруженностью.
  • Своевременное продление сроков документации.
  • Организация выездных встреч и командировок.
  • Ведение информационного обеспечения офиса.
  • Ориентировка в периодике.

Элементарные знания (грамотность устная и письменная)

Даже если секретарь большую часть времени уделяет работе с цифрами, ему не обойтись хотя бы без элементарных грамматических навыков.

Секретарь – это лицо фирмы. И от того, как он преподнесет себя может зависеть исход важной сделки. Письменная и устная грамотность создаст положительный имидж всей организации.

Продолжительность рабочего дня

Длительность рабочего дня секретаря напрямую зависит от общего распорядка компании. Нередко случается, что помощник руководителя продолжает вести дела даже будучи дома.

В таком случае сотрудник может смело требовать компенсацию за сверхурочную работу.

Обычно, день секретаря проходит так:

  1. Приход на работу и проверка обстановки и работы оргтехники до прихода начальника.
  2. Просмотр намеченного дневного плана и выбор соответствующих дел.
  3. Проверка и обработка корреспонденции.
  4. Согласование планов с руководителем и внести необходимые правки.
  5. Прием звонков и посетителей, обработка текущей документации.
  6. Подготовка помещений и материалов для докладов и встреч.
  7. Разработка плана на следующий рабочий день.
  8. Доклад руководству о проделанной работе.
  9. В конце дня происходит пересмотр и делегация дел на следующий день.
  10. Приведение дел и рабочего места в порядок, проверка безопасности помещения.

Иерархия

  • Секретарь-ресепшионист – принимает посетителей, отвечает на звонки, записывает и согласовывает встречи.
  • Секретарь-референт – работает с документацией и служит помощником одного или нескольких руководителей. Чаще всего имеет ненормированный рабочий график.
  • Секретарь делопроизводитель – отвечает за порядок в офисе, графики встреч руководства, сохранность и правильное заполнение документации, архивацию, и общее состояние офиса.

Секретарь подчиняется тому, кто его нанял или высшему руководству других отделов, работа которых тесно связанна.

Секретарь может давать поручения курьерам и другим секретарям.

Ответственность

Существуют обязательные и дополнительные пункты ответственности:

  • За полное или частичное невыполнение служебных обязанностей.
  • За игнорирование инструкций и приказов.
  • За нарушение внутренних правил компании, подрывание дисциплины.
  • За разглашение конфиденциальной информации.
  • За невыполнение правил пожарной и электрической безопасности.

Право подписи

Обычно право подписи принадлежит руководителю. Но некоторые акты местного значения могут быть утверждены секретарем. Такая возможность обязательно должна быть прописана в уставе организации.

Подписи секретаря достаточно для получения доставок, канцелярии, и продуктов, обеспечивающих жизнедеятельность офиса.

Необязательные пункты и права сотрудника

  1. Высокая скорость набора текста.
  2. Заданная продолжительность работы с одним клиентом.
  3. Прохождение тренингов и курсов по ораторскому мастерству.
  4. Подготовка шаблонов документов.
  5. Требования к росту и весу.

Требования к внешнему виду, вежливости

Секретарь – это первый человек, которого видит и слышит посетитель компании, поэтому ему нужно поддерживать себя в форме. Элементарные правила этикета помогут держать себя достойно даже с самыми сложными клиентами.

  • Хороший секретарь никогда не позволит себе беспричинно заставлять клиента ждать.
  • Не хамит и не раздражается.
  • Выглядит опрятно, имеет аккуратный маникюр и минимальное количество макияжа.
  • Не пользуется духами с резким ароматом.
  • Имеет чувство стиля, носит на работу классическую одежду.

О чем следует помнить

Секретарю следует помнить о его значении в компании. Все дела держатся на нем, поэтому необходимо приучить себя к ведению дневника.

Навыки тайм-менеджмента просто незаменимы, поэтому нелишним будет посетить соответствующие тренинги и семинары.

Лица, разрабатывающие и утверждающие документ

Большинство документации разрабатывается секретарем, а утверждается руководителем. Если речь идет о филиале, то всю документацию должен утверждать непосредственно начальник сети.

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя: каковы права и обязанности работника?

Для того чтобы грамотно составить один из важнейших документов для наёмного работника, – должностную инструкцию, в первую очередь необходимо тщательно изучить трудовое законодательство РФ. Ни один из пунктов должностной инструкции не может ему противоречить. Важно помнить, что при разрешении трудовых споров, конфликтов, доходящих до суда, должностная инструкция, наряду с договором о приёме на работу, станет одним из основных документов, приложенных к делу. И малейшая неточность, идущая вразрез с законом, может обернуться против работодателя.

Если вкратце, должностная инструкция – документ, наиболее полно и чётко обрисовывающий круг обязанностей работника. Насколько это «полно и чётко» будет в реальности, зависит от грамотности и разумности того, кто работника нанимает. То есть руководителя.

Вплотную подходим к вакансии секретаря-делопроизводителя. Из всего штата сотрудников трудно найти другую должность, на которой человек так плотно работает непосредственно с руководством. И будет естественной необходимостью, чтобы сам руководитель принял участие в разработке должностной инструкции. Во всяком случае, хотя бы внимательно изучил уже подготовленный документ. Разумно также всегда начальнику держать экземпляр инструкции под рукой. Дабы не быть обвинённым в необоснованном расширении полномочий подчинённого.

Необходимые пункты

Обязательными для внесения будут:

Содержание работы секретаря-делопроизводителя: здесь нужно чётко разделить пункт на основные и второстепенные задачи. Для примера: ответы на телефонные звонки, отправка факсов, разработка документации, приём корреспонденции – явно важнее, нежели подать чай и кофе в приёмную.

Требования к знаниям и умениям для этой должности. Конечно, изначально отбор для данной работы предполагает наличие у кандидата определённых навыков и умений. Но в должностной инструкции необходимо отразить их повторно. Чтобы у сотрудника было чёткое представление, в каких пределах простираются требования к нему. Лучше разделить этот отдел инструкции на подпункты.

Оформляете увольнение во время очередного отпуска? Предлагаем ознакомиться с подробностями.

Ищете форма № Т-1 образец заполнения? Он находится тут.

Элементарные знания (грамотность устная и письменная).

Отдельно выделите пакет программ ПК, с которыми предстоит работа. Как правило, обязательным будет Microsoft office: word, excel. Остальные зависят от специфики фирмы. Возможно, это будет 1С или дизайнерские программы. Главное, расписать подробно.

Работа с документами. Вторая часть должности — «делопроизводитель» подразумевает априори эту деятельность. ГОСТы, виды документации, документооборот вообще – знания в этой области должны быть весьма обширны. Учитывая специфику должности, работодатель вправе требовать наличия сертификата об окончании спецкурсов, если «Делопроизводство» не было среди основных дисциплин в учебном заведении. В этом же подпункте можно выделить работу с архивом компании (если предусмотрена).

Обязанности, касающиеся остального штата сотрудников. Например, обеспечение офиса канцелярией, оповещение сотрудников о совещаниях и др.

Обязанности, касающиеся внешних связей компании: заказ комплектующих, «расходников». Обзвон клиентов, связи со СМИ.

Продолжительность рабочего дня. Примерное распределение обязанностей по периодам рабочего дня. То есть, можно вписать в этот пункт, что на разборку входящей корреспонденции отводится час с утра.

Иерархия. Здесь нужно максимально чётко очертить: кому подчиняется секретарь-делопроизводитель (только непосредственно начальнику или, возможно, заместителям). Чьи поручения будут являться приоритетными.

Ответственность (в т.ч. материальная) секретаря-делопроизводителя. Обычно сюда же включают подпункт об ответственности за разглашение секретной информации (коммерческой тайны). И вообще, ко всей ли документации будет доступ у этого сотрудника.

Право подписи документации. Есть ли оно, либо все документы визируются непосредственно руководством. Если есть, то в каких случаях.

Необязательные пункты и права сотрудника

Нормы времени, в которые должен уложиться секретарь-делопроизводитель для того или иного вида деятельности не являются обязательными. Например, скорость печати, продолжительность телефонных переговоров, подготовка шаблона документации. Естественно, требования здесь должны быть в пределах разума. И необходимо учитывать нюансы, форс-мажор и пр.

Требования к внешнему виду, вежливости также прописываются на усмотрение работодателя. Секретарь-делопроизводитель – должность, обязывающая к этим правилам. А при отсутствии других сотрудников секретариата (например, секретарь в приёмной) смело можно назвать его лицом фирмы.

Список «факультативных» требований может быть расширен в зависимости от профиля компании. Однако, помимо обязанностей, права секретаря-делопроизводителя тоже должны быть записаны в должностную инструкцию. Хотя, безусловно, основные права (в т.ч. социальные гарантии) прописывают в договоре найма на работу, трудовом соглашении.

Производите заполнение платежной ведомости? Вам следует узнать больше.

Какая проставляется дата составления приказа об увольнении? Переходите по ссылке. https://101million.com/dokumenty/prikazy/ob-uvolnenii.html

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

  1. На получение дополнительной служебной информации от руководства и других сотрудников, если она необходима для лучшего выполнения его обязанностей.
  2. На использование технических средств компании, в целях более качественного и эргономичного решения выполняемых им задач.
  3. На обеспечение охраны труда на своём рабочем месте.
  4. На получение социальных гарантий и благ. Согласно как трудовому кодексу РФ, так и внутреннему коллективному соглашению.

Список прав работодатель также может дополнять по своему усмотрению.

О чем следует помнить?

Отметим, что единого бланка, ГОСТа для должностной инструкции секретаря-делопроизводителя нет. Можно найти в Интернете, в частности, на бизнес-сайтах примерные образцы и скачать (как платно, так и свободно). Некоторые компании делятся в сети готовыми ДИ. Если профиль бизнеса схож, можно ориентироваться на такие инструкции.

В заключение некоторые простые правила составления должностной инструкции:

  1. Не расширяйте круг обязанностей секретаря-делопроизводителя чрезмерно. Сопоставляйте требования с реалиями: протяженность рабочего дня, заработная плата (особенно!).
  2. Помните, что работник вправе потребовать дополнительной оплаты, получив от руководителя поручение, не описанное в ДИ.
  3. Если в компании нет штатного юриста и кадровика, при составлении ДИ воспользуйтесь услугами наёмных специалистов. Это обойдётся в итоге дешевле, чем включать «сомнительные» пункты в ДИ самостоятельно.
  4. Помните, что внутренняя документация компании (к коей относится и должностная инструкция) не идёт вразрез с законодательством страны. Об этом говорилось подробно в начале статьи.

Надеемся, что советы статьи окажутся полезными для Вас и Вашего бизнеса!

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Статья написана по материалам сайтов: 101biznesplan.ru, rushbiz.ru, 101million.com.

«