+7 (499) 288 16 73  Москва

+7 (812) 385 57 31  Санкт-Петербург

8 (800) 550 47 39  Остальные регионы

Бесплатная юридическая консультация!

Не нашли ответ на свой вопрос?

Проконсультируйтесь с юристом бесплатно!

Это быстрее, чем искать.

Ответ юриста уже в течение 10 минут

Закрыть
Кратко и ясно сформулируйте суть вопроса.
Пример: "Как открыть ООО?",
"Не выплачивает страховая, что делать?"
Запрещено писать ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ
Сформлируйте ваш вопрос как можно точнее и подробнее.
Чем больше информации - тем точнее будет ответ.
  • img

    Конфиденциальность

    Ваши персональные данные нигде не публикуются. Передача информации защищена сертификатом SSL.
  • img

    Быстро и удобно

    С нами вы сэкономите массу времени, ведь мы отобрали лучших юристов в каждом из городов России.

Спасибо, наш юрист свяжется с вами по телефону в ближайщее время. Также ваш вопрос будет опубликован на сайте после модерации.

Хранение документов после ликвидации ооо


В ходе предпринимательской деятельности оформляется большое количество документов — бухгалтерских, кадровых, технических. С прекращением юридического лица документация не утрачивает свое значение для третьих лиц, ее необходимо хранить определенное время. За уничтожение или недобросовестное хранение документации бывшие руководители и учредители ООО несут административную и уголовную ответственность.
Правовой центр «Аспект» систематизировал для вас положения приказов Министерства культуры Российской Федерации, Федерального закона об архивном деле и Основных правил работы архивов организаций, одобренных Коллегией Росархива.

1. Классификация документов по срокам хранения и видам регулирования

Типовые управленческие документы, которые хранятся в архиве ООО к моменту ликвидации, принято разделять на следующие категории:

  • локальные нормативные акты, касающиеся порядка функционирования компании;
  • бухгалтерская документация, отражающая запланированные и фактические результаты деятельности и расчет материальных показателей;
  • взаимодействие со сторонними организациями;
  • кадровая документация;
  • инвентаризационные документы;
  • административно-хозяйственная документация;
  • документы социально-бытовой направленности;
  • маркетинговые исследования и внешние материалы, касающиеся компании;
  • профсоюзная документация.

Важно: документы хранятся в оригиналах, а при отсутствии оригинала — в копиях. Копии заверяются либо нотариально (при возможности сличения с оригиналом), либо руководителями организации, уполномоченными на подписание аналогичных документов.

Для всех документов определен срок хранения, при ликвидации юридического лица рассчитывается остаточный период хранения документов, и на этот срок они передаются в архивную организацию.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

  • Меньше 10 лет хранятся временные документы.
  • Больше 10 лет хранятся долгосрочные документы.
  • Документы вечного хранения сохраняются постоянно.

Важно: срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом создания документа.

К временно хранящимся относятся документы:

  • бухгалтерские, подтверждающие доходы и расходы, необходимые для расчета и уплаты налогов (хранятся 4 года, а документы о понесенных убытках — в течение всего срока уменьшения налоговой базы);
  • аудиторские заключения (5 лет);
  • документы налоговых агентов об уплате налога на доходы физических лиц (5 лет);
  • налоговые о получении инвестиционных льгот (6 лет либо на весь срок льготных ставок, если применяется налог на прибыль организаций);
  • нотариально заверенные документы по передаче имущества с НДС, включая бумажный и электронный журналы учета и книгу продаж (4 года и более);
  • отчетность в государственные внебюджетные фонды об уплате страховых взносов — электронные документы, форма 4-ФСС, расчетные квитанции (от 5 лет);
  • таможенные (5 лет после совершения контрольных операций);
  • транспортные (административные материалы по дорожно-транспортным происшествиям — 3 года, диагностические карты — 3 года, путевые листы — 5 лет);
  • касающиеся акцизов (3 года — журналы учета акцизных и специальных марок, 4 года — сведения об авансовых платежах, 5 лет — о поступлении и нанесении федеральных специальных марок);
  • по банкротству — отчеты арбитражных управляющих (5 лет) и электронные протоколы результатов торгов (10 лет);
  • квитанции о принятии наличных денег и идентифицирующие личность документы (5 лет в целях противодействия легализации и отмыванию денежных средств).

Документы с усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью хранятся 4 года. Звуковые и видеодокументы хранятся 3 года с момента записи, а фотографии — 5 лет с момента съемки.

Длительное время хранятся документы:

  • по труду и занятости (аттестационные заключения, акты и журналы регистрации несчастных случаев на производстве, материалы расследований по ним — 45 лет; акты о случаях профессиональных заболеваний — 75 лет);
  • по капитальному строительству (общие и специальные журналы учета строительных работ, документы по реконструкции и капитальному ремонту — 20 лет);
  • по радиационной безопасности (карточки учета индивидуальных доз облучения персонала — 50 лет).

Действует различие по кадровым документам, оформленным до и после 01.01.2003 года. Первые хранятся 75 лет, а вторые всего 50 лет.

2. Архивирование документов, подлежащих хранению после ликвидации ООО

Хранение документов после ликвидации ООО может осуществляться в нескольких видах архивов и разными способами. Самый популярный способ архивирования документов при ликвидации ООО — формирование бумажных складов. Рекламные компании и творческие объединения оставляют после себя аудиовизуальные архивы. Документы, имеющие общественную ценность, научную или техническую, сдаются в соответствующие государственные архивы. Современным способом сохранения значимой информации при ликвидации ООО является сдача документов в архив на электронных носителях.

Архивы, принимающие документы на хранение от закрывшихся компаний, бывают государственные и частные. Государственные архивы хранят значимые документы бесплатно, а частные архивы хранят любые документы, но на платной основе.
Архивный фонд Российской Федерации принимает на хранение документы:

  • имеющие важное политическое или научное значение;
  • составленные выдающейся в какой-либо сфере личностью;
  • созданные в важном историческом месте или в значимый период времени;
  • касающиеся важных событий;
  • содержащие уникальную информацию.

Сдаваемые в Архивный фонд документы должны обладать целостностью, позволяющей их использовать.

Документальный фонд компании передается в архив, сгруппированный следующим образом:

  • сначала объединяются документы одного отдела, потом всей компании;
  • внутри документов одного подразделения устанавливается хронологический порядок;
  • документы отделов разделяются по видам, определенным степенью их важности;
  • в зависимости от особенностей документооборота входящая и исходящая документация могут храниться отдельно или формировать тематическую переписку

При передаче на хранение для каждой группы документов составляется перечень с указанием порядковых номеров и последовательности нахождения бумаг в папке или коробке: это позволит использовать их в будущем при возникновении необходимости.

При передаче в ходе ликвидации ООО документов в частный архив составляется договор, который от лица компании подписывается ликвидатором или арбитражным управляющим. В договоре указываются перечень передаваемых документов и сроки их хранения. Хранение осуществляется на возмездной основе, может включать в себя только нахождение документов в архиве до истечения предусмотренного в законодательстве срока или дополнительные услуги по подготовке архива.
Кадровые документы длительного срока хранения передаются в государственный архив.

За нарушение порядка передачи документов на хранение в архив при ликвидации ООО ответственные лица могут быть привлечены к административной ответственности: штрафу до 300 тысяч рублей (ст. 13.25 КоАП РФ).

3. Порядок уничтожения документов при ликвидации ООО

Что делать с документами после ликвидации ООО? Если они не относятся к документам, подлежащим хранению, либо их срок хранения истек, документы после ликвидации ООО уничтожаются.
Для определения документов, подлежащих уничтожению при ликвидации ООО, организовывается экспертная комиссия с участием руководителей юридического лица (директора, учредителей, ликвидатора, арбитражного управляющего). Перечень уничтожаемых документов указывается в приложении к решению об уничтожении.
Важно: это касается только документов, чьи сроки хранения установлены в нормативных актах. Внутренняя переписка, какая-либо внешняя справочная информация и другие документы, не влияющие на чьи-либо права и обязанности, могут уничтожаться без составления описей и актов о выделении документов к уничтожению.

При наличии собственного оборудования, позволяющего уничтожить документы без возможности восстановления (должна соблюдаться конфиденциальность информации), компания может уничтожить документы самостоятельно. Оборудование может быть арендовано, либо услуга может быть оказана на мобильной станции утилизации бумаг.
В случае уничтожения документов вне места нахождения юридического лица составляется акт передачи документов на переработку. Акты относятся к документам постоянного хранения.

Умышленное повреждение или уничтожение подлежащих хранению официальных документов является уголовным преступлением и может повлечь для ответственного лица штраф до 200 тысяч рублей или даже лишение свободы на срок до одного года (ст. 325 УК РФ).

Основной нормативный документ:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Решаете вопрос о хранении и уничтожении документов при ликвидации ООО? Обратитесь за помощью к Правовому центру «Аспект»: мы поможем закрыть юридическое лицо быстро и без лишних расходов.

Хранение документов после ликвидации ооо

Получите БЕСПЛАТНУЮ юридическую консультацию прямо сейчас:

Ликвидация компании — это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на две дочерние фирмы).

Если закрытие ООО прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами.

Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел. Например, если один из бывших сотрудников ООО утратил трудовую книжку и нуждается в подтверждении своего стажа и квалификации. Или у нового владельца фирмы возникает спор по вопросу задолженности с кредиторами и ему необходимы старые декларации, информация по доходам и расходам, квитанции из банка об оплате.

На все эти случаи законодательно предусмотрены определенные сроки по хранению документов после ликвидации ООО. Данные сроки никак не связаны с видом деятельности организации.

  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но это не гарантирует решение именно вашей проблемы.
  • Информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте. (Простите нас)

Просто опишите ситуацию, чтобы узнать у дежурного консультанта, как решить вашу задачу

  • Телефоны для Москвы: +7 (499) 113-16-28
  • Телефоны для СПБ: +7 (812) 243-19-89

Даже для организаций с нулевым балансом или находящихся на упрощенке (упрощенной системе налогообложения) требования по хранению документов имеют полную силу.

Ответственность за хранение документов при ликвидации

После ликвидации компании лица, ответственные за данную процедуру (члены ликвидационной комиссии, конкурсный управляющий или учредитель) должны выполнить два основных действия:

  1. Закрыть расчетный счет. Процедура происходит по предоставлению в банк двух документов: заявления клиента и справку об исключении организации из ЕГРЮЛ. После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.
  2. Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс. Ключевым является метод закрытия ООО.

При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (пример договора), в архив передаются все необходимые для хранения документы. В таком случае члены ООО полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале компании.

При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма. Если речь идет о разделении, то это будет организация с большим уставным капиталом.

Передачу документов в центр Архивного фонда или иную организацию в обязательном порядке сопровождает заключение договора. В нем указывается, кто берет на себя ответственность за подготовку документов и несет связанные с эти расходы. Обычно эти обязательства накладываются на ликвидируемое общество.

В договоре также указываются условия уничтожения документов по истечению срока хранения, оговариваются связанные с этим расходы (образец договора). При передаче документов составляется соответствующий акт следующего вида.

Подготовка документов к архивации

Данная процедура является крайне трудоемкой, особенно, если документы содержались в период существования ООО не в надлежащем порядке. Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников.

Также можно заключить договор с центром архивации на проведение подготовки. Такой вариант является предпочтительным, если в последствие прием и хранение будет осуществляться этой же организацией.

В общем виде подготовка документов для хранения включает в себя следующие этапы:

  1. Структуризация дел. Производится их оформление в группы, которые называются делами. Дела должны содержать документы с одинаковым сроком хранения, созданные в один календарный или в отдельных случаях учебный год. В одном деле может находиться не более 250 листов. Каждый документ представляется в единственном экземпляре. Документы нужно организовать внутри дела в определенном порядке: хронологическом, логическом (по подгруппам), алфавитном или ином.
  2. Подшивка. Для оформления документов в дела используются папки с твердым переплетом. В начало и в конец вставляются чистые бланки для описи и заверения. Из бумажных документов удаляется все скобки, скрепки или иные предметы. Производится прокол в четырех местах. Документы переплетаются и помещаются в папку.
  3. Нумерация. Каждый лист дела, кроме вышеуказанных чистых бланков, нумеруются арабскими цифрами, которые наносятся простым карандашом. Числа помещаются в верхнем правом углу или на обратной стороне в левом углу чертежей, схем, планов, рисунков.
  4. Внутренняя опись. Она составляется для документов, срок хранения которых на момент ликвидации ООО превышает 10 лет. Для нее используется отдельный бланк. В нем указывается номер документа, его название, количество листов, на которых он расположен. В конце описи указывается общее число документов (прописью) и листов в деле.
  5. Обложка дела. Содержит информацию о названии организации, дате создания дела и сроке его хранения. Также на обложке указывается название дела. Формат ее оформления имеет следующий вид.

Интересно, для чего необходима публикация сведений о ликвидации юридического лица, и что происходит при закрытии фирмы, вне зависимости от того, как она происходила добровольно или принудительно? Читайте по этому адресу.

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

Согласно законодательству выделяются три вида документов, связанных с деятельностью организации:

  1. Документы постоянного хранения.
  2. Документы длительного хранения. Они содержат информацию по сотрудникам ликвидируемой организации и должны оставаться нетронутыми в течение 75 лет.
  3. Документы временного хранения. Их срок составляет не более 10 лет.

Первая группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности ООО. Они передаются в Архив в обработанном виде. К ним относят:

  • Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.
  • Структура ООО, расписание работы.
  • Документы, посвященные ценообразованию.
  • Акты уничтожения документов.
  • Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.
  • Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.
  • Устав.

Ко второй группе относятся:

1. Дела по личному составу в трех экземплярах на бумажном носителе и одна электронная версия.

Данные документы включают в себя:

  • Приказы об увольнении, приеме на работу и переводу сотрудников организации.
  • Личные дела на каждого сотрудника, документ формы Т2.
  • Трудовые договора, журналы регистрации трудовых книжек.
  • Документ о заработной плате, расписании, переработках и прочих штатных моментах.
  • Ведомости о получении расчета сотрудниками, их доходе.
  • Акты об авариях, травмах, полученных на производстве.

2. Историческую справку.

Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.

В исторической справке должны быть отражены следующие сведения:

  • Название, юридический адрес и контактные данные ООО.
  • Дата создания организации, номера документов и постановлений или передаточных актов, которые сопровождали открытие (покупку) ООО.
  • Структурные изменения, имевшие место во время предпринимательской деятельности, со ссылкой на документы.
  • Перечень всех членов руководства и учредителей фирмы. Даты их трудоустройства или владения долей, номера приказов о зачислении, увольнении, входа и выхода из состава ООО.
  • Пункты устава, в которых говорится о роде деятельности организации, целях ее создания, миссии.
  • Структурная организация общества с ограниченной ответственностью: количество сотрудников, субординация среди разных отделов.
  • Номер расчетного счета, наличие кредитов, задолженностей.
  • ФИО лица, ответственного за ведения дел, состояние документов. Номера приказа о его назначении на должность, должностной инструкции.

Документы временного хранения подлежат передаче в архивные центры, если их срок еще не истек. В противном случае они уничтожаются.

В эту группу включают:

  • Приказы о командировках, отпусках, отгулах, административных, сверхурочных работах.
  • Документы с информацией о закупках материалов на нужды организации.
  • Акты приема выполненных работ.
  • Прочие документы, не несущие существенной, важной информации.

При необходимости воспользоваться информацией, содержащихся в переданных на хранения документах, можно обратиться в Архивы или их представительства. По требованию выдают справки, имеющие юридическую силу. Также возможно получение копий постановлений, приказов и положений ликвидированной организации.

Следует учитывать, что распределение имущества ООО при ликвидации представляет собой процесс, во много раз превосходящий по сложности процедуру перехода имущества к ООО в момент организации. Читать далее.

Что такое ликвидация через оффшор? Иногда возможность осуществления ликвидации по данной схеме имеет некоторые минусы, риски и затруднения. Узнайте об этом по ссылке.

  • Телефоны для Москвы: +7 (499) 113-16-28
  • Телефоны для СПБ: +7 (812) 243-19-89

Хранение и уничтожение документов после ликвидации ООО

Одним из наиболее трудоемких, затяжных и в то же время очень важных этапов ликвидации компании является процесс подготовки и передачи в архив всех необходимых документов. Поэтому нужно следовать установленной процедуре, чтобы документы после ликвидации ООО сохранились в надлежащем виде.

Передача документов в государственный архив обоснована тем, что одному из бывших сотрудников предприятия могут потребоваться документы, подтверждающие его трудовой стаж. Документация также может понадобиться для урегулирования финансовых споров с налоговой инспекцией и кредиторами.

Подготовка документации к передаче в архив

За сохранность документов отвечает ликвидационная комиссия, создаваемая при ликвидации ООО. Если ведению и хранению документации в период функционирования организации не уделялось соответствующее внимание, то упорядочить все бумаги будет довольно проблематично. В этом случае предприятие может воспользоваться услугами специализированных компаний, которые подготовят документацию компании к подаче в архив.

Подготовка документации состоит из следующих этапов:

  • Структуризация дел по времени хранения и году создания.
  • Подшивка.
  • Нумерация.
  • Внутренняя опись.
  • Оформление обложек.

Получатель документации

Документы после ликвидации ООО передаются компании-правопреемнице (п. 9.7 «Основных правил работы архивов организаций»). Если таковой нет, то всю документацию нужно передать вышестоящей организации. Если же отсутствуют обе компании, то документацию необходимо передать в государственный архив.

Документацию, относящуюся к группе документов, которые хранятся до 10 лет, организация может передать частной компании, занимающейся хранением документации.

Ликвидационная комиссия должна заключить договор с организацией, берущей на хранение документацию. Это положение прописано в ФЗ № 125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации».

Также ликвидационной комиссией в ее распорядительном документе должно быть прописано, как будет проходить уничтожение документов по прошествии необходимого срока хранения.

Сроки хранения документации

Срок хранения документов устанавливается Перечнем типовых управленческих архивных документов.

Все документы ООО можно разделить по сроку хранения на 3 группы:

  1. Документы постоянного хранения.
  2. Документы продолжительного хранения.
  3. Документы временного хранения.

К первой группе относятся все документы, связанные с хозяйственной деятельностью организации. Вторая группа включает документацию по личному составу, а также историческую справку. Срок хранения таких документов – 75 лет. Срок хранения документов третьей группы варьируется от 1 года до 10 лет.

Если истек срок хранения документа, то нужно подготовить его к утилизации – для этого собирается комиссия, состав комиссии указывается в акте «О создании экспертной комиссии». Далее она составляет акт с описью документов, подлежащих уничтожению.

Отобранные к уничтожению документы направляются на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего составляется акт об утилизации, к нему нужно подшить квитанцию о сдаче документов на переработку. Документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации.

Хранение документов после ликвидации ООО позволит решить все спорные вопросы, которые с большой вероятностью могут возникнуть уже после ликвидации компании. Также эти документы могут помочь вашим сотрудникам избежать проблем с получением положенной им пенсии. Именно поэтому организация должна подходить к вопросу ликвидации с полной ответственностью, учитывая не только свои интересы, но и интересы бывших работников.

Что делать с документами при ликвидации компании

Решение принято: компания ликвидируется. Но, к сожалению, это еще не конец. Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами. Однако и это еще не финишная прямая. Документы – главное наследство ликвидируемой компании, с которым нужно поступить по уму. В обратном случае от недовольства будущих пенсионеров вам не спастись. Что же делать с документами при ликвидации и в какой архив передать ваше бумажное сокровище?

При ликвидации компании документы должны быть переданы на хранение в государственный архив. Это требование не обсуждается ни для коммерческих, ни для государственных организаций. Неважно, работала ли ваша фирма ради процветания российского государства или сугубо на благо частных лиц: часть документов непременно окажутся в распоряжении государственного или муниципального архива. Какие документы и на каких условиях нужно передавать в архив, мы расскажем вам в этой статье. Но прежде необходимо отметить несколько важных законодательных актов, которыми следует руководствоваться во время принятия решений о судьбе документов ликвидируемой компании.

Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании

Во-вторых, перед началом всякой ликвидации необходимо ознакомиться не только с частным вопросом передачи документов на архивное хранение, но и с общей процедурой ликвидации юридического лица. Она определяется статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

В-третьих, помимо указанных выше законов обществу с ограниченной ответственностью придется обратиться к положениям статьи 57 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В-четвертых, если процесс ликвидации происходит в акционерном обществе, то для решения вопроса об обеспечении сохранности документов нужно изучить Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Какие документы нужно передавать на хранение

Напомним, что сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для быстрого определения сроков хранения можно воспользоваться бесплатным интернет-сервисом.

Куда передавать архивные документы

В отличие от документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, которые после ликвидации в обязательном порядке должны храниться в госархиве, в хранении документов временного срока хранения государство вам вправе отказать (если, например, в архиве на момент обращения не оказалось свободных площадей). В этом случае необходимо воспользоваться услугами профессиональной архивной компании, с которой, как показывает практика, при передаче документов на хранение возникает меньше проблем.

Независимо от того, передаете ли вы документы в госархив или частную компанию, во время проведения этой процедуры вам потребуется заключить договор (см. выше п. 10 ст. 12 ФЗ № 125). Договорная основа подразумевает, что расходы по подготовке документов на архивное хранение полностью берет на себя ликвидируемая организация. Соответственно, в распорядительном документе ликвидационной комиссии должен быть предусмотрен пункт, касающийся расходов на хранение документов. Кроме того, в распорядительном документе ликвидационной комиссии важно прописать условие о последующем уничтожении документов организации по истечении временных сроков хранения, а также учесть связанные с этим расходы, которые впоследствии найдут отражение в вашем договоре с госархивом или архивной компанией. Таким образом, организация еще до фактической передачи документов ликвидационной комиссии, к которой переходят все полномочия по управлению делами, должна решить, что делать с документами компании (см. п. 3 ст. 62 Гражданского кодекса РФ). Естественно, что передача документов ликвидируемой организации в руки ликвидационной комиссии должна быть закреплена соответствующим передаточным актом.

Внимание! Если ваша организация является источником государственного комплектования государственных и муниципальных архивов, то новый договор на хранение документов постоянного хранения и документов по личному составу заключать не требуется. Как правило, все коммерческие и общественные организации, а также унитарные предприятия (ГУП, ФГУП) не являются источниками комплектования госархивов, поэтому передача всех документов осуществляется на договорной основе. Для того чтобы выяснить, является ли ваша компания источником комплектования госархива (обычно это крупные ведомственные предприятия), нужно обратиться в соответствующий орган управления архивным делом.

Важный этап – подготовка документов к передаче в архив

В соответствии с законом «Об архивном деле в РФ», упорядочение архивных документов ликвидируемой организации является обязанностью ликвидационной комиссии или конкурсного управляющего (см. п. 10 ст. 23). Другими словами, подготовка архивных документов (постоянного и временного срока хранения, документов по личному составу) ваша организация выполняет самостоятельно и, следовательно, за свой счет.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций (см. подп. 3.7.12), такая подготовка представляет собой совокупность нескольких процедур: проведение экспертизы ценности (с помощью полистного просмотра дел), непосредственное оформление дел (подшивка, переплет, нумерация листов, составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела) и составление описей (описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, описи дел временного хранения) и научно-справочного аппарата к ним.

Обработка документов к архивному хранению – процедура трудоемкая, особенно если вы с ней никогда раньше не сталкивались. Для ее проведения рекомендуется обратиться к сотрудникам профессиональной архивной компании. Закон этому ни в коем случае не препятствует. Все, что нужно сделать председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему, – заключить с компанией-исполнителем договор на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов (архивной обработке).

Несколько практических советов при ликвидации

  • Для того чтобы передать документы на хранение в госархив, вам необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом на территории вашего субъекта РФ. Обычно информацию об архиве можно найти на сайте местной администрации. Подготовьтесь к встрече с архивистом заранее. Выясните крайние даты документов, хранящихся в архиве вашей организации, и подсчитайте количество дел отдельно для каждой категории документов: постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу. Не факт, что госархив примет все бумаги, но незнание элементарной информации явно не ускорит процесс. Помните, что у каждого архива могут быть дополнительные требования к хранению документов, которые стоит заранее уточнить у архивных сотрудников.
  • Тщательно продумайте условия договора приема-передачи, будь то договор с государственным архивом или архивной компанией. В нем фиксируются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на хранение и др. Во время непосредственной передачи документов ликвидируемой компании необходимо проверить наличие дел, указанных в описях. По итогам проверки составляется акт приема-передачи, в котором указывается количество, техническое состояние передаваемых дел или отмечается отсутствие дел. Акт составляется в двух экземплярах и заверяется подписью председателя ликвидационной комиссии (или конкурсного управляющего) и руководителя архива.
  • Позаботьтесь о сохранности особо важных документов. Те документы, которые необязательно передавать в государственный архив (документы временного срока хранения), лучше отправить на хранение в профессиональные архивохранилища. Преимущество архивных компаний очевидно: современные системы безопасности (от круглосуточной охраны до RFID-меток на архивных коробах) обеспечивают более высокий уровень защиты по сравнению с тем, что вам может предложить государство. Более того, сегодня архивные компании работает в тесном сотрудничестве с госархивами и при необходимости могут предоставить вам дополнительный комплекс услуг: от архивной обработки (перед передачей документов в архив) до уничтожения (для документов, сроки хранения которых истекли).
Напоследок, отметим, что обязанность ликвидируемой компании передавать документы на хранение в государственный или муниципальный архив прежде всего обусловлена обеспечением социальных прав граждан, связанных с назначением трудовой пенсии. Именно поэтому процесс ликвидации не должен проходить по принципу «после нас хоть потоп». Как участник социально-правовой жизни общества каждая организация должна помнить о том, что от ее действий в этот непростой период зависит будущее бывших сотрудников компании.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Статья написана по материалам сайтов: 1likvidaciya.ru, zhazhda.biz, www.klerk.ru.

«