+7 (499) 938 42 63  Москва

+7 (812) 467 32 84  Санкт-Петербург

8 (800) 350 10 92  Остальные регионы

Бесплатная юридическая консультация!

Не нашли ответ на свой вопрос?

Проконсультируйтесь с юристом бесплатно!

Это быстрее, чем искать.

Ответ юриста уже в течение 10 минут

Закрыть
Кратко и ясно сформулируйте суть вопроса.
Пример: "Как открыть ООО?",
"Не выплачивает страховая, что делать?"
Запрещено писать ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ
Сформлируйте ваш вопрос как можно точнее и подробнее.
Чем больше информации - тем точнее будет ответ.
  • img

    Конфиденциальность

    Ваши персональные данные нигде не публикуются. Передача информации защищена сертификатом SSL.
  • img

    Быстро и удобно

    С нами вы сэкономите массу времени, ведь мы отобрали лучших юристов в каждом из городов России.

Спасибо, наш юрист свяжется с вами по телефону в ближайщее время. Также ваш вопрос будет опубликован на сайте после модерации.

Первичные документы должны быть составлены


Деньги, банки, страхование, экономика и бизнес

Первичные учетные документы

Первичные учетные документы (primary accounting documents) – письменное свидетельство о совершении фактов хозяйственной жизни.

Первичные учетные документы — по законодательству о бухгалтерском учете оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, на основании которых ведется бухгалтерский учет, составляемые в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее завершения и удостоверяющие факт совершения соответствующей операции.

Поскольку оформление первичных учетных документов является началом учетной регистрации хозяйственных операций, они составляют основу учетной информации, обеспечивая бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации. К первичным учетным документам относятся заказы, договоры, акты сдачи-приемки, платежные поручения, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, счета-фактуры, наряды, квитанции, товарные чеки и другие подобные документы. Информация, содержащаяся в первичных учетных документах, систематизируется и накапливается в процессе ведения регистров бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Составление первичных документов – начальная стадия учетной регистрации хозяйственных операций.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. наименование документа;
  2. дату составления документа;
  3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
  4. содержание хозяйственной операции;
  5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  7. личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с действующим законодательством.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Введение

Организационную основу системы бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях различных форм собственности составляет документация.

Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей в учетные регистры.

Документирование операций — сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах. Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.

Первичные учетные документы

Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета. Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета — документация. Документация — основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Документ — это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документы должны иметь юридическую силу, т. е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

  • — наименование документа;
  • — дата;
  • — наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • — содержание операции;
  • — количественные и стоимостные измерители;
  • — фамилия и должность лиц, ответственных за ее свершение и правильность оформления;
  • — личные подписи этих лиц и их расшифровки;
  • — печати организации, штампы.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). Все первичные документы, учетные регистры, отчетность должны составляться на русском языке. В организации с иностранным капиталом (по требованию иностранного партнера) — также и на иностранном языке, но обязательно с подстрочным переводом. Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.

В составе документов различают:

  • — первичные (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, заборные листы и т. д.);
  • — учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные отчеты и т. д.);
  • — отчетность (баланс и приложения к нему).

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

По назначению все первичные документы делятся на: организационно-распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

  • — организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности) разрешают проведение операций, и информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах;
  • — оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т. д.) отражают факт совершения операции, информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры. Существует целый ряд документов, которые сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы), данные, содержащиеся в них, заносятся в учетные регистры;
  • — документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы.
  • — комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической их выдачи и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. К накопительным документам относятся лимитно — заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, платежные поручения, акты на списание основных средств и т. д.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники.

Документы, составленные ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов. Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.

При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно — материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций, первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. Документы, поступившие как основание для начисления заработной платы или прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при составлении документов. Он важен и потому, что большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, все цифры четко проставлены, содержание операции и все реквизиты отражены.

После этого бухгалтер проводит арифметическую проверку, которая сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов. Таксировка выполняется путем умножения количества на цену. Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

После проверки бухгалтер обрабатывает документы. Контировка документов заключается в определении счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в документах хозяйственные операции.

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Унифицированные документы — это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Правительство РФ Постановлением от 8.07.97 г . № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, а также обязало Госкомстат и Минфин России определить порядок поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих хозяйственную деятельность на территории РФ, унифицированных форм первичной учетной документации. Указанный порядок был утвержден Постановлением Госкомстата и Минфина России от 29.05.98 г. и 18.06.98 г. № 57а / 27-н.

В соответствии с этим порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом по согласованию с Минфином России и другими федеральными органами исполнительной власти.

Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории РФ как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Стандартизация — установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Первичные бухгалтерские документы

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Статья 9. Первичные учетные документы

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться

оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами,

на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены

по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации,

а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать

следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной

операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов,

утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами,

подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными

ими на то лицами.

4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения

операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее

Своевременное и надлежащее оформление первичных учетных документов, передачу

их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность

содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти

5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по

согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено

подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения

6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных

операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные

7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных

и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять

за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников

хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль

в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания,

предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и

налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения

и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять

с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Комментарий к статье 9

1. Начальной стадией регистрации хозяйственных операций в организации

является первичный учет. Объектами первичного учета являются все те операции,

которые тем или иным образом оказывают воздействие на изменение средств организации

и источники их формирования — расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями,

приобретение и заготовление материалов и др. В соответствии с общими принципами

бухгалтерского учета каждая хозяйственная операция должна быть зафиксирована

непосредственно в момент ее совершения, а если это невозможно осуществить,

то непосредственно после ее окончания. Фиксация существа хозяйственной операции

осуществляется посредством составления документа. Документ — письменное свидетельство,

доказательство какого-либо действия. Первичный документ — бухгалтерский документ,

составленный в момент совершения хозяйственной операции, подтверждающий факт

ее совершения, раскрывающий ее содержание и юридически закрепляющий факт ее

2. Процесс создания документов, достоверность и своевременность их передачи

для отражения в бухгалтерском учете организации должны проводиться в соответствии

с утвержденным графиком документооборота. В Российской Федерации применяются

типовые межведомственные формы первичной учетной документации.

Типовые бланки учетных документов содержат реквизиты, представляющие

собой показатели для заполнения данными конкретной свершившейся хозяйственной

операции. В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в

Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. N 170 (в ред. приказов Минфина

РФ от 19.12.95 N 130, от 28.11.96 N 101) первичные документы, в том числе

на бумажных и машиночитаемых носителях информации, должны содержать следующие

наименование документа (формы), код формы;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной

операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

В зависимости от характера операции, требования нормативных актов и технологии

обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные

3. Для организации первичного учета в организации следует определить

круг лиц, имеющих право на составление первичных документов. Для определения

круга лиц, имеющих право на составление первичных документов, используют должностные

инструкции и сложившуюся технологию обработки документации в бухгалтерии организации.

Первичные документы по учету денежных средств могут подписываться только

руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, которым приказом

предоставлены такие полномочия. В денежных документах не допускаются исправления,

подчитки, помарки. Такой документ считается недействительным и не подлежит

исполнению. Для других документов таких строгих ограничений не установлено.

Но любые исправления должны быть заверены лицами, ответственными за составление

конкретного документа с указанием конкретной даты внесения исправлений.

4. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило,

в момент совершения операции.

Первичные документы создаются на бланках типовых межведомственных форм,

разработанных и утвержденных ЦСУ СССР, а также на бланках специализированных

форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

В отдельных случаях, при наличии соответствующих технических средств,

допускается создавать первичные документы на машиночитаемых носителях информации.

При этом должны соблюдаться руководящие указания о придании юридической силы

документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами

Первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие

а) наименование документа (формы), код формы;

б) дату составления;

в) содержание хозяйственной операции;

г) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном

д) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной

операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные

реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основание

для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие

дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных

В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов

могут быть зафиксированы в виде кодов.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, пастой

шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, средств механизации и другими

средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного

для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записей простой карандаш.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

В организации руководителем утверждается по согласованию с главным бухгалтером

перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Количество лиц,

имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих

материальных ценностей, должно быть ограничено.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов,

могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно

идентифицировать подпись соответствующего лица.

Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих

факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями,

кредитных и расчетных обязательств, определяются нормативными актами.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной

проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления

документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных

операций, логическая увязка отдельных показателей).

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую

возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи

в учетный регистр.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам,

а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы,

подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки Получено» или

«Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

5. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, утвержденных

Центральным банком России от 4 октября 1993 года N 18, приходные кассовые

ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы

должны заполняться четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на

машине (пишущей или вычислительной) и подчистки, помарки и исправления в этих

документах не допускаются.

В кассовой книге допускаются исправления, которые должны быть в обязательном

порядке оговорены и заверены подписями кассира и главного бухгалтера. В кассовой

книге не допускаются подчистки.

6. Для систематизации однородных хозяйственных операций используют сводные

документы, в которые заносят показатели сгруппированных хозяйственных операций.

7. Порядок изъятия документов регламентируется Инструкцией о порядке

изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов,

свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных

объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан,

утвержденной письмом Министерства финансов РСФСР от 26 июля 1991 г. N 16/176,

согласно которой изъятие документов представляет собой административно-правовую

меру воздействия, состоящую в принудительном лишении министерств, ведомств,

учреждений, организаций, предприятий вне зависимости от организационно-правовой

формы и основанных на любых формах собственности возможности пользоваться

и распоряжаться указанными документами.

В объем и состав документов, подлежащих изъятию у предприятий, учреждений,

организаций и граждан, включаются:

первичные документы, денежные документы, планы, сметы, декларации и иные

документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и других обязательных

платежей в бюджет, а также другие справочные материалы и расчеты, за исключением

документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, определенную

в установленном законодательством порядке.

Изъятие документов у предприятий, учреждений, организаций и граждан производится

на основании письменного мотивированного постановления должностного лица Государственной

налоговой инспекции, которое производит проверку. Постановление о производстве

изъятия оформляется на бланке установленной формы.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц предприятия,

учреждения, организации и граждан, у которых производится изъятие документов,

при этом они имеют право делать заявления по поводу этих действий, подлежащие

занесению в Протокол изъятия.

Перед производством изъятия документов должностное лицо Государственной

налоговой инспекции определяет перечень необходимых документов, подлежащих

изъятию, и устанавливает место их нахождения или хранения.

При производстве изъятия документов должностным лицом Государственной

налоговой инспекции предъявляется руководителям предприятия, учреждения, организации

и гражданам Постановление о производстве изъятия документов, а в случаях отказа

в их добровольной выдаче документы изымаются должностным лицом Государственной

налоговой инспекции с участием представителей органов внутренних дел.

Должностное лицо Государственной налоговой инспекции, производящее изъятие

документов, подвергает тщательному осмотру подлежащие изъятию документы в

местах их хранения, а в случае непригодности к их дальнейшему осмотру недооформленные

тома документов (неподшитые, непронумерованные и т. д.) в его присутствии

дооформляются должностными лицами предприятия, учреждения, организации и гражданами

в соответствии с требованиями Положения о документах и документообороте в

бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР от 29.07.83 N 105).

При этом должностным лицом Государственной налоговой инспекции, производящим

изъятие документов, одновременно составляется специальная опись изъятых документов

и производится фиксация их содержания, а в необходимых случаях оформляются

копии изъятых документов, о чем указывается в Протоколе изъятия, который составляется

по установленной форме.

В случае пропажи или гибели документов на предприятии, учреждении и организации

по предложению должностного лица Государственной налоговой инспекции, производящего

изъятие документов, руководитель предприятия, учреждения, организации приказом

(письменным или устным распоряжением) назначает комиссию по расследованию

причины пропажи или гибели документов, а гражданин представляет органам налоговой

инспекции письменное объяснение причин гибели или пропажи документов. В необходимых

случаях для участия в работе комиссии должностным лицом Государственной налоговой

инспекции, производящим изъятие документов, приглашаются представители охраны

и государственного пожарного надзора системы органов внутренних дел. Результаты

работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителями предприятия,

Копия акта должна быть представлена должностному лицу налоговой инспекции,

производящему изъятие документов.

При составлении специальной описи изъятых документов копия ее также вручается

лицам, которым вручается копия протокола. О вручении копии Протокола изъятия

и специальной описи под роспись должностным лицам предприятия, учреждения,

организации и гражданину, у которых было произведено изъятие документов, делается

отметка в Протоколе изъятия.

Если руководитель предприятия, учреждения, организации и гражданин откажется

от подписания Протокола изъятия, должностное лицо налоговой инспекции, производящее

изъятие документов, об этом делает отметку в Протоколе изъятия, при этом отказавшимся

от подписи должностным лицам и гражданам предоставляется право дать письменное

объяснение о причинах отказа, которое заносится в Протокол изъятия.

В заключительной части Протокола изъятия указывается, что изъятые документы

упакованы и переданы в полном объеме должностному лицу Государственной налоговой

инспекции, производящему изъятие документов.

Изъятые документы передаются на хранение в Государственную налоговую

инспекцию и хранятся в спецчасти до принятия решения руководителем Государственной

налоговой инспекции о их осмотре, проверке и исследовании. При отсутствии

злоупотреблений изъятые документы возвращаются предприятиям, учреждениям,

организациям и гражданам с росписью в получении документов или заказной корреспонденцией

по почте. В случаях обнаружения злоупотреблений для проведения бухгалтерской

или специальной экспертизы изъятые документы у предприятий, учреждений, организаций

и граждан по решению руководителей Государственной налоговой инспекции передаются

в следственные органы, о возврате документов решение принимают следственные

органы, о чем также сообщается письменно Государственной налоговой инспекции

и руководителям предприятий, учреждений, организаций и гражданам.

При возбуждении уголовного дела выемка документа осуществляется в соответствии

с Уголовно-процессуальным кодексом РСФСР. В случае необходимости изъятия определенных

предметов и документов, имеющих значение для дела, и если точно известно,

где и у кого они находятся, следователь производит выемку.

Выемка производится по мотивированному постановлению следователя. Следователь,

имея достаточные основания полагать, что в каком-либо помещении или ином месте

или у какого-либо лица находятся документы, могущие иметь значение для дела,

производит обыск для их отыскания и изъятия.

Обыск производится по мотивированному постановлению следователя и только

с санкции прокурора. Санкционирование обыска производится прокурором или его

заместителем. В случаях, не терпящих отлагательства, обыск может быть произведен

без санкции прокурора, но с последующим сообщением прокурору в суточный срок

о произведенном обыске.

Выемки или обыски в помещениях, занятых предприятиями, учреждениями,

организациями, производятся в присутствии представителя данного предприятия,

Лицам, у которых производится выемка или обыск, понятым, представителям

должно быть разъяснено их право присутствовать при всех действиях следователя

и делать заявления по поводу этих действий, подлежащие занесению в протокол.

При производстве выемки после предъявления постановления следователь

предлагает выдать предметы или документы, подлежащие изъятию, а в случае отказа

в этом производит выемку принудительно.

При производстве обыска после предъявления постановления следователь

предлагает выдать документы, могущие иметь значение для дела. Если они выданы

добровольно и нет оснований опасаться сокрытия разыскиваемых документов, следователь

вправе ограничиться изъятием выданного и не производить дальнейших поисков.

При производстве обыска и выемки следователь вправе вскрывать запертые

помещения и хранилища, если владелец отказывается добровольно открыть их,

при этом следователь должен избегать не вызываемого необходимостью повреждения

запоров, дверей и других предметов.

При производстве выемки и обыска следователь должен строго ограничиваться

изъятием документов, могущих иметь отношение к делу.

Все изымаемые документы предъявляются понятым и другим присутствующим

лицам и в случае необходимости упаковываются и опечатываются на месте выемки

О производстве выемки следователь составляет протокол. Если, кроме протоколов,

составляется особая опись изъятых или передаваемых на особое хранение документов,

Статья написана по материалам сайтов: vuzlit.ru, kontur.ru, www.bibliotekar.ru.

«