+7 (499) 288 16 73  Москва

+7 (812) 385 57 31  Санкт-Петербург

8 (800) 550 47 39  Остальные регионы

Бесплатная юридическая консультация!

Не нашли ответ на свой вопрос?

Проконсультируйтесь с юристом бесплатно!

Это быстрее, чем искать.

Ответ юриста уже в течение 10 минут

Закрыть
Кратко и ясно сформулируйте суть вопроса.
Пример: "Как открыть ООО?",
"Не выплачивает страховая, что делать?"
Запрещено писать ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ
Сформлируйте ваш вопрос как можно точнее и подробнее.
Чем больше информации - тем точнее будет ответ.
  • img

    Конфиденциальность

    Ваши персональные данные нигде не публикуются. Передача информации защищена сертификатом SSL.
  • img

    Быстро и удобно

    С нами вы сэкономите массу времени, ведь мы отобрали лучших юристов в каждом из городов России.

Спасибо, наш юрист свяжется с вами по телефону в ближайщее время. Также ваш вопрос будет опубликован на сайте после модерации.

Проверка фсс и пфр какие документы готовить


Существует две основные формы проверки — камеральная и выездная.

Камеральные проверки осуществляются по итогам сдачи отчетности. Это стандартная процедура, в ходе которой контролеры проверяют правильность составления отчетности и уплату страховых взносов. Личного присутствия плательщика и тонн документов, как правило, не требуется. Наибольший интерес для предпринимателей представляют выездные проверки, потому что в этом случае с представителями Фондов придется общаться лично, проверять будут больше и готовиться нужно основательнее.

Право проводить выездные проверки контролеры получили только в 2011 году. В 2010 были только камеральные, т.к. согласно ч. 9 ст. 35 Закона N 212-ФЗ проверка может охватывать только последние 3 года, и проверять, можно сказать, было нечего. Выездные проверки бывают плановые и внеплановые.

Внеплановую проверку могут провести, если:

  • в Фонды поступают жалобы от сотрудников;
  • организация ликвидируется или реорганизуется;
  • организация обращается в ФСС с просьбой выделить средства на выплату пособий сотрудникам.

Плановые выездные проверки осуществляются по составленному плану-графику, он утверждается на год и составляется до 25 декабря текущего года на следующий год. План в открытый доступ не попадает, поэтому о предстоящей проверке организация может узнать только накануне, когда получит решение о проверке.

Плановые проверки сотрудники фондов обязаны проводить только совместно. Обратите внимание: даже если проверка совместная, решения должно быть два — от ПФР и ФСС соответственно. Внеплановые проверки могут проводиться независимо друг от друга (Письмо ПФР от 04.03.2011 N ТМ-30-25/2106).

Кто рискует попасть в «чёрный список»?

В письме ПФР и ФСС есть критерии отбора, по которым проходила выборка для проведения проверки в 2011 году. На эти критерии контролирующие органы и ориентируются:

несоответствия расчетов по формам РСВ-1 в ПФР и 4-ФСС в ФСС;

у фирмы есть расходы, финансируемые за счет средств ФСС РФ (например, пособия по временной нетрудоспособности за счет ФСС);

отчетность не предоставлялась в срок;

организация произвела работнику выплату, которая не облагается страховыми взносами, например, материальную помощь в значительном размере;

применение льгот на уплату страховых взносов;

задолженность по взносам больше двух отчетных периодов подряд;

суммы начисленных страховых взносов уменьшились по сравнению с предыдущим отчетным периодом, а численность сотрудников осталась прежней;

неоднократное предоставление корректировок;

налоговая может донести в ПФР об участии в схемах минимизации сумм страховых взносов, если заподозрит подобное.

Таким образом, если под большую часть критериев плательщик страховых взносов попадает, то вероятно, что ПФР и ФСС захотят его «навестить».

Что готовить и чего ожидать?

Обычно выездная проверка проходит на территории предприятия. Если нет возможности предоставить помещение — тогда по месту нахождения контролирующих органов.Проводить проверку могут только те инспекторы, которые указаны в решении, поэтому, прежде чем предоставить доступ сотрудникам фондов, сверьте реквизиты в решении с реквизитами удостоверений инспекторов.

Решений должно быть два:

  • первое — от руководителя (его заместителя) территориального органа ПФР (форма N 8-ПФР);
  • второе — от руководителя (его заместителя) территориального органа ФСС РФ (форма N 9-ФСС РФ).

Будьте внимательны к документам проверяющих! Проверьте удостоверения инспекторов, сверьте их с реквизитами решений. Право проводить проверку имеют только те инспекторы, которые указаны в решениях.

Не пустить их на территорию предприятия, если все документы в порядке, вы не имеете права. Если не обеспечить доступ, контролеры составят акт воспрепятствования доступу должностных лиц органа контроля за уплатой страховых взносов. И тогда по 212-ФЗ, инспекторы имеют право начислять штрафные санкции по аналогии.

Продолжительность выездной проверки не может быть больше двух месяцев (считается с даты решения до составления справки о проведенной проверке). Сотрудники фондов могут приостановить проверку для получения дополнительной информации; в общем случае срок приостановки не превышает шести месяцев.

ПФР и ФСС не могут проверять страхователя чаще, чем один раз в три года. Проверка в связи с реорганизацией или ликвидацией организации может проводиться в любое время, независимо от того, когда была предыдущая.

Предметом выездной проверки является правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов, поэтому ничего «лишнего» представителей ПФР и ФСС интересовать не должно.

Документы

Будьте готовы по Требованию предоставить проверяющим документы, которые связаны с исчислением и уплатой страховых взносов. Есть 10 дней со дня получения Требования на то, чтобы подготовить необходимые документы и предоставить их. Если компания не сможет предоставить документы в срок, необходимо письменно (в произвольной форме) сообщить об этом проверяющим, указав причину и новые сроки предоставления.

За отказ в предоставлении документов или нарушение срока инспекторы могут выставить штраф 200 рублей за каждый документ; также предусмотрено административное наказание для должностных лиц от 300 до 500 рублей.

Сотрудники ПФР и ФСС имеют право потребовать все документы, связанные с оплатой труда сотрудников, с расчетом страховых взносов, учредительные документы. Ожидаемый список документов:

  • устав, учредительный договор, лицензии;
  • банковские и кассовые документы;
  • трудовые и договоры ГПХ с физическими лицами;
  • первичные документы бухучета, учетную политику;
  • кадровую документацию (приказы о приеме на работу, личные карточки сотрудников, штатное расписание, приказы о предоставлении отпусков, приказы о премировании, табели учета рабочего времени, расчетные ведомости и т п.);
  • документы, связанные со страховым обеспечением (больничные листы, заявления сотрудников, приказы, подтверждающие документы).

Инспекторы не имеют права забирать с собой оригиналы документов, они могут работать с ними только на территории фирмы. Если необходимо забрать документы, то предоставить можно копии оригиналов, заверенные печатью организации и подписью директора.

Проверяющие будут искать несоответствие данных в документах с данными в отчетах, нарушения законодательства, правильность отражения в документах данных, влияющих на расчет страховых взносов.

Результаты проверки

В последний день проверки оформляется справка о проведенной выездной проверке в двух экземплярах.

Затем, в течение двух месяцев составляется Акт выездной проверки, этот документ является результатом проверки и может служить основанием для привлечения к ответственности. Если предприятие с решением акта не согласно, в течение 15 рабочих дней может предоставить письменные возражения руководителю контролирующего органа и приложить оправдательные документы.

Материалы о результатах проверки направляются руководителям фондов, они выносят решения о привлечении к ответственности, либо об отказе в привлечении к ответственности.

Совет

Перед проверкой приведите в порядок все документы (примерный перечень известен), проверьте, что документы соответствуют друг другу. Если чувствуете, что какие-либо документы могут вызвать сомнение у инспекторов, подготовьте себе в защиту базу нормативно-правовых документов. Если имеется недоимка по страховым взносам — погасите её, рассчитайте и заплатите пени — это поможет избежать штрафов.

Проверка ФСС и ПФР

proverkafss-pfr.jpg

Похожие публикации

Пенсионный фонд и Фонд соцстраха для контроля за начислением и уплатой страховых взносов проводят камеральные и выездные проверки страхователей (ст. 33 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Камеральным проверкам подвергаются все отчеты, сданные в фонды. Они не требуют присутствия плательщика взносов, их цель – проверить, правильно ли составлена отчетность и произведена уплата. Срок проведения «камералок» – 3 месяца со дня отправки отчета. Выездные проверки — более сложная процедура, требующая тщательной подготовки.

Как узнать заранее, предстоит ли вам выездная проверка ПФР и ФСС, что проверяют инспекторы, какие документы они могут затребовать – обо всем этом пойдет речь далее.

Что проверяют на выездных проверках ФСС и ПФР

Выездные проверки, проводимые ПФР и ФСС, могут быть плановыми и внеплановыми. Согласно письма Минздравсоцразвития РФ от 22.02.2011 № 19-5/10/2-1748, плановые выездные проверки органы ПФР и ФСС могут проводить только совместно. По отдельности фонды могут проверять страхователей только внепланово, количество таких проверок не ограничивается, а поводом для них могут стать:

  • реорганизация или ликвидация предприятия,
  • обращение страхователя в ФСС за выделением средств,
  • поступление от сотрудников жалоб на неправильный расчет пособия.

Что касается плановых выездных проверок ПФР и ФСС 2016, план их проведения на год составляется заранее и утверждается до 25 декабря.

Выездная проверка проходит на территории страхователя – плательщика взносов. Не допускать проверяющих на свою территорию нельзя, иначе страхователю грозит штраф.

Решений о проведении совместной проверки должно быть два: от органа ПФР по форме № 8-ПФР, и от органа ФСС по форме № 9-ФСС РФ.

Периодичность проверки – раз в 3 года, за исключением проверок, связанных с реорганизацией и ликвидацией, а период, который может быть проверен – не более 3 лет, предшествующих году проведения проверки.

Срок проверки – 2 месяца, но при наличии оснований, перечисленных в ч. 11.1 ст. 35 Закона 212-ФЗ, она может быть продлена на срок не более 6 месяцев.

Что будут проверять инспекторы? Только правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов (ч.6 ст. 35 Закона № 212-ФЗ), кроме этого проверяющие ничего рассматривать не должны. Будут сверяться данные первичных документов с данными, указанными в отчетах, проверяться правильность расчетов страховых взносов и соблюдение законодательства.

Если грядет проверка ПФР, совместно с проверкой ФСС: какие документы готовить? В 2016 году действует распоряжение ПФР от 03.02.2011 № 34Р, согласно которому проверяющие могут затребовать:

  • учредительные документы – устав, учредительный договор и др., а также необходимые для деятельности лицензии,
  • приказы об учетной политике и бухгалтерскую отчетность за проверяемый период,
  • отчетность по взносам в ПФР и ФСС,
  • налоговые и бухгалтерские регистры (главная книга, оборотно-сальдовые ведомости, книги учета доходов и расходов, кассовая книга и др.),
  • аналитику по определенным счетам бухучета и первичные документы,
  • приказы и коллективные договоры,
  • трудовые договоры, а также договоры ГПХ, контракты и соглашения с физлицами, чтобы проверить предмет таких договоров: если договор заключен на исполнение определенных функций, а не на оказание услуги, проверяющие могут переквалифицировать его в трудовой и доначислить взносы,
  • кадровые документы (трудовые книжки, регистры учета и движения сотрудников), табели, расчетно-платежные ведомости, листки нетрудоспособности и т.п.

На подготовку документов дается 10 рабочих дней с момента получения соответствующего требования. Копии может заверить руководитель проверяемого предприятия, нотариальное заверение необходимо только в предусмотренных законом случаях. Проверяющие не вправе изымать подлинники документов.

По окончании проверки, в ее последний день, составляется справка, а в течение 2 месяцев должен быть составлен акт выездной проверки. При несогласии с актом, можно предоставить в фонд свои письменные возражения с приложением необходимых документов в течение 15 рабочих дней.

План проверок ФСС и ПФР на 2016 год

  • несоответствие расчетов в отчетных формах 4-ФСС и РСВ-1, а также несвоевременное предоставление индивидуальных сведений в ПФР,
  • ФСС финансировало расходы страхователя из своего бюджета (оплата больничных, путевок и т.п.),
  • сотрудникам производились выплаты, не облагаемые страховыми взносами,
  • применялись льготные тарифы страховых взносов,
  • по итогам камеральных проверок были выявлены несоответствия, по которым плательщик не предоставил пояснений,
  • за страхователем числится задолженность по уплате взносов более чем за два квартала подряд,
  • по сравнению с прошлым периодом, снизились суммы начислений при той же численности сотрудников,
  • предоставленные в ПФР и ФСС отчеты неоднократно корректировались плательщиком,
  • ФНС предоставила фондам информацию о незаконной минимизации налогов.

Страхователи, у которых отсутствует финансово-хозяйственная деятельность, в план проверок не включаются.

План выездных проверок ФСС и ПФР в течение года может меняться в части добавления или исключения плательщиков, либо изменения сроков проверок.

К вам пришли из ФСС и ПФР: что надо знать о выездных проверках фондов

Светлана Симонова
руководитель группы по расчету заработной платы WiseAdvice

Проверки внебюджетных фондов, как и налоговые ревизии, бывают камеральными и выездными. На камеральных проверках сотрудники ПФР и ФСС контролируют правильность начисления взносов за конкретный период.

Камеральная проверка ФСС проводится с целью проверить, правильно ли начислены и уплачены взносы на обязательное социальное страхование. В рамках камеральной проверки сотрудники фонда контролируют лишь тот период, за который организация составила и сдала расчеты по форме 4 ФСС. То же самое и с «камералками» пенсионного фонда – проверка отчетности ПФР на предмет правильности начисления и уплаты вносов на пенсионное и обязательное медицинское страхование начинается с того дня, когда страхователь подал расчет по форме РСВ-1 ПФР. Срок камеральной проверки для фондов один – три месяца со дня подачи отчетности, и проходит она исключительно на территории фондов.

Совсем другое дело – выездные проверки. Они могут проходить по заранее составленному плану или же «случаться» внепланово. И так же, как визит налоговых инспекторов, выездная проверка ФСС либо выездная проверка ПФР вызывает тревогу у всех работодателей без исключения. Чтобы внести ясность, кого и «за что» проверяют, чего ожидать от ревизии, мы подготовили для вас эту статью.

Как проходит «кастинг» на проверку

На плановые выездные ревизии сотрудники фондов отдельно не ходят, так как ПФР и ФСС могут проводить плановые выездные проверки только совместно. План-график таких проверок на каждый отчетный период можно найти на сайте своего регионального отделения ФСС.

ФСС и ПФР ежегодно совместно составляют план выездных проверок. При этом каждый из фондов старается включить в план страхователей, интересных именно ему. В итоге примерно половина компаний попадает в план по инициативе ПФР, половина – по предложению ФСС.

Рассмотрим, на основании каких критериев происходит отбор.

Расхождения в отчетности. Назначить выездную ревизию фонды могут по итогам камеральной проверки. Например, если сотрудники ПФР в ходе «камералки» выявят несоответствия в расчетах по формам РСВ-1 и индивидуальных сведениях. Такой же подход применяют и в ФСС. Причем проверка возможна даже в том случае, если чиновники запросили у компании пояснения, и она их дала. Кроме того, если представленные в отделения ПФР расчеты по страховым взносам за предыдущий год не соответствуют количеству расчетов, сданных в отделения ФСС России, есть вероятность, что компании назначат выездную проверку.

Снижение зарплаты. Если у компании по сравнению с прошлым годом значительно снизился фонд оплаты труда – также повод включить ее в план совместных выездных проверок.

Нулевая отчетность. Особое внимание инспекторы обращают на компании, сдающие нулевую отчетность. Зарплата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда, не может быть ниже МРОТ. А если есть начисленная заработная плата, должны быть и страховые взносы.

Необлагаемые выплаты. К необлагаемым выплатам относятся государственные пособия, выплаты временно пребывающим в России иностранным работникам и т. д. В план попадают компании, которые отражают значительные суммы необлагаемых выплат (больше 10% от общей суммы) и часто подают корректирующие расчеты.

Пониженные тарифы. Речь идет о компаниях на «упрощенке» с льготной деятельностью и другие компании, которые платят пониженные взносы. При этом особенно рискуют оказаться в плане проверок компании с пониженным тарифом, которые по требованию фонда не подали на камеральную проверку документы, подтверждающие право на льготу.

Подача «уточненок» к уменьшению. Страхователи, которые подают «уточненки» с уменьшением платежей, и делают это регулярно, очень рискуют оказаться в плане проверок. В фондах считают, что это может говорить об ошибках в расчете взносов.

Крупнейший налогоплательщик. Из всех компаний, помимо всего прочего, проверяющие будут выбирать те, у которых имеются наибольшие суммы облагаемой базы, наибольшее количество застрахованных лиц или наибольшая среднесписочная численность работников.

Большие суммы расходов, финансируемых за счет ФСС. К таким расходам относятся пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком, оплата дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом или инвалидом с детства в возрасте до 18 лет. В план включают компании, у которых расходы на пособия превышают 50 процентов от всех начисленных взносов. Но фонд сначала запросит объяснения. Ему можно ответить, что высокие расходы связаны с большим числом больничных. Визит возможен, только если фонд найдет нестыковки в больничных или его не устроят пояснения.

Подошел срок проверки. Выездная проверка фондов проходит раз в три года. Поэтому, если организацию не проверяли три года подряд, сотрудники ПФР и ФСС, скорее всего назначат ей проверку. То есть в план включают компании без особых признаков, у которых уже три года не было ревизии.

Расчеты в банке идут, а отчетности нет. С 2015 года ФСС вправе запрашивать в банках данные по счетам компаний. Эти сведения фонды запросят по всем компаниям, которые не отчитываются. Если у таких страхователей есть движение по счетам, то им стоит ждать визита контролеров.

Мигрирующие компании. Вдобавок ко всему ПФР интересуется теми компаниями, которые не находятся по своему юридическому адресу и не сообщают фонду данные о фактическом местонахождении.

К вам приехал ревизор…

Выездная проверка ПФР и проверка ФСС проходит, как правило, на территории компании-работодателя. Но если у страхователя нет возможности предоставить проверяющим помещение для проверки, сотрудники фондов проведут ее у себя на месте.

Выездная проверка начинается с того, что компании вручают решение о проведении проверки. В таком документе должны быть указаны состав проверяющих и проверяемый период, который не может быть больше трех лет.

С предъявленным решением страхователя должны ознакомить под роспись. После этого сотруднику вручают требование о представлении документов. Причем, если проверка совместная, то от каждого фонда должно быть свое требование. Но исполнять эти требования придется по отдельности, независимо одно от другого. То есть документы нужно будет подготовить в двух экземплярах.

Поскольку круг интересов у проверяющих из разных фондов расходятся, то и запрашивать ревизоры будут разные документы.

В ходе плановых выездных проверок сотрудники ФСС проверяют, правильно ли страхователи начислили и заплатили взносы на обязательное социальное страхование, пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также верно ли расходовали средства, выделенные из ФСС «на травматизм».

Что нужно ФСС на выездной проверке

ФСС может требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов, а также подтверждают правильность их расчета и уплаты, а именно:

  • расчетно-платежных ведомостей;
  • больничных листов;
  • договоров гражданско-правового характера;
  • документов, необходимых для оформления пособий;
  • табелей учета рабочего времени;
  • трудовых книжек;
  • документов о расследовании несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
  • материалов специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест)
  • и т. п.

Что требует ПФР на выездной проверке

Что касается проверки пенсионного фонда, то ПФР может требовать от компании копии документов, которые являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов; подтверждают правильность расчета и уплаты страховых взносов. Это могут быть:

  • учредительные документы;
  • приказы об учетной политике;
  • лицензии;
  • расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;
  • бухгалтерская отчетность (в т. ч. годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения);
  • регистры бухгалтерского (налогового) учета по расчетам с персоналом и подотчетными лицами, по социальному страхованию и обеспечению, по учету денежных средств;
  • карточки индивидуального учета начисленных выплат (вознаграждений) и страховых взносов;
  • организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам (приказы, коллективные договоры, трудовые договоры и т. д.);
  • банковские и кассовые документы;
  • первичные документы, подтверждающие выплаты персоналу (например, зарплатные ведомости, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, выписки банка по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц);
  • документы индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Как идет проверка и чем может закончиться

Выездная проверка не может длиться более двух месяцев и заканчивается в тот день, когда сотрудники фонда составили справку о ее проведении. В отдельных случаях срок проверки может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях – до шести месяцев.

Основанием для продления выездной проверки может стать:

  • получение в ходе проверки информации, которая свидетельствует о наличии в организации нарушений законодательства о страховых взносах и требует дополнительной проверки;
  • форс-мажорные обстоятельства на территории проведения проверки;
  • наличие у организации четырех и более обособленных подразделений;
  • непредставление или несвоевременное представление страхователем документов, необходимых для проведения выездной проверки.

Чтобы продлить срок выездной проверки, проверяющие должны направить мотивированный запрос в вышестоящий орган своего фонда. На основе этого запроса руководитель вышестоящего органа принимает решение о продлении выездной проверки или отказывает в продлении.

Если справка – то конец проверке

По окончании выездной проверки или в ее последний день проверяющие составляют Справку о проведенной выездной проверке. Один экземпляр остается в компании, второй приобщается к материалам проверки.

В течение двух месяцев со дня составления справки готовится Акт выездной проверки. Он подписывается обеими сторонами. Один экземпляр акта вручается представителю компании под расписку в течение пяти рабочих дней с даты подписания (или передается иным способом, свидетельствующим о дате получения его представителем организации).

Есть возможность возразить

Если компания не согласна с выводами проверяющих, изложенными в акте, она в течение 15 рабочих дней со дня получения документа может представить письменные возражения. Для обоснования возражений важно приложить заверенные копии документов.

Руководитель фонда, проводящего проверку, должен рассмотреть акт проверки, другие материалы ревизии, а также представленные возражения по акту, и уже на их основании вынести решение – в течение 15 рабочих дней со дня истечения срока, отведенного на представление письменных возражений.

Какой-то официально утвержденной формы для оформления возражений нет, поэтому они составляются в свободной форме. В документе обязательно надо указать наименование, ИНН, КПП, адрес компании, регистрационный номер страхователя, время проведения ревизии, ее объект. И затем пояснить причины возражения, привести ссылки на нормативные акты.

Результаты бывают разными

По результатам рассмотрения материалов проверки руководители (их заместители) территориального органа ПФР, ФСС России выносят одно из решений:

  • О привлечении к ответственности за нарушение законодательства РФ о страховых взносах.
  • Об отказе в привлечении к ответственности.

В решении указываются выявленные нарушения, сумма выявленной недоимки, а также предлагается уплатить штрафы ПФР (штрафы ФСС) и пени по страховым взносам.

Один экземпляр решения в течение пяти рабочих дней после дня вынесения вручается проверяемому лицу под расписку (или передается иным способом, свидетельствующим о дате получения). В случае направления документа по почте заказным письмом решение считается полученным по истечении шести рабочих дней со дня направления письма.

Обжаловать решение по выездной проверке можно как в вышестоящем отделении фонда, так и в суде. Но в отличие от обжалования решений по налоговым проверкам, где досудебный порядок обжалования является обязательным, подать жалобы на решение фонда одновременно – и в вышестоящее отделение фонда, и в суд. Срок для обжалования – три месяца с момента вынесения решения.

Ревизоры могут нагрянуть внезапно

Внеплановые проверки и ПФР, и ФСС России могут проводить отдельно.

Внепланово выездные проверки ФСС проводит, если:

организация находится на стадии ликвидации или реорганизации;

страхователь обратился за выделением средств;

сотрудник пожаловался на неправильный расчет пособия.

Что касается п. 2, то ФСС заинтересуются компанией только в том случае, если сумма возмещения превышает уплаченные взносы за несколько лет или компания хочет получить деньги через пару месяцев после своей регистрации.

Внепланово выездные проверки ПФР проводит только при ликвидации или реорганизации организации.

Проверка ФСС: что должен знать бухгалтер?

Как показывает практика, у плательщиков страховых взносов возникает множество вопросов, касающихся проверок, которые проводит ФСС. Поэтому мы решили напомнить о том, кто контролирует правильность исчисления работодателями, полноту и своевременность уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное социальное страхование. Кроме того, остановимся на вопросах, непосредственно связанных с самой процедурой проведения проверки. Какие же конкретно документы интересны проверяющим из ФСС в первую очередь? Какие бухгалтерские и налоговые регистры они проверят наиболее тщательно? На какие выплаты в пользу физических лиц будет обращено самое пристальное внимание?

Проверка правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) в ФСС и его территориальные органы страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством осуществляется посредством проведения соответствующего контроля.

ФСС вправе проверить деятельность любого работодателя. Существуют два вида проверок: камеральные и выездные ( ч. 1 ст. 33 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Закон № 212-ФЗ)) .

Камеральная проверка отчетности проводится в период трех месяцев со дня представления плательщиком страховых взносов расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам ( ч. 2 ст. 34 Закона № 212-ФЗ). Такая проверка проводится по месту нахождения территориального органа ФСС. При этом специального решения руководителя территориального органа ФСС для нее не требуется.

В рамках камеральной проверки осуществляется контроль:

– отчетности, представленной страхователями в отделение ФСС;
– правильности произведенных расходов при обращении страхователя за выделением средств.

Кроме того, отделения ФСС вправе одновременно проводить камеральную проверку правильности расходов на выплату обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию согласно Федеральному закону от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», а также истребовать у плательщика страховых взносов документы, подтверждающие расходы на выплату обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством ( п. 7 ст. 34 Закона № 212-ФЗ).

Территориальные органы ФСС разрабатывают ежегодные планы проверок, в соответствии с которыми они будут осуществлять контроль соблюдения законодательства плательщиком страховых взносов ( ч. 3 ст. 33 Закона № 212-ФЗ). Заранее извещать лиц о предстоящей проверке органы ФСС не обязаны.

Применяя свои контрольные полномочия, территориальные органы ПФР и ФСС вправе проводить не чаще одного раза в три года совместные выездные проверки плательщиков страховых взносов ( ч. 1 ст. 33, ч. 10 ст. 35 Закона № 212-ФЗ). При этом государственные (муниципальные) учреждения не являются исключением для таких проверок. Кроме того, в рамках выездной проверки ФСС вправе проверять деятельность обособленных подразделений плательщика страховых взносов.

– количество расчетов (ф. РСВ-1 ПФР и 4-ФСС), которые страхователь представил в органы ПФР и ФСС (их количество должно совпадать);
– наличие у плательщика страховых взносов расходов, финансируемых за счет средств ФСС (например, пособий по временной нетрудоспособности, которые выплачиваются начиная с четвертого дня болезни работника);
– осуществление страхователем выплат в пользу физических лиц, не облагаемых страховыми взносами (например, выдача материальной помощи, командировочных расходов);
– применение пониженных тарифов страховых взносов (в том числе одновременное применение общих и льготных ставок);
– несоответствия в расчетах (ф. РСВ-1 ПФР и 4-ФСС), выявленные при проведении камеральных проверок (особенно если страхователь не представил объяснений);
– недоимка, которая числится за плательщиком взносов свыше двух отчетных периодов подряд;
– нахождение страхователя в числе крупнейших плательщиков;
– уменьшение сумм начисленных страховых взносов по сравнению с предыдущим периодом при условии, что численность застрахованных лиц не менялась;
– неоднократная корректировка и внесение изменений в отчетность по страховым взносам;
– поступление информации от налоговых органов об участии страхователя в схемах минимизации сумм страховых взносов, подлежащих уплате.

При этом исходя из практики к случаям, когда нужно ожидать выездную проверку ФСС, можно также отнести следующие:

– организация произвела значительные расходы за счет средств ФСС;
– организация получила значительные суммы от ФСС на осуществление расходов по обязательному социальному страхованию;
– камеральная проверка.

Поэтому помните: если страхователь отвечает одному или нескольким из перечисленных критериев, то вероятность выездной проверки со стороны органов ПФР и ФСС в отношении него достаточно велика.

Проверка может быть как сплошной, так и выборочной. Ее вид зависит от объема документов, состояния бухгалтерского учета страхователя. Но важным фактором является вероятность обнаружения нарушений исчисления страховых взносов. Должностные лица, проводящие проверку, решение принимают самостоятельно.

Что проверяют органы ФСС?

ФСС и его территориальные органы проверяют:

– правильность расчета и уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
– правильность расчета и уплаты взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний в соответствии с Федеральным законом от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
– правильность расходов на выплату обязательного страхового обеспечения.

К сведению: федеральные фонды обязательного медицинского страхования не являются органами контроля и не могут проводить проверки по страховым взносам на обязательное медицинское страхование. Проверки и администрирование таких платежей осуществляет ПФР. Повторные проверки по страховым взносам проводиться не должны.

При выездной проверке учреждения, а также по ее результатам должностные лица ФСС имеют право ( ч. 1 ст. 29 Закона № 212-ФЗ):

– требовать документы по установленным формам, которые служат основанием для исчисления и уплаты страховых взносов и подтверждают правильность такого исчисления (уплаты);
– получать пояснения;
– сверять данные учета и отчетности;
– определять суммы страховых взносов расчетным путем на основании имеющейся у них информации.

Обратите внимание: в соответствии с п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона № 212-ФЗ срок хранения документов, подтверждающих расходование средств на обязательное социальное страхование, составляет шесть лет.

При проведении проверок внебюджетными фондами вы вправе представлять и отстаивать свои интересы лично или через представителя. Если контролеры проводят выездную проверку, вы вправе присутствовать на ней.

Если вы откажетесь впустить проверяющих к себе на территорию или в помещение, они имеют право самостоятельно рассчитать за вас суммы страховых взносов к уплате на основании имеющейся у них информации о страхователе и данных об аналогичных организациях и учреждениях. Аналогично будет производиться расчет в случае отсутствия учета объектов обложения или ведения такого учета с нарушением установленного порядка, не позволяющим исчислить страховые взносы.

Какие документы готовить для проверки?

Проверяющие из ФСС вправе истребовать у учреждения копии необходимых для проверки документов ( ст. 37 Закона № 212-ФЗ). Перечень этих документов должен содержаться во вручаемом организации требовании об их представлении.

Итак, проверяющим для проведения проверки могут понадобиться:

1) учредительные документы. По ним устанавливается соответствие между данными, указанными в учредительных документах, и фактическими данными, в том числе сведениями о наименовании юридического лица, его юридическом адресе (адресе места нахождения) и фактическом адресе осуществления деятельности, видах деятельности и пр.;

2) учетная политика. Изучается выбранная плательщиком совокупность допускаемых способов (методов) определения доходов и (или) расходов, их признания, оценки и распределения, а также учета иных необходимых для целей налогообложения показателей финансово-хозяйственной деятельности плательщика страховых взносов, принятая совокупность способов ведения бухгалтерского учета;

3) лицензии, действующие в проверяемом периоде и другие документы;

4) отчетность по страховым взносам. Проверяются своевременность и полнота представления расчетов в территориальные органы, осуществляющие контроль за уплатой страховых взносов. В случае представления уточненных расчетов проверяются периоды, за которые они были представлены, даты представления уточненных расчетов с указанием сроков представления: до начала проверки, в ходе проверки, после окончания проверки. При этом выездной проверке подлежит последний уточненный расчет, представленный в ФСС до даты ознакомления плательщика страховых взносов или его уполномоченного представителя с решением о проведении выездной проверки;

5) бухгалтерская отчетность плательщика страховых взносов, синтетические регистры бухгалтерского учета за проверяемый период. Рассчитываются и сравниваются суммы, отраженные плательщиком страховых взносов в главной книге по счетам бухгалтерского учета, в частности, по расчетам с персоналом по оплате труда, расчетам по социальному страхованию и обеспечению, по кассе и расчетным счетам в банке, по расчетам с подотчетными лицами с суммами (пристальное внимание будет уделено возврату неиспользованных подотчетных сумм), отраженными по этим же счетам в регистрах бухгалтерского учета: карточке счета, анализе счета, анализе счета по субконто и др. Затем суммовые данные, отраженные в регистрах бухгалтерского учета, сравниваются с данными первичных документов, на основе которых они составлены. При этом отдельно проверяются суммы выплат, отраженные в регистре бухгалтерского учета по счету «Касса», и суммы выплат, отраженные в расчетных ведомостях на выдачу аванса, заработной платы, премий и других вознаграждений, расходных кассовых ордерах и других документах;

6) аналитические регистры бухгалтерского учета (карточки субконто и пр.) по счетам расчетов по оплате труда, прочим выплатам персоналу и начислениям на указанные выплаты, расчетов по страховым взносам и прочих расчетов.

В случаях оплаты труда в натуральной форме анализируются документы, подтверждающие факты данных расчетов: приказы, договоры, соглашения, накладные, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг).

Обороты по счетам расчетов по страховым взносам, а также отраженные на этих счетах показатели сравниваются с суммами, отраженными в расчетах по начисленным и уплаченным страховым взносам плательщика страховых взносов, представленных по форме 4-ФСС;

7) организационно-распорядительные документы, например, приказы, действующие в проверяемом периоде, локальные акты (коллективные договоры), трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, договоры гражданско-правового характера. Другими словами, изучаются документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц;

8) операции по всем лицевым и банковским счетам, кассовым операциям.

Особое внимание уделяется выплатам, произведенным путем безналичных расчетов, которые могут быть не учтены при исчислении страховых взносов.

Следует отметить, что тщательной проверке подвергаются и выплаты по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, и (или) договорам, регулирующим авторские права.

Проверяются расходные кассовые операции, особенно выплаты, произведенные наличными денежными средствами и др.

Проводится сверка сумм, фактически начисленных и выплаченных физическому лицу из кассы организации, с данными его лицевого счета и формы индивидуального учета.

Кроме того, при проверке отдельное внимание будет уделено правильности определения сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, проверено их соответствие ст. 9 Закона № 212-ФЗ, а также документальное подтверждение и размер выплаты.

Отдельно укажем документы, которые могут быть истребованы проверяющими для подтверждения правильности расходования средств ФСС:

1) пособие по временной нетрудоспособности:

– листки нетрудоспособности;
– расчет пособия;
– приказы о приеме на работу;
– табели учета рабочего времени;
– расчетно-платежные ведомости;
– трудовые книжки работников;

2) пособие по беременности и родам:

– документы, перечисленные в п. 1;
– заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам;
– приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам;
– копия свидетельства о рождении ребенка;

3) пособие по уходу за усыновленным ребенком на период со дня усыновления ребенка и до истечения 70 календарных дней со дня его рождения (при одновременном усыновлении двух и более детей – 110 дней со дня их рождения):

– заявление о предоставлении отпуска с указанием его продолжительности;
– приказ о предоставлении отпуска в связи с усыновлением;
– расчет пособия;
– копия решения суда об усыновлении;
– справка о рождении, выданная органом загса (копия свидетельства о рождении);
– справка с места работы (службы) другого супруга, о том, что отпуск в связи с усыновлением ребенка им не используется или что супруга не находится в отпуске по беременности и родам;

4) единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности:

– заявление о назначении пособия;
– справка из медицинской организации, в которой женщина встала на учет в ранние сроки беременности;

5) единовременное пособие при рождении ребенка:

– заявление о назначении пособия;
– справка о рождении, выданная органом загс;
– справка с места работы (службы) другого супруга, о том, что пособие ему не выплачивалось;

6) пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет:

– заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выплате пособия;
– приказ о предоставлении отпуска;
– копия свидетельства о рождении ребенка;
– справка с места работы другого родителя, что он не находится в отпуске по уходу за этим ребенком и ему это пособие не выплачивается;

7) пособие на погребение (выплачивается работодателем по последнему месту работы):

– заявление на выплату пособия;
– справка о смерти, выдаваемая органом загс;

К сведению: возможность получения материальной помощи при организации похорон, как правило, дается родственникам усопшего. Однако оформить названное пособие может любой человек, взявший на себя ответственность и расходы на проведение действий по захоронению, независимо от степени родства с покойным (например, сотрудники, друзья и др.).

8) оплата дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами:

– заявление о предоставлении дополнительных выходных дней;
– расчет среднего заработка;
– копия свидетельства о рождении и об инвалидности ребенка и справка органов социального обеспечения о том, что ребенок не содержится в специализированном детском учреждении;
– приказ (распоряжение) руководителя организации о предоставлении работнику дополнительных выходных дней;
– справка с места работы другого родителя о том, что ему не предоставляются дополнительные выходные дни.

В случае непредставления требуемых документов контролеры могут наложить штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ ( ст. 48 Закона № 212-ФЗ).

Не исключено, что проверяющие захотят провести опрос сотрудников учреждения о том, какую конкретно заработную плату оно им выплачивало, например, если будут подозрения, что имели место так называемые схемы уменьшения размеров страховых взносов. Однако Закон № 212-ФЗ не наделил контролеров правом проводить подобные опросы и привлекать работников организации и иных лиц в качестве свидетелей. Также законодательством не предусмотрено, что полученные свидетельские показания должны учитываться при вынесении решения по результатам контрольных мероприятий.

Статья написана по материалам сайтов: spmag.ru, 1c-wiseadvice.ru, www.zggr.ru.

«